Kurzbezeichnungen für die Art der Zeitangabe (SAP-Bibliothek

Kurzbezeichnungen für die Art der Zeitangabe

Definition

Eine Kurzbezeichnung ist eine sprechende Buchstaben- oder Zahlenkombination, mit denen die im SAP-System angezeigten bzw. zu erfassenden Zeitangaben einfach zu erkennen und zu merken sind.

Verwendung

Über Kurzbezeichnungen wird der Erfassungsaufwand für einen Zeitbeauftragten wesentlich reduziert. Will er eine Zeitangabe erfassen, muß er nun lediglich die passende Kurzbezeichnung auswählen und nicht mehr beispielsweise einen Infotyp zusammen mit einem Subtyp angeben.

Hinweis

Kurzbezeichnungen legen Sie im Customizing der Personalzeitwirtschaft unter Arbeitsplatz Personalzeitmanagement -> Kurzbezeichnungen -> Definitionsbereiche und Kurzbezeichnungen festlegen fest.

Für die Kalendersichten haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Farben für die Kurzbezeichnungen zu vergeben. Das ermöglicht den Anwendern eine bessere Übersicht z.B. über die Relevanz oder Häufigkeit von Zeitangaben und erleichtert die Suche nach zeitwirtschaftlich relevanten Sachverhalten, z.B. wann ein Mitarbeiter verfügbar oder nicht verfügbar sein wird.

In den Kalendersichten steht Ihnen am linken Rand der Kalender eine Liste der Kurzbezeichnungen für die Art der Zeitangabe zur Verfügung. Aus dieser Liste können die Anwender mit Drag&Drop Zeitangaben schnell in den Kalender übernehmen.

Struktur

Sie können eine Zeitangabe auch dann im Arbeitsplatz Personalzeitmanagement anzeigen und bearbeiten, wenn sie mit einer anderen Transaktion erfaßt wurden, wie der Transaktion Zeitdaten pflegen (PA61) bzw. als Zeitereignis in einem externen System. Das System sucht anhand der Art der Zeitangabe nach der Kurzbezeichnung, die sie repräsentiert. Wenn es keine passende Kurzbezeichnung findet, erkennen Sie dies daran, daß das System eine Kurzbezeichnung ausgibt, die mit einem Fragezeichen anfängt.

Umgekehrt können Sie aber auch die im Arbeitsplatz Personalzeitmanagement eingegebenen Zeitangaben mit der Transaktion Zeitdaten pflegen (PA61) bearbeiten.

Hinweis

Es ist nicht nötig, für jede einzelne Art der Zeitangabe eine eigene Kurzbezeichnung zu vergeben. Sie sollten aus Gründen der Übersichtlichkeit nur für Zeitangaben, die regelmäßig von Ihren Zeitbeauftragten genutzt werden, spezielle Kurzbezeichnungen definieren. Andere Arten der Zeitangaben kann der Zeitbeauftragte über allgemeine (generische) Kurzbezeichnungen erfassen. Diese Zeitangaben kann er dann im Detailbereich weiter spezifizieren.

Kurzbezeichnungen müssen nicht unternehmensweit einheitlich festgelegt sein. Um Ihre Unternehmensstruktur oder auch eventuell unterschiedlichen Landessprachen zu berücksichtigen, können Sie unterschiedliche Definitionsbereiche für die einzelnen Unternehmensbereiche festlegen. Für diese Unternehmensbereiche können Sie dann unterschiedliche Kurzbezeichnungen anlegen.

Für einen Definitionsbereich können Sie beliebig viele Teilmengen definieren. Hierdurch wird es Ihnen möglich, die Verwendung der Kurzbezeichnungen gezielt zu steuern. Beispielsweise möchten Sie gerne, daß für alle Zeitbeauftragten Ihres Unternehmens prinzipiell die gleichen Kurzbezeichnungen gültig sind. Deshalb legen Sie für alle Kurzbezeichnungen einen Definitionsbereich an. Allerdings benötigt nicht jeder Zeitbeauftragte die gleichen Kurzbezeichnungen zur Zeitdatenverwaltung. Daher unterteilen Sie den Definitionsbereich in Teilmengen und weisen die jeweils gewünschte Teilmenge dem entsprechenden Zeitbeauftragten zu.

Ausführliche Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden der Personalzeitwirtschaft unter Arbeitsplatz Personalzeitmanagement ® Kurzbezeichnungen.

Beispiel

Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt

Sie legen für Ihre deutschsprachige Niederlassung den Definitionsbereich 001 und für Ihre englischsprachige Niederlassung den Definitionsbereich 002 fest.

Im deutschsprachigen Definitionsbereich soll die Kurzbezeichnung U für Tarifurlaub, einen halben Tag Tarifurlaub sowie für Bildungsurlaub erfassbar sein.

Die Zeitbeauftragten der Gruppe A benötigen alle drei Arten der Zeitangabe zum Verwalten der Zeitdaten. In der Gruppe B wird kein Bildungsurlaub erteilt, so daß die Zeitbeauftragten der Gruppe B die Ausprägung 'Bildungsurlaub' nicht benötigen. Daher legen Sie für die Gruppe A die Teilmenge A und für die Gruppe B die Teilmenge B an.

Analog verfahren Sie für die englischsprachige Niederlassung, nur daß dort die Kurzbezeichnung für Urlaub L ist.