MDE-Szenario Wareneingang 

Einsatzmöglichkeiten

Mit der Funktion MDE-Wareneingang werden Filialen in die Lage versetzt, ihre Wareneingänge mit MDE-Geräten zu erfassen und zu korrigieren. Diese Wareneingänge können durch Lieferungen von Verteilzentren, externen Lieferanten oder anderen Filialen ausgelöst werden. Für diese Lieferungen wird es in der Regel Referenzbelege geben, z.B.:

·        Bestellungen

·        Lieferavise

·        Artikelbelege

·        Umlagerungslieferungen

·        Handling Units (Versandelemente)

Ebenso ist es auch möglich, daß Ware geliefert wird, für die kein Referenzbeleg vorliegt, z.B. wenn ein Lieferant dringend benötigte Artikel liefert, für die aus Zeitgründen noch keine Bestellung erfaßt werden konnte. Sowohl diese geplanten als auch die ungeplanten Wareneingänge können in diesem Szenario vereinnahmt werden.

Ebenso können die Wareneingangsmitarbeiter ihre Rücklieferungen im gleichen Prozeß durchführen. Rücklieferungen sind hier die geplante oder ungeplante Rückgabe von Leergut, beschädigter oder mangelhafter Ware.

Nachdem die Vereinnahmung auf den MDE-Geräten abgeschlossen ist und die Daten an das zentrale R/3 übermittelt wurden, können die Vorgänge weitgehend automatisch verbucht werden.

Um Abläufe wie z.B. das Vereinnahmen eines Wareneingangs durch mehrere Mitarbeiter oder die Korrektur von Verbuchungsfehlern über SAP Retail Store zu ermöglichen, ist der Korrektur- und Freigabemonitor als zentrales Instrument in den Prozeß integriert.

Voraussetzungen

Um die MDE-Schnittstellen zum SAP-Retail-Store-Wareneingang einsetzen zu können, bestehen die selben Voraussetzungen wie für den Einsatz des SAP-Retail-Store-Wareneingangs ohne MDE.

Insbesondere müssen im zentralen SAP-R/3-System die Einstellungen im MM-Customizing vorhanden sein.

Um das RFC/IDoc-basierte MDE-Verfahren nutzen zu können, muß im Customizing zum SAP-Retail-Store-Wareneingang (Logistik Allgemein ® SAP Retail Store ® Warenbewegung ® Grundeinstellungen für den Wareneingang) das MDE-Verfahren 2 ausgewählt sein.

Ablauf

So läuft der Wareneingangsprozeß beim Einsatz von MDE-Geräten ab:

...

Vorbereitung (Download)

Da zur Erfassung eines Wareneingangs auch diverse Prüfungen erfolgen müssen, bevor die Verbuchung im R/3 angestoßen werden kann, muß der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, diese direkt am MDE-Gerät durchzuführen. Diese Prüfung kann jedoch nur erfolgen, wenn das MDE-Gerät mit den entsprechenden Daten bestückt ist. Aus diesem Grund müssen außer den Bewegungsdaten (Wareneingangsbelege) auch Stammdaten an einer Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden.

Um die Datenaufbereitung schnell und unkompliziert zu gestalten, ist es nötig, die Daten in Paketen (z.B. Artikel je Warengruppe oder Belege nach Belegart) an der Schnittstelle bereit zu halten.

Im einzelnen werden zur Wareneingangserfassung folgende Daten benötigt:

·         Stammdaten

-         Artikeldaten und EANs

-         Warengruppen- und Sortimentsdaten

-         Filial- und Lieferantendaten

-         Customizingdaten

·         Bewegungsdaten

-         Bestellungen

-         Lieferungen (inklusive Lieferscheine und Lieferavise)

-         Handling Units

-         Artikelbelege aus Umlagerungen

Download der Artikel-, Warengruppen- und Sortimentsdaten[GQM1] 

Mit der Funktion MDE-Wareneingang sollen auch ungeplante Wareneingänge vereinnahmt werden können. Dazu ist es notwendig, alle in der Filiale gelisteten Artikel in der Schnittstelle bereit zu stellen. Die benötigten Artikel sollten gemäß der Anwendungsbereiche des MDE-Geräts aufbereitet werden. So versteht es sich von selbst, daß ein MDE-Gerät, das in der Bäckerei eingesetzt wird, vorwiegend Artikel aus diesem Sortiment enthält. Eine zusätzliche Sortierung könnte nach Warengruppen vorgenommen werden.

