Buchen von Teilnahmen  

Verwendung

Mit dieser Funktion können Sie Teilnehmer für eine Veranstaltung anmelden und dabei die Daten für die Ab- und Verrechnung festlegen (Abrechnungsart, Gebühr, etc.).

Voraussetzungen

Für die Faktura:

·        Die Integration zwischen dem Veranstaltungsmanagement und dem Vertrieb ist aktiv, alle fakturarelevanten Einstellungen wurden vorgenommen.

·        Eine Adresse des Teilnehmers liegt vor.

·        Der Kundenstammsatz ist im Vertriebsbereich der Veranstaltung vorhanden. Falls dies nicht der Fall ist, sollte zumindest ein CPD-Kunde angelegt sein und die Teilnehmeradresse vorliegen.

Für die Interne Leistungsverrechnung:

·        Die Integration zwischen dem Veranstaltungsmanagement und der Kostenrechnung ist aktiv sein und alle Einstellungen, die für die Leistungsverrechnung notwendig sind, wurden vorgenommen.

·        Die Kostenstellenzuordnung für den Teilnehmer ist gepflegt.

·        Die Empfänger- und Senderkostenstelle bzw. alle benötigten Kontierungsobjekte (Kostenstelle/Auftrag/PSP-Element bzw. Projekt) sind gepflegt und liegen im gleichen Kostenrechnungskreis.

·        Die Leistungsart für Veranstaltungsteilnahme ist gepflegt.

Funktionsumfang

·        Buchungen können sowohl auf geplante als auch fixierte, interne und externe Veranstaltungen durchgeführt werden. Buchungen auf historisierte, abgesagte oder gesperrte Veranstaltungen sind jedoch nicht möglich.

·        Sie können Buchungen für sämtliche Teilnehmertypen vornehmen, d.h. für Einzelteilnehmer (Person, Benutzer, Externe Person, Bewerber und Ansprechpartner) wie auch für Sammelteilnehmer (Firma, Organisationseinheit, Kunde und Interessent).

·        Sie können Listbuchungen vornehmen, d.h. einen Teilnehmer entweder in einem Schritt auf mehrere Veranstaltungstermine buchen oder auf einen Veranstaltungstermin gleich mehrere Teilnehmer auf einmal buchen.

·        Sie können beim Buchen Teilnehmer anlegen oder Teilnehmerdaten ändern.

·        Sie legen beim Buchen von Teilnahmen alle ab- und verrechnungsrelevanten Daten fest, die Sie später für die Fakturierung oder interne Leistungsverrechnung von Teilnahmegebühren benötigen.

·        Sie können dabei automatisch alle ab- und verrechnungsrelevanten Daten übernehmen, die Sie für den Teilnehmertyp festgelegt haben, dem der betreffende Teilnehmer zugeordnet ist.

In diesem Fall werden für die Ab- oder Verrechnung der Veranstaltungsgebühren die Daten verwendet (wie z.B. Kostenstellenzuordnung), die am Teilnehmertyp des betreffenden Teilnehmers festgelegt wurden (im Customizing des Veranstaltungsmanagements unter Tagesgeschäft ® Buchen ® Teilnehmertypsteuerung festlegen).

·        Sie können alternativ dazu in einem Dialogfenster (in das Sie über die Wahl von Buchen/Zahlungsinfo auf dem Datenbild gelangen) die am Teilnehmertyp festgelegten Daten ändern, weitere Vorgaben machen sowie Notizen anlegen.

Wenn Sie eine Teilnahmegebühr über eine Zahlungskarte fakturieren möchten, für die Fakturierung abweichende Partnerrollen angeben möchten oder für die interne Leistungsverrechnung eine prozentualen Verteilung der Gebühr auf mehrere Kontierungsobjekte vornehmen möchten, müssen Sie Buchen/Zahlungsinfo wählen, da Sie die dafür erforderlichen Angaben nur in dem dadurch aufgerufenen Dialogfenster machen können.

·        Evtl. bestehende Wartelistenbuchungen auf fixierte Veranstaltungen desselben Veranstaltungstyps werden storniert.

·        Evtl. bestehende Vormerkungen eines Teilnehmers für den Veranstaltungstyp werden gelöscht.

·        Die Teilnehmerzahl der Veranstaltung wird automatisch aktualisiert.

·        Buchungen erhalten automatisch den Status, in dem sich die Veranstaltung befindet, für die sie angelegt werden.

·        Falls die Integration zur Zeitwirtschaft aktiv ist, werden bei der Buchung von Teilnehmern des Typs Person entsprechende Anwesenheitssätze in die Zeitwirtschaft geschrieben.

Aktivitäten

...

       1.      Sie wählen eine Veranstaltung aus, indem Sie einen Veranstaltungstyp und einen Zeitraum eingeben oder indem Sie den Cursor im dynamischen Teilnahmemenü auf die gewünschte Veranstaltung positionieren.

       2.      Sie geben den Teilnehmer ein, der gebucht werden soll. Sie haben beim Buchen die Möglichkeit, Teilnehmer anzulegen, die noch nicht im System vorhanden sind oder auch Teilnehmerdaten zu ändern.

       3.      Sie geben eine Buchungspriorität an. Die Buchungspriorität legt fest, ob ein Teilnehmer an einer Veranstaltung teilnehmen kann (auf der Teilnehmerliste ist). Beim Buchen wird geprüft, wie viele Teilnahmen an einer Veranstaltung erlaubt sind (Kapazitätsprüfung). Dabei gelten folgende Einschränkungen:

¡        Wenn die optimale Teilnehmerzahl (Kapazität) erreicht ist, sind nur noch Mußbuchungen möglich.

¡        Wenn die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist, sind nur noch Wartelistenbuchungen möglich.

Siehe auch: Buchungspriorität

       4.      Sie wählen Buchen/Zahlungsinfo und geben in dem Dialogfenster Gebühr und Zuordnung alle ab- und verrechnungsrelevanten Daten ein und erfassen ggf. eine Notiz zu dem Vorgang oder Sie wählen direkt Buchen.

       5.      Es finden die Teilnehmerprüfungen statt. Bei allen Teilnehmertypen wird geprüft, ob der eingegebene Teilnehmer im Zeitraum, in dem die Veranstaltung stattfindet, existiert. Darüber hinaus werden bei Einzel- und Sammelbuchungen noch spezifische Prüfungen durchgeführt wie z.B. ob der Teilnehmer in dem gewünschten Zeitraum bereits eine andere Veranstaltung besucht. Je nach Ergebnis der Prüfung findet folgendes statt:

...

                            a.      Der Teilnehmer wird automatisch gebucht.

                            b.      Sie können den Teilnehmer nach der Anzeige einer Information oder Warnung buchen.

                            c.      Der Teilnehmer kann nach einer Fehlermeldung überhaupt nicht gebucht werden.

Siehe auch:

Teilnahme buchen

Teilnehmerliste auf Veranstaltung buchen

Teilnehmer auf Veranstaltungsliste buchen