Set de données d’origine dans le ledger de préparation à la consolidation
Création du set de données d’origine dans le ledger de préparation à la consolidation
Les scénarios suivants supposent que le set de données d’origine ne se trouve pas dans le ledger de préparation à la consolidation. Selon le cas, les données de l’exercice en cours peuvent déjà être définies dans le ledger. Celles-ci contiennent les imputations supplémentaires nécessaires ; les données de base sont ainsi correctement gérées.
Scénario 1 : les pièces existent avec des imputations supplémentaires
Les pièces du set de données d’origine et les écritures de l’exercice en cours sont présentes dans le système FI avec les imputations supplémentaires appropriées.
Les cas de figure suivants sont possibles :
Dans le Guide d’implémentation de la Préparation à la consolidation, activez l’extrait périodique et, en conséquence, la mise à jour du ledger. Lancez ensuite le programme de comptabilisation automatique des pièces FI.
La mise à jour du ledger est déjà active, mais les données sont incomplètes parce que le set de données d’origine manque. Vous pouvez déterminer celui-ci en rapprochant le ledger de préparation à la consolidation avec le grand livre. Dans ce cas, procédez comme suit :
Une autre solution consiste à supprimer les données actuelles des données du ledger de préparation à la consolidation, puis à enregistrer toutes les pièces intégralement.
Scénario 2 : les pièces du set de données d’origine existent sans imputations supplémentaires
Tant les pièces FI pour le set de données d’origine que les écritures de l’exercice en cours sont présentes dans le système ; toutefois il leur manque les imputations supplémentaires.
Les cas de figure suivants sont possibles :
Si le système ne peut pas dériver des données de base les informations sur le partenaire, vous devez exécuter un traitement supplémentaire. Vous devez le faire également si l’opération de consolidation n’a pas été simultanément affectée à la pièce. Vous devez saisir manuellement les imputations supplémentaires dans la dernière période de comptabilisation de l’exercice. Le système écrit de nouveaux sets de données avec les imputations supplémentaires. Il compare les soldes avec ceux du grand livre et identifie les écarts dans les sets de données anciens et nouveaux causés par la redondance. Vous devez supprimer les anciens sets de données.
Si vous saisissez manuellement les imputations supplémentaires dans une période différente de la dernière période de comptabilisation, vous ne pouvez pas supprimer les anciens sets de données redondants. Le système ne supprime pas les sets de données ; il protège les valeurs des sets de données des périodes suivantes. Vous devez par conséquent saisir manuellement les imputations supplémentaires dans la dernière période.
Si vous le souhaitez, vous pouvez également procéder comme suit :
Si le set de données d’origine se trouve dans l’exercice précédent, vous devez reporter le solde sur l’exercice en cours.
La mise à jour du ledger est déjà active.
Si les données de l’exercice en cours ne peuvent pas être comptabilisées à nouveau (s’il n’est pas possible de prévoir un arrêt de la comptabilisation), nous vous recommandons de créer le set de données final de l’exercice précédent manuellement dans la dernière période de comptabilisation de cet exercice et de reporter le solde sur l’exercice en cours. Pour être certain que les données de l’exercice en cours sont complètes, vous devez rapprocher le ledger de préparation à la consolidation avec le grand livre.
Scénario 3 : les pièces du set de données d’origine ont déjà été archivées
Les pièces ne sont