Reise automatisch genehmigen lassen 

Einsatzmöglichkeiten

Der Workflow Reise automatisch genehmigen beschreibt im einzelnen folgenden Prozess:

Ablauf

Nach erfolgter Reise ergänzt der Mitarbeiter die Reisedaten am System.

Das System prüft, ob zu dieser Reise zuvor mit dem Reisemanager ein Reiseantrag erfasst wurde. Wenn das nicht der Fall ist, bekommt der Mitarbeiter eine Mail ‚Reiseantrag fehlt’ und der Genehmigungsprozess wird beendet.

Die Reiseabrechnung wird vom System automatisch auf genehmigt gesetzt, wenn sie alle folgenden Bedingungen erfüllt:

·        Es existiert ein genehmigter Reiseantrag

·        Die tatsächlichen Gesamtkosten der Reise sind kleiner als die im Reiseantrag geschätzten Kosten plus einer festgesetzten Toleranz.

Ist eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, so muss der direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters den Reiseantrag genehmigen. Dieser wird vom System aufgrund der im Customizing hinterlegten Aufbauorganisation automatisch ermittelt.

Der Vorgesetzte kann die Reiseabrechnung genehmigen oder ablehnen.

Bei Ablehnung der Reise erfasst der Vorgesetzte eine Mitteilung, die der Mitarbeiter als Mail empfängt.

Wenn die tatsächlichen Gesamtkosten der Reise einen festgesetzten Höchstwert überschreiten, muss (zusätzlich zum direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters) auch noch der nächst höhere Vorgesetzte die Reise genehmigen.

Der nächst höhere Vorgesetzte kann die Reiseabrechnung genehmigen oder ablehnen.

Bei Ablehnung der Reise erfasst der Vorgesetzte eine Mitteilung, die der Mitarbeiter als Mail empfängt.

Grafik: Reise automatisch genehmigen