Überleitung in die Personalwirtschaft 
Überleitung in die Personalwirtschaft
Verwendung
Durch das Überleiten von Datensätzen des Arbeitszeitblattes in die Personalwirtschaft versorgen Sie diese mit An- und Abwesenheitsdaten sowie mit Daten zu Entgeltbelegen. Die übergeleiteten Daten stehen dann der Personalabrechnung zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Die Überleitung realisieren Sie mit dem Report RPTEXTPT (Überleitung von Zeitangaben in die Personalzeitwirtschaft).
Der Report RPTEXTPT leitet Daten aus den Schnittstellentabellen PTEX2000 und PTEX2010 in die korrespondierenden Infotypen Abwesenheiten (2001), Anwesenheiten (2002) und Entgeltbelege (2010) über.
Der Report RPTEXTPT kann auch Daten in den Infotyp Vertretungen (2003) überleiten. Die Versorgung des Infotyps Vertretungen kann jedoch nicht über das Arbeitszeitblatt erfolgen, sondern beispielsweise über ein externes Zeiterfassungssystem.
Um sicherzustellen, dass die Personalwirtschaft immer mit den aktuellen Zeitdaten versorgt ist, sollten Sie den Report täglich einplanen.
Sie finden den Report im Menü unter Arbeitszeitblatt ® Überleitung ® Personalwirtschaft.
Voraussetzungen
Daten des Arbeitszeitblattes stehen zur Überleitung in die Personalwirtschaft bereit, wenn Sie den
Bearbeitungsstatus 30 (Genehmigt) besitzen.Integration
Wenn Sie Datensätze mit einer externen Anwendung erfassen, sorgen Insert-BAPIs für die notwendige Datenkonvertierung. Diese Insert-BAPIs gehören zu den Business Objekten PTManagerExtAttAbs, PTMgrExtRemunSpec bzw. PTMgrExtWoSched. Die BAPIs nehmen Daten mit einem vorgegebenen externen Format entgegen und konvertieren die Felder in die SAP-internen Formate der Struktur PTEX2000, PTEX2010 bzw. PTEX2003GEN/PTEX2003SPEC. Dabei werden zusätzlich zur Dokumentation die Felder PTEX20xx-UNAME1, DATUM1, UZEIT1, PGMID1 mit Benutzername, Datum, Uhrzeit und Programm gefüllt. Weiter werden die Statusfelder PTEX20xx-STATU2 und PTEX20xx-STATU3 initialisiert. Anhand dieser Statusfelder erfolgt die weitere Überleitung des Datensatzes in den Infotyp.
Bei Verwendung des Upload-Reports RPTEX2010 sollte der vorliegende Überleitungsreport mit der Einplanung des Upload-Reports abgestimmt werden. Das Gleiche gilt bei der Verwendung der BAPIs zum Upload.
Funktionsumfang
Sie können den Report in drei verschiedenen Modi starten. Die Modi legen fest, auf welche Art die Überleitung abläuft:
Dieser Modus ist der Standardmodus, wenn Sie den Report als Hintergrund-Job einplanen. Der Report läuft sofort ab wobei die Verbuchung über die Transaktion PA61 erfolgt.
Der Report läuft sofort ab, wobei alle durchlaufenen Bildschirme angezeigt werden. Diesen Modus können Sie beispielsweise zusammen mit der Option nochmals überleiten wählen, wenn bei der ersten Überleitung Fehler aufgetreten sind.
Wenn Datensätze nicht übergeleitet werden konnten, sollten Sie diesen Modus zusammen mit der Option nochmals überleiten wählen. Der Report läuft sofort ab und zeigt die Datensätze an, die nicht übergeleitet werden konnten.
Wenn Sie diesen Modus wählen, schreibt das System die zu verbuchenden Datensätze direkt in die korrespondierenden Infotypen. Im Vergleich zu den anderen Modi erfolgt die Verbuchung nicht über die Transaktion PA61, sondern über einen Funktionsbaustein. Über diesen Modus werden die Daten deutlich schneller in den Infotypen verbucht.
Diesen Modus können Sie nicht in Kombination mit der Option nochmals überleiten wählen.
Selektion
Für die Selektion der überzuleitenden Daten stehen Ihnen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
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Auswahl |
Bedeutung |
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erstmals überleiten |
Hierbei selektieren Sie nach Personalnummern und Datum. Übergeleitet werden Daten, für die noch keine Überleitung stattgefunden hat. |
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nochmals überleiten |
Sie wollen Datensätze, bei denen die erstmalige Überleitung fehlgeschlagen ist, nochmals überleiten. Fehlerhaft übergeleitete Datensätze sind Datensätze, die das System nicht in der Personalwirtschaft verbuchen konnte. Wählen Sie gleichzeitig den Modus Fehler oder hell.
Wenn Sie Fehler aus dem Report heraus korrigieren, führt dies dazu, dass die Daten des Erfassungssystems nicht mehr mit den geänderten und in die Personalwirtschaft übergeleiteten Daten übereinstimmen. |
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überleiten / löschen |
Sie wollen Datensätze überleiten und direkt nach der Überleitung aus den entsprechenden Schnittstellentabellen löschen. Das System löscht nur die als übergeleitet gekennzeichneten Datensätze. Möchten Sie auch gesperrte Daten löschen, wählen Sie die entsprechende Option. |
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nur löschen |
Sie möchten lediglich bereits übergeleitete Daten aus den Schnittstellentabellen löschen. Das System löscht nur die als übergeleitet gekennzeichneten Datensätze. Möchten Sie auch gesperrte Daten löschen, wählen Sie die entsprechende Option. |
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sperren / entsperren |
Sie möchten bestimmte Datensätze von der Überleitung ausschließen. Dieser Fall kann z.B. dann auftreten, wenn Sie fehlerhaltige Datensätze nicht im Ursprungssystem korrigieren möchten, sondern sie statt dessen im SAP-System manuell erfassen wollen. In diesem Fall sperren Sie die fehlerhaltigen Datensätze in den Schnittstellentabellen. Markieren Sie die zu sperrenden Datensätze und wählen Sie das gesperrte Schloss. Die gesperrten Datensätze entsperren, indem Sie sie markieren und das geöffnete Schloss wählen. Die Datensätze stehen nun wieder für eine Überleitung zur Verfügung. Zusätzlich zu Personalnummer und Datum können Sie hier nach fehlerhaltigen Daten, nach neuen Daten sowie nach gesperrten Daten selektieren. Diese Option können Sie nicht für das Verbuchen von Vertretungen verwenden. |
Ferner müssen Sie angeben, welche Infotypen Ihre Datensätze versorgen sollen: 2001 und 2002 (Ab-/Anwesenheiten), 2003 (Vertretungen), 2010 (Entgeltbelege); entsprechend markieren Sie die gewünschten Optionen.
Mit dem Arbeitszeitblatt können Sie den Infotyp 2003 (Vertretungen) nicht versorgen.
Als weitere Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
Ausgabe
Der Report erzeugt nach der Überleitung standardmäßig ein Protokoll. Anhand dieses Protokolls ersehen Sie, wie viele Daten übergeleitet werden konnten und bei wie vielen Datensätzen die Überleitung fehlschlug. Wenn Sie die Option Protokoll gewählt haben, enthält das Protokoll zusätzliche Detailinformationen zu den Datensätzen.
Wenn es zu einer Kollision eines Datensatzes mit einem in der Personalwirtschaft eingegebenen Datensatz gekommen ist, müssen Sie überprüfen, welcher Datensatz der korrekte ist. Korrigieren bzw. löschen Sie den fehlerhaften Satz entsprechend. Dieser Fall kann beispielsweise auftreten, wenn der Datensatz der Personalwirtschaft später erfasst wurde als der Datensatz des Ursprungssystems.
Sollte es zu einer Kollision mit einem Datensatz der Personalwirtschaft gekommen sein, der vor dem Datensatz des Ursprungssystems erfasst wurde, gehen Sie folgendermaßen vor: