Customizing-Einstellungen für das Erfassungsprofil 

Verwendung

Zum Erfassen von Arbeitszeiten rufen Mitarbeiter das Arbeitszeitblatt mit einem Erfassungsprofil auf. Dieses Erfassungsprofil bestimmt den Erfassungsprozess und das Erscheinungsbild des Arbeitszeitblattes. Durch unterschiedliche Erfassungsprofile bieten Sie Ihren Mitarbeitern auf deren Tätigkeit zugeschnittene und betriebswirtschaftlich sinnvolle Erfassungssichten.

Zum Erstellen eines Erfassungsprofils müssen Sie im Customizing folgende Einstellungen vornehmen:

·         Erfassungsprofile einrichten

Die IMG-Aktivitäten für die Einrichtung von Erfassungsprofilen sind abhängig von der verwendeten Anwendungsoberfläche. Nehmen Sie im Einführungsleitfaden (IMG) unter Anwendungsübergreifende Komponenten ® Arbeitszeitblatt je nach Anwendungsoberfläche die gewünschten Einstellungen vor:

Spezielle Einstellungen für CATS regular ® Erfassungsprofile und Feldauswahl einrichten

Spezielle Einstellungen für CATS classic ® Erfassungsprofile einrichten

Spezielle Einstellungen für CATS for service providers ® Erfassungsprofile einrichten

·         Felder auswählen

Hier bestimmen Sie, welche Felder pro Erfassungsprofil eingeblendet werden.

Nehmen Sie im Einführungsleitfaden (IMG) unter Anwendungsübergreifende Komponenten ® Arbeitszeitblatt ® Einstellungen für alle Anwendungsoberflächen ®Felder auswählen die gewünschten Einstellungen vor. Für CATS regular nehmen Sie diese Einstellungen unter Spezielle Einstellungen für CATS regular ® Erfassungsprofile und Feldauswahl einrichten vor.

Funktionsumfang

Profilpflege

Bevor Sie ein Erfassungsprofil definieren, sollten Sie sich folgendes überlegen:

·         Wollen Sie über das Erfassungsprofil eine tage-, wochen- oder monatsweise Erfassungssicht anbieten?

·         Erfassen Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbst oder findet die Zeiterfassung zentral, beispielsweise in einem Erfassungsbüro, statt?

·         Sollen die erfassten Daten ein Freigabe- und Genehmigungsverfahren durchlaufen? Wenn Sie das Genehmigungsverfahren wählen, soll die Genehmigung dann per SAP Business Workflow erfolgen?

·         Zu welcher Profilberechtigungsgruppe soll das Erfassungsprofil gehören?

Profilberechtigungsgruppen dienen innerhalb des Arbeitszeitblattes zum Einrichten von Berechtigungen. Über Berechtigungen legen Sie fest, welche Erfassungsprofile der Anwender für welche Personalnummern verwenden darf. Lesen Sie hierzu: Vergabe von Berechtigungen für das Arbeitszeitblatt.

·         Welche Eingabeprüfungen sind sinnvoll?

·         Wenn Sie die Personalabrechnung einsetzen, auf welches Empfängerobjekt sollen die ermittelten Personalkosten dann gebucht werden?

·         Möchten Sie dem Anwender Arbeitserleichterungen in Form von Vorschlagswerten und einem Arbeitsvorrat bereitstellen?

Weitere Informationen über Vorschlagswerte für CATS classic und CATS regular finden Sie unter Vorschlagswerte für Senderkostenstelle und Leistungsart.

Weitere Informationen über Vorschlagswerte für CATS for service providers finden Sie unter Vorschlagswerte für Senderkostenstelle und Leistungsart.

Nachdem Sie diese Fragen beantwortet haben, können Sie die benötigten Erfassungsprofile anlegen. Zusätzlich zu den oben aufgeführten Möglichkeiten steht Ihnen eine Reihe weiterer Optionen zur Verfügung, um das Erfassungsbild an individuelle Anforderungen anzupassen und den Bedienungskomfort für den Anwender zu erhöhen.

Beispielsweise können Sie wählen, ob der Anwender seine Arbeitszeit in Stunden oder mit Beginn- und Endeuhrzeiten erfassen soll.

Wenn Sie Arbeitszeiten mit Uhrzeiten erfassen, berechnet das System die entsprechende Stundenanzahl. Sie können diese berechnete Stundenanzahl nicht direkt ändern, sondern lediglich die zu Grunde liegenden Uhrzeiten. Dies gilt auch dann, wenn Sie einen Datensatz, den Sie mit Uhrzeiten erfasst haben, mit einem Erfassungsprofil ändern, in dem die Felder für die Eingabe der Uhrzeiten nicht zur Verfügung stehen. In diesem Fall verwaltet das System die Uhrzeiten im Hintergrund und erlaubt deshalb keine Änderung der berechneten Stundenanzahl. Ändern Sie bei Bedarf also die zu Grunde liegenden Uhrzeiten.

Feldauswahl

Welche Angaben ein Anwender beim Erfassen von Arbeitszeiten machen muss, hängt von seiner Tätigkeit ab. Daher sollten Sie unterschiedlichen Mitarbeiter-Gruppen im Erfassungsbild unterschiedliche Felder zur Verfügung stellen.

Soll ein Mitarbeiter auf einen Instandhaltungsauftrag rückmelden, so wird er für seine Angaben andere Felder auf dem Erfassungsbild benötigen, als ein Mitarbeiter, der lediglich seine An- und Abwesenheitszeiten für die Personalwirtschaft erfasst.

Welche Felder einem Anwender angeboten werden, können Sie über das Erfassungsprofil steuern, mit dem der Anwender das Arbeitszeitblatt aufruft. Denn für jedes Erfassungsprofil können Sie eine individuelle Feldauswahl hinterlegen.