Verbuchung und Ausgleich
Beim Zahllauf (Echtlauf) werden vom Zahlprogramm je nach Art der Zahlung automatisch Belege gebucht und offene Posten ausgeglichen.
Beim Zahlungsverkehr mit Kreditoren und Debitoren ist der einfachste Fall im Beispiel 1 dargestellt, wobei die obere Spalte die Erfassungsbuchungen und die untere Spalte die Zahlungsbuchungen beschreibt. Bei der Zahlung einer Anordnung, für die kein Buchhaltungsbeleg erfaßt wurde, wird lediglich der Zahlungsbeleg gebucht (Bankunterkonto an Kreditor) und die Zahlungsanordnung ausgeglichen.
Liegt zur Anordnung ein korrespondierender Beleg (z.B. eine Kreditorenrechnung) im System vor, so wird zusätzlich der offene Posten
auf dem Nebenbuchkonto ausgeglichen. Bei unterschiedlichen Währungen (Haus-, Beleg und Zahlwährung) werden automatisch mögliche Kursdifferenzen auf das dafür vorgesehene Sachkonto gebucht. Ein derartiger Fall ist in Beispiel 2 dargestellt.
Für Sachkontenzahlungen werden direkt die jeweiligen Konten im Hauptbuch bebucht. Im Beispiel 3 ist der einfache Geldübertrag zwischen zwei Hausbankkonten dargestellt.
In der Zahlungsanordnung werden hierzu einerseits die Bankverbindungen für die Erstellung der Zahlung angegeben und andererseits als Zahlungsempfänger das entsprechende Sachkonto, welches bebucht werden soll. Über die Aussteuerung des Zahlweges kann eingestellt werden, daß neben dem Zahlungsauftrag für die ausführende Hausbank auch eine Mitteilung (Avis) über den zu erwartenden Zahlungseingang an die Empfängerbank gesendet wird.
Beim buchungskreisübergreifenden Zahlungsverkehr werden zusätzlich vom Zahlungsprogramm die notwendigen Verrechnungsbuchungen zwischen den beteiligten Buchungskreisen durchgeführt.