Beispiel: Erfassen und Bearbeiten einer Internen Serviceanfrage
Ein Benutzer möchte im Intranet einen Umzug beantragen. Dazu wählt er das Szenario Umzugsantrag aus. Im Customizing wurde hinterlegt, daß dieser Anfragetyp genehmigungsrelevant ist. Daher wird nach dem Senden der Meldung ein Genehmigungsprozeß angestoßen. An die Ausführung des Umzugs ist eine Kostenbuchung auf die anfordernde Kostenstelle angeschlossen.
Die Umgebung
Intranet |
SAP-System |
Erfasser |
Bearbeiter/Genehmigender |
Der Umzugsantrag im Intranet sieht wie folgt aus:
Die Überschrift besteht aus der Bezeichnung des Antrags, hier also Umzugsantrag und dem Firmenlogo. Nach Anlegen des Antrags befindet sich darunter die Nummer des Antrags.
Darunter befinden sich rechts die Erfassungsdaten wie Name und Telefon des Erfassers sowie das Erfassungsdatum.
Links befinden sich die Umzugsdaten mit folgenden Feldern:
Darunter befindet sich ein freies Textfeld mit der Bezeichnung Anmerkungen.
Neben den Feldern für die Gebäude/Räume können Sie bei der Definition des Anfrageformulars eine Drucktaste vorgesehen haben, mit dem man auf den Gebäudeplan abspringen kann.
Anlegen des Umzugsantrags
Der Anfordernde wählt im Launchpad seines Workplace Interne Serviceanfrage.
Er wählt das Szenario Umzugsantrag.
Das Formular zur Erfassung des Umzugsantrags wird angezeigt.
Die Felder für den Erfasser sind aus den Benutzerdaten abgeleitet und nicht mehr änderbar.
Das Feld Antragsteller wird als Standardeinstellung mit dem Namen des Erfassers vorbelegt, kann aber geändert werden.
Die Felder mit den Angaben zum Umzug sind Mußfelder.
Nach der Erfassung der Daten kann sich der Erfasser zwischen zwei Möglichkeiten entscheiden
Nachdem der Antrag gesendet wurde, wird dem Erfasser in einer Erfolgsmeldung die Meldungsnummer mitgeteilt.
Nach dem Absenden des Umzugsantrags
Die Felder Wer zieht um? und Umzugstermin werden auf das Format der Eingabe hin geprüft.
Gleichzeitig werden aus den Daten des Initiators der Anfordernde Kostenrechnungskreis und die Anfordernde Kostenstelle abgeleitet.
Zur Anfrage im Intranet wird im SAP-R/3-System eine Meldung angelegt. Dabei werden die Felder aus dem HTML-Formular in die Meldung übernommen.
Es werden zur Meldung drei Maßnahmen angelegt.
Maßnahme |
Partnerrolle |
Art der Position |
Kalkulationsposition |
PC umziehen |
Maßnahmenbearbeiter |
Leistungsposition |
Ist die Anzahl der PCs größer Null, wird eine Leistungsposition angelegt mit der
Die Anfordernde Kostenstelle und die Menge wird aus dem Formular übernommen. |
Telefon umziehen |
Maßnahmenbearbeiter |
Leistungsposition |
Ist die Anzahl der Telefone größer Null, wird eine Leistungsposition angelegt mit der
Die Anfordernde Kostenstelle und die Menge wird aus dem Formular übernommen. |
Arbeitsplatz umziehen |
Maßnahmenbearbeiter |
Fremdleistung |
Die Dienstleistung Umzug , wird durch eine externe Firma erbracht |
Die Meldung wird automatisch mit drei Kalkulationspositionen kalkuliert.
Der Verantwortliche für die Meldung ist als Standardeinstellung der Kostenstellenverantwortliche für den umziehenden Mitarbeiter.
Die Meldung wird dem Verantwortlichen zur Genehmigung überstellt.
Notwendiges Customizing für das automatische Überleiten des Umzugsantrags
Damit der Umzugsantrag automatisch in eine SAP-R/3-Meldung mit Meldungspositionen übergeleitet werden kann, müssen Sie im Customizing einige Daten hinterlegt haben.
Art der Position |
Hinterlegte Daten |
Leistungsposition |
|
Materialposition |
|
Fremdleistung |
|
Die Grunddaten des Antrags werden sowohl dem Meldungs-, als auch dem Maßnahmenbearbeiter in der Bearbeitungart Erweiterte Sicht angezeigt.
Die Statusabfrage durch den Anfordernden
Der Anfordernde, d.h. sowohl der Erfasser als auch der Initiator haben die Möglichkeit, sich im Intranet den Status der Serviceanfrage anzusehen.
Direkt werden Ihnen z. B. Meldungskurztext, Erfasser und Erfassungsdatum angezeigt. Über den Arbeitsvorrat sind z. B. Meldungsnummer und die Priorität der Meldung zu sehen.
Der Anfordernde hat von hier aus die Möglichkeit ins Detailbild einer Meldung zu springen oder eine Notiz anzufügen.
Im Detailbild pro Meldung sieht der Anfordernde zunächst das Anfrageformular, das er nicht mehr verändern kann.
Zusätzlich werden ihm darunter die folgenden Felder angezeigt:
Darunter gibt es noch einen Freitext, wo der Anfordernde weitere Anmerkungen erfassen kann.
Die Genehmigung des Umzugsantrags
Der Genehmigende arbeitet ebenfalls im Intranet. Er erhält ein Liste mit allen Serviceanfragen (unabhängig von der Anforderungsart), die er zu genehmigen hat.
Die Liste beinhaltet die Felder:
Der Genehmigende hat von hier aus die Möglichkeit ins Detailbild einer Meldung zu springen oder eine Meldung zu genehmigen.
Im Detailbild pro Meldung sieht der Genehmigende zunächst das Anfrageformular, das er nicht mehr verändern kann.
Zusätzlich werden ihm darunter die folgenden Felder angezeigt:
Darunter gibt es noch einen Freitext, in dem er weitere Anmerkungen hinterlegen kann, z.B. beim Ablehnen der Anforderung.
Nach der Erfassung der Daten kann sich der Genehmigende zwischen folgenden Möglichkeiten entscheiden:
Nach der Genehmigung der Serviceanfrage setzt das System den Status auf Genehmigt. Die einzelnen Positionen werden zur weiteren Bearbeitung den Ausführenden überstellt, die über die Einstellungen im Customizing gefunden wurden.
Die einzelnen Maßnahmen haben verschiedene Bearbeiter.
Ein Ausführender bekommt ein Liste mit allen von ihm zu bearbeitenden Maßnahmen.
Die Liste enthält folgende Felder:
Der Ausführende hat von hier aus die Möglichkeit ins Detailbild einer Maßnahme zu springen oder eine Maßnahme zu erledigen.
Im Detailbild pro Maßnahme sieht der Ausführende zunächst das Anfrageformular, das er nicht mehr verändern kann.
Darunter gibt es noch einen Freitext, in dem er weitere Anmerkungen hinterlegen kann, z.B. wenn ein Material nicht mehr vorhanden ist und durch ein anderes ersetzt wird.
Nach der Erfassung der Daten kann sich der Ausführende zwischen zwei Möglichkeiten entscheiden:
Sind alle Maßnahmen der Meldung erledigt, bekommt die gesamte Meldung den Status Erledigt.
Kostenanalyse durch den Genehmigenden
Der Genehmigende kann die Kosten für die Serviceanfrage über einen Bericht für seine Kostenstelle analysieren.
Er verzweigt aus dem Summensatzbericht in den Einzelpostenbericht. Im Einzelposten wird ihm die Serviceanfragenummer angezeigt, wenn der Einzelposten integriert aus einer Serviceanfrage gebucht wurde. Aus dem Einzelposten zu einer Serviceanforderung kann er in die Serviceanfrage verzweigen.