Download der Filial- und Lieferantendaten

Warenbewegungen und Umlagerungen benötigen oft den Bezug zu einem Lieferanten oder einer empfangener Filiale, die ebenfalls auf dem MDE-Gerät zur Verfügung stehen muß. Hier werden jedoch nur Daten aufbereitet, zu denen die eigene Filiale in Beziehung steht.

Somit wird für die jeweilige Zielfiliale ein XML-Dokument mit Lieferanten und Filialdaten erzeugt.

Download Referenzbelege und Customizingdaten

Zu jeder Filiale werden die offenen Wareneingänge zu einem Datum ermittelt. Zur Ermittlung des Wareneingangsdatums kann im Customizing zu SAP Retail Store ein Zeitraum relativ zum Startdatum des Reports hinterlegt werden. Das Wareneingangsdatum kann auf dem Selektionsbild des Reports auch überschrieben werden. Beim periodischen Einplanen des Reports kann das Wareneingangsdatum auf dem Selektionsbild auch mit Werten relativ zum Startdatum versorgt werden.

Ferner kann selektiert werden, welche Wareneingangsbelege aufbereitet und an die Schnittstelle übergeben werden. Im einzelnen kann zwischen folgenden Belegen eine Auswahl getroffen werden:

¡        Bestellungen

¡        Artikelbelege (Einlagerungen aus Umlagerungen)

¡        Lieferungen (inklusive Lieferscheine und Lieferavise)

¡        Handling Units (Auswahl nur in Verbindung mit Lieferungen möglich)

Zu jeder Filiale werden Customizingdaten des SAP-Retail-Store-Wareneingangs ermittelt und exportiert. Dabei werden die allgemeinen Einstellungen des SAP-Retail-Store-Wareneingangs, die Einstellungen zur Bewegungsart und die Bewegungsgründe an die Schnittstelle übergeben.

Nachbereitung der Wareneingänge (Upload)

Die erfaßten Daten können nach Abschluß jedes Vorgangs (online) oder nach jedem Entladen des MDE-Geräts (offline) vom MDE-Server an das zentrale SAP-R/3-System gesendet werden.

Es wird dort geprüft, ob die erfaßten Daten direkt verbucht oder auf der Datenbank zwischengespeichert werden sollen.

Direkte Verbuchung

Hier werden zu den im Belegkopf hinterlegten Referenzbelegnummern mit Bezug auf die Belegkennung die Bestellungen, Lieferungen und Umlagerungsbelege gelesen und abgeglichen.

Zusätzlich werden die im Customizing von SAP Retail Store hinterlegten Einstellungen wie Bewegungsart und BAPI-Bewegungscode zugeordnet.

Die Positionen aus der MDE-Erfassung werden ebenfalls mit den Positionen aus den Referenzbelegen abgeglichen. Positionen, die nicht zuzuordnen sind, werden als Zusatzpositionen gekennzeichnet. Zu diesen wird eine separat stehende Bewegungsart zugeordnet, so daß bei der Verbuchung ggf. eine Bestellung im Hintergrund angelegt werden kann. Die Verbuchung erfolgt auf den selben Artikelbeleg.

Außerdem werden den Positionen über die Lagerortfindung die Lagerorte zugeordnet.

Die MM-Verbuchung im zentralen SAP-R/3-System erfolgt über BAPI_GOODSMVT_CREATE.

Speicherung auf Datenbank

Ist das Kennzeichen im Customizing des SAP-Retail-Store-Wareneingangs so eingestellt, daß keine direkte Verbuchung erfolgen soll, wird zunächst eine Goods-Movement-Nummer (GM-Nummer) aus dem für die Datenbank bestimmten Nummernkreis ermittelt. Diese überschreibt die vom MDE-Gerät mitgegebene GM-Nummer.

Die von MDE-Gerät mitgegebene GM-Nummer wird ausschließlich zur Zuordnung von Kopf und Positionen benötigt und braucht auch nur in der jeweiligen Übertragungsdatei eindeutig zu sein.

Danach werden alle Kopf und Positionen in die Datenbanktabellen zu Kopf und Positionen aus der MDE-Erfassung eingetragen. Eine Prüfung erfolgt an dieser Stelle nur in soweit, daß übermittelte Positionen mit der Menge Null in denen kein Endlieferkennzeichen gesetzt ist, nicht eingetragen werden. Alle weiteren Prüfungen werden vor der Verbuchung oder über das MM-BAPI BAPI_GOODSMVT_CREATE vorgenommen.

Korrekturen und Freigaben

Über SAP Retail Store werden die auf der Datenbank hinterlegten Vorgänge in Form einer Liste angezeigt. Über eine Auswahl kann direkt auf die MDE-erfaßten Wareneingänge zugegriffen werden. Der Korrektur und Freigabemonitor wird auch für die Warenbewegungen und Umlagerungen per MDE genutzt, kann dort aber eine andere Darstellung und Funktion haben.

Diese Liste zeigt je Vorgang die Kopfinformationen, z.B. Referenzbelegnummer, Referenzbelegkennung, Nummer der Bewegung (GM-Nummer), Warenbegleitschein/Text, Erfassungsdatum, Bearbeiter, Status des Beleges (fehlerhaft, zur Freigabe oder verbucht) und ggf. eine Fehlermeldung, soweit diese sich auf den Gesamtbeleg bezieht.

Über die in SAP Retail Store bekannte blaue Auswahl-Drucktaste wird in die Positionsverarbeitung von SAP Retail Store verzweigt. Es werden alle Teil-Wareneingänge zu einem Referenzbeleg kumuliert. Nur über diese Zusammenführung der Teil-Wareneingänge ist eine Verbuchung im Korrektur- und Freigabemonitor möglich. Kehrt man aus der Positionsverarbeitung zurück, ohne zu buchen, werden die Änderungen verworfen.

Ist das Kennzeichen zur Direktverbuchung gesetzt, werden die vom MDE-Gerät kommenden erfaßten Artikel direkt verbucht und es werden nur die Belege mit Fehlern bei der Verbuchung angezeigt.

Die Teil-Wareneingänge können angezeigt werden, indem man über einen Hyperlink auf die GM-Nummer klickt. Diese Handhabung ist analog zu der in SAP Retail Store. Eine Veränderung oder Verbuchung der Daten ist hierüber ausgeschlossen.

Der Beleg bleibt für die Zeit der Bearbeitung gesperrt. Die Verbuchung erfolgt direkt über die Positionsverarbeitung. Nach korrekter Verbuchung verzweigt das Programm zurück in den Korrektur und Freigabe Monitor. Der Status ist auf bearbeitet (grüne Ampel) gesetzt und eine Erfolgsmeldung mit Angabe der Artikelbelegnummer wird zum Belegkopf angezeigt.

Eine Korrektur ist nur möglich, wenn der Beleg nicht von anderen gesperrt ist oder solange die Verbuchung nicht abgeschlossen wurde.

Kumulieren der Teil-Wareneingänge

Als Teil-Wareneingänge werden alle mit dem MDE-Gerät erfaßten Wareneingänge bezeichnet, die nicht sofort verbucht werden sollen.

Teil-Wareneingänge sind sinnvoll, wenn z.B. die Erfassung zu einer Anlieferung so zeitaufwendig ist, daß mehrere Mitarbeiter (mehrere MDE-Geräte) damit beschäftigt sind, die Verbuchung jedoch aus Gründen der vereinfachten Rechnungskontrolle auf einem Artikelbeleg erfolgen soll.

Das Kumulieren der Teil-Wareneingänge wird wie folgt durch geführt:

...

                            a.      Der original Referenzbeleg wird gelesen.

                            b.      Die Positionen aus den Teil-Wareneingängen werden zugeordnet.

                            c.      Die Mengen werden gemäß Mengeneinheiten addiert.

                            d.      Zusatzpositionen werden in der Reihenfolge angehängt.

Automatische Verbuchung

Die automatische Verbuchung erfolgt über einen Report, der zeitlich eingeplant werden kann und somit im Hintergrund abläuft oder gemäß Berechtigung direkt aus dem Korrektur und Freigabe Monitor. Hierüber werden alle Wareneingänge, die nicht im Status ERROR (rote Ampel) stehen und nicht gesperrt sind, verbucht.

Aus der Datenbank werden die Kopfdaten sequenziell zur aufrufenden Filiale und dem Referenzbeleg gelesen. Teil-Wareneingänge werden kumuliert und danach verbucht.

Fehlerbehandlung

Es werden Stamm- und Bewegungsdaten heruntergeladen, die es ermöglichen verschiedene Prüfungen direkt auf dem MDE-Gerät vorzunehmen. Je nach Funktionsumfang der MDE-Software könnten z.B. folgende Prüfungen direkt bei der MDE-Erfassung erfolgen:

¡        Mindesthaltbarkeit

¡        Ist die EAN vorhanden?

¡        Ist der Artikel vorhanden?

¡        Ist die Mengeneinheit verfügbar?

¡        Ist der Lieferant vorhanden?

¡        Ist die Umlagerungsfiliale vorhanden?

¡        Ist der Referenzbeleg vorhanden?

Beim WE zur Bestellung kann auf Unter- bzw. Überlieferung geprüft werden.

Download

Weil die Reports und Funktionsbausteine, die für die Aufbereitung und den Download verantwortlich sind, im Hintergrund ablaufen sollten, ist ein Protokollieren der Vorgänge nötig. Diese Funktionsbausteine schreiben Informationsmeldung unter dem Objekt/Subobjekt W_SRS/PDC_GR und der Filialnummer als externe Nummer ins Anwendungs-Log. Auftretende Fehler werden dort als Fehlermeldung hinterlegt. Die Übertragung der Daten an die Zielsysteme wird über die Aufrufparameter Synchron oder Asynchron erfolgen.

Upload und Verbuchung

Treten Fehler bei Upload auf, werden diese z.B. im Business Connector angezeigt. Eine erneute Übertragung kann angestoßen werden.

Treten Fehler bei der Verbuchung auf, werden die Kopf und Positionsdaten in die Datenbanktabellen eingetragen. Es wird der Status E (Error) gesetzt. Über den Korrektur- und Freigabemonitor werden diese mit einer roten Ampel markiert angezeigt. Fehler zum Kopf werden direkt im Korrektur und Freigabemonitor angezeigt. Fehler zur Position sieht man im Positionsdetail. Über den Korrektur und Freigabemonitor besteht die Möglichkeit, sich den Vorgang in der Filiale anzeigen zu lassen, zu korrigieren und erneut die Verbuchung anzustoßen.

Im Fehlerfall kann eine Nachricht an SAP Retail Store geschickt werden.

Nachricht zur Fehlerbehebung

Um dem verantwortlichem Mitarbeiter eine Nachricht über die fehlerhafte Verbuchung zu senden, wird das in SAP Retail Store vorhandene Mailverfahren genutzt. Dieses benachrichtigt den Mitarbeiter über ein Popup.

Die Ansteuerung erfolgt wie üblich über Workitems und die Rollenzuweisung. Hierzu werden die Funktionsbausteine aus dem SAP Business Workflow genutzt.

Allen beschriebenen Beispielabläufen ist gemeinsam, daß zunächst einmal die MDE-Geräte in der Filiale mit Daten versorgt werden müssen. Hierzu stehen die RFC-Schnittstellen (SRS_PDC_GM_STRUCTURE, SRS_PDC_GM_MATDATA_OUTBOUND, SRS_PDC_GM_OUTBOUND und SRS_PDC_GR_OUTBOUND) zur Verfügung, die über die Programme R_SRS_PDC_ASSORT_STRUCT_OUT, R_SRS_PDC_GM_DATA_OUT, R_SRS_PDC_MATDATA_OUT, R_SRS_PDC_GR_DOCUMENT_OUT und R_SRS_PDC_GR_CUSTOMIZING_OUT mit Daten versorgt werden.

Über die Schnittstelle SRS_PDC_GM_STRUCTURE werden Informationen über existierende Sortimentslistengruppen weitergereicht.

Über die Schnittstelle SRS_PDC_MATDATA erfolgt die Versorgung mit Artikeldaten.

Die erfaßten Mengen werden dann über die Schnittstelle SRS_PDC_GM_INBOUND an SAP R/3 Retail übermittelt und dort verbucht.

Ergebnis

Die mit dem MDE-Gerät erfaßten Wareneingänge sind im zentralen SAP-R/3-System gemäß der Einstellungen in der Bestandsführung verbucht.