Wiedererkennung von Mitarbeitern bei der Einstellung bei Mehrfachbeschäftigung 
Verwendung
Bei der Einstellung eines Mitarbeiters (Personalmaßnahme Einstellung) erkennt SAP R/3, ob bereits Beschäftigungsverträge zu diesem Mitarbeiter erfasst wurden. Dazu vergleicht SAP R/3 bestimmte persönliche Daten (Nachname, Vorname, Geburtsdatum und wenn eingesetzt die Personal-Identifikationsnummer (P0002_PERID)) mit Daten von Mitarbeitern, die bereits erfasst worden sind und die aktive oder inaktive Beschäftigungsverträge besitzen.
Sind bereits aktive Beschäftigungsverträge vorhanden, wird der neue Beschäftigungsvertrag mit dem zugehörigen Mitarbeiter verknüpft und die bereits erfassten Infotypsätze werden übernommen. Über das
Data Sharing werden die gemeinsamen Daten dabei in allen Verträgen konsistent gehalten. Bei inaktiven Beschäftigungsverträgen können Sie wählen, ob Sie die Personalmaßnahme Wiedereinstellung durchführen oder einen neuen Beschäftigungsvertrag anlegen möchten.
Voraussetzungen
Um die Wiedererkennung von Mitarbeitern nutzen zu können, müssen Sie im Customizing der Personaladministration unter Anpassung der Arbeitsabläufe ®
Einstellungen für Mehrfachbeschäftigung die folgenden Einstellungen vorgenommen haben:
- Sie haben im Customizing-Kapitel Mehrfachbeschäftigung für die Personaladministration aktivieren die Funktionen der Mehrfachbeschäftigung für die Personaladministration aktiviert.
- Sie haben im Customizing-Kapitel Maßnahmen für die Mehrfachbeschäftigung definiert, welche Maßnahmenschlüssel im Zuge von Einstellungsmaßnahmen verwendet werden sollen. Sie ordnen den logischen Schlüsseln für Weiterer Vertrag oder Wiedereintritt die Maßnahmenschlüssel zu, die Sie im Customizing-Kapitel Personalmaßnahmen definiert haben.
- Sie haben im Customizing-Kapitel Kopieren von Infotypen festgelegt, nach welchen Regeln die Infotypsätze eines Mitarbeiters mit Mehrfachbeschäftigung kopiert werden, wenn für diesen Mitarbeiter ein neuer Beschäftigungsvertrag angelegt wird.
Funktionsumfang
Nachdem Sie die relevanten Daten im Wiedererkennungsbild eingegeben haben, prüft SAP R/3, ob die Informationen mit denen eines bereits erfassten Mitarbeiters identisch sind. Wenn SAP R/3 mehr als eine mögliche Person findet, werden alle Personen in einem Anzeigefenster aufgelistet. Sie können dort den jeweils relevanten Mitarbeiter auswählen. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, kopiert SAP R/3 die persönlichen Daten in den neuen Beschäftigungsvertrag und verknüpft diesen mit der Person.
Aktivitäten
Für die Einstellung einer Person sind zwei Einstellszenarien möglich:
Die Person, für die ein neuer Beschäftigungsvertrag erfasst werden soll, ist dem Sachbearbeiter bekannt.
- Der Sachbearbeiter gibt die Personalnummer des Mitarbeiters im Infotyp Maßnahmen (0000) ein. Anschließend führt der Sachbearbeiter die Personalmaßnahme Weiterer Vertrag aus.
- SAP R/3 kopiert die Infotypen des Mitarbeiters, die im Customizing-Kapitel Kopieren von Infotypen entsprechend gekennzeichnet sind, in den neuen Beschäftigungsvertrag.
- Der Sachbearbeiter bearbeitet die Infogruppe. Daten, die in die Infotypen hineinkopiert worden sind, erscheinen im Änderungsmodus und können überschrieben werden. Diese Daten werden daraufhin in allen verknüpften Beschäftigungsverträgen aktualisiert.
Die Person, für die ein neuer Beschäftigungsvertrag erfasst werden soll, ist dem Sachbearbeiter nicht bekannt.
- Der Sachbearbeiter erfasst die Personalmaßnahme Einstellung.
- SAP R/3 erkennt anhand der persönlichen Daten auf dem Wiedererkennungsbild, dass es bereits eine oder mehrere Mitarbeiter mit identischen Daten gibt und zeigt einer Auswahlliste mit diesen Mitarbeitern an.
- Der Sachbearbeiter wählt den entsprechenden Mitarbeiter aus und bestimmt, ob für diesen ein neuer Beschäftigungsvertrag angelegt oder lediglich eine neue Planstelle im Infotyp Organisatorische Zuordnung zugeordnet werden soll.
- Wenn ein neuer Beschäftigungsvertrag angelegt werden soll, dann führt SAP R/3 die Personalmaßnahme Weiterer Vertrag aus und legt eine neue Personalnummer an. Dabei werden die zu kopierenden Infotypen in den neuen
Beschäftigungsvertrag (Personalnummer) übernommen.
Der Sachbearbeiter bearbeitet die Infogruppe. Daten, die in die Infotypen hineinkopiert worden sind, erscheinen im Änderungsmodus und können überschrieben werden. Dieses Daten werden daraufhin in allen verknüpften Beschäftigungsverträgen aktualisiert.