アーカイブ機能を使用すると、オンラインシステムで不要になったデータが R/3 システムによりアーカイブファイルに転送されますが、このデータはファイルに一度アーカイブされると削除されます。

システムメモリを増やし、処理時間を短縮させるには、データをアーカイブする必要があります。 ある特定のデータにはアクセスする必要がなくなっても、将来の参照および社内の必要上、あるいはそのいずれかによりこのデータを保存する場合は、オンラインシステムで不要になったデータをアーカイブすることができます。 アーカイブ機能を使用すると、データは特別目的元帳 (FI-SL) データベースから順次ファイルに転送され、オンラインシステムからは削除されます。 必要に応じて、システムに再ロードして、アーカイブファイルからアーカイブ済みのデータをリトリーブすることができます。

FI-SL では、以下の内容を アーカイブおよび再ロードすることができます。

• サマリレコード
• 明細レコード

オンラインシステム内で不要になったデータは削除することができます。 標準システムアーカイブプログラムにより、このデータが処理されて順次 アーカイブファイル (Unix ファイルなど ) に保存されます。

アーカイブは 2 つのステップで行われます。 アーカイブプログラムによって、データベースからアーカイブされるデータが選択され、アーカイブファイルにデータが記録されます。 次に、アーカイブファイルごとに削除プログラムが開始されます。 この削除プログラムでファイルからデータが読み込まれ、データベースからデータが削除されます。 この 2 つのステップにより処理時間が短縮され、データが確実に読み込まれ、データベースから削除される前に必ず保存されます。 これでデータの統合性が保たれます。

特別目的元帳画面で定期処理→アーカイブ→階層を選択して、データレコードのアーカイブ対象となるすべての FI-SL テーブルの階層一覧を照会することができます。

アーカイブレポートでは、アーカイブされたデータおよびデータベースデータ、あるいはそのいずれかを評価するレポートを実行することができます。 アーカイブレポートへは、 特別目的元帳画面で定期処理→アーカイブ→アーカイブレポートを選択してアクセスします。

SAP では、 特別目的元帳アプリケーションコンポーネントとともに供給される標準テーブルのいくつかに、 ABAP レポートプログラム (GLT1, GLS1 、 GLP1 、 GLFUNCT 、 GLFUNCA 、 GLFUNCP など ) が用意されています。 これらの生成されたプログラムを使用すると、サマリレポートや実績および計画明細レポートを出力することができます。 アーカイブレポートでは、これらの生成されたプログラムと、ユーザ登録のジョブに含まれるレポートの両方を実行することができます。

R/3 ライブラリ ( クロスアプリケーション→アプリケーションデータのアーカイブと再編成→財務会計の下にある ) の特別目的元帳のアーカイブに関する文書