Demo-Beispiel: Abwesenheitsmitteilung als SAPforms-Formular bearbeiten
Definition
Der hier beschriebene Workflow zur Bearbeitung einer Abwesenheitsmitteilung als SAPforms-Formular ist ein Beispiel zur Demonstration der Funktionen des Workflow und kann insbesondere zu Schulungszwecken verwendet werden. Dieser Workflow kann nicht im produktiven Betrieb genutzt werden.
In seinem Ablauf ist dieses Szenario einfacher als das inhaltlich verwandte
Demo-Beispiel: Abwesenheitsmitteilung bearbeiten. Es geht bei diesem Szenario weniger darum, einen betriebswirtschaftlich sinnvollen Vorgang zu beschreiben als vielmehr darum, die Funktionalität der SAPforms-Formularbearbeitung zu demonstrieren.
Damit Sie dieses Szenario durchspielen können, müssen Sie
SAPforms auf Ihrem PC installieren.
Ablauf
Abwesenheitsmitteilung als SAPforms-Formular erfassen
Ein Mitarbeiter erfaßt über entsprechende Eingaben in ein lokal an seinem PC installiertes SAPforms-Formular eine Abwesenheitsmitteilung. Zur Übermittlung der erfaßten Daten an das SAP-System gibt es in diesem Beispiel zwei Möglichkeiten:
Der Benutzer kommt allerdings mit technischen Details des Datentransfers nicht in Berührung.
Im SAP-System wird mit den Daten aus dem SAPforms-Formular ein Workflow gestartet, der die weitere Bearbeitung der Abwesenheitsmitteilung steuert und koordiniert.
Abwesenheitsmitteilung als SAPforms-Formular genehmigen
Mit der Genehmigung der Abwesenheitsmitteilung ist der unmittelbare Vorgesetzte des Antragstellers betraut. Dieser wird vom SAP-System aufgrund der eingepflegten Aufbauorganisation automatisch ermittelt und per Mail benachrichtigt. Der Vorgesetzte führt ein SAPforms-Formular aus, in dem er die Genehmigung bzw. die Ablehnung vornimmt.
Sowohl bei der Genehmigung als auch bei der Ablehnung des Antrags wird der Antragsteller per Mail benachrichtigt.
Vorteile beim Einsatz einer SAPforms-Formularanwendung
Das Ausfüllen eines Formulars ist in der Regel ein intuitiver Vorgang, der keine aufwendige Einarbeitung erfordert. Der Einsatz von Formularanwendungen lohnt sich vor allem dann, wenn einfache Funktionen vielen Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden sollen, die ansonsten wenig oder gar nicht mit dem SAP-System arbeiten.
Weiterhin wird durch die Integration eines Mail-Systems Asynchronität erreicht. Wenn das SAP-System nicht verfügbar ist oder der Benutzer offline arbeitet, sorgt das Mail-System dafür, daß der Workflow später gestartet wird. Voraussetzung ist allerdings, daß das Mail-System offline-fähig ist.