Der Workflow dient der Benachrichtigung von Mitarbeitern im Einkauf über alle Änderungen von Daten eines Auftrags, die dazu führen, daß automatisch Bestellanforderungen geändert werden. Zu den automatisch geänderten Bestellanforderungen müssen dann auch die Bestellungen geändert werden.

Folgende Änderungen im Auftrag ziehen Änderungen in Bestellanforderungen nach sich:

• Die Bedarfsmenge eines Fremdmaterials oder einer Fremdleistung wurde geändert.
• Der Bedarfstermin eines Fremdmaterials oder einer Fremdleistung wurde geändert.
• Eine Fremdmaterialposition oder ein Fremdleistungsvorgang wurde gelöscht.
• Ein Fremdleistungsvorgang wurde in einen eigenbearbeiteten Vorgang geändert.
• Der Auftrag wurde technisch abgeschlossen, d.h. das Fremdmaterial oder die Fremdleistung wird nicht mehr benötigt.
• Es wurden bereits Bestellungen erstellt.

Der benachrichtigte Mitarbeiter kann die betroffenen Bestellanforderungen und Bestellungen überprüfen. Außerdem kann er die Bestellungen manuell ändern oder neue Bestellungen anlegen.

Wenn in einem Auftrag geplant wird, Fremdmaterial oder eine Fremdleistung zu beschaffen, wird dafür vom System eine Bestellanforderung erzeugt. Diese wird vom zuständigen Mitarbeiter der Einkaufsabteilung bearbeitet. Danach werden eine oder mehrere Bestellungen dazu erstellt. Im Auftrag ist daraufhin vermerkt, daß eine Bestellung eröffnet wurde.

Wenn sich in einem Auftrag aufgrund der Planung und Ausführung der Arbeiten Änderungen in bezug auf die bestellten Materialien/Leistungen ergeben (wenn sich also z.B. Termine oder Mengen ändern) haben, nimmt das System automatisch eine Änderung der Bestellanforderung vor.

Da in diesem Fall die bereits vorgenommene Bestellung geändert werden muß, wird die zuständige Person oder Abteilung über den Workflow automatisch benachrichtigt, daß eine Bearbeitung der Bestellung für den Auftrag erforderlich ist. Das System sendet an alle Personen, die der Aufgabe im System zugeordnet sind, ein Workitem, das sie in ihrem integrierten Eingangskorb vorfinden.

Es kann direkt aus dem Eingangskorb heraus bearbeitet werden, wo es zur weiteren Bearbeitung ausgewählt werden kann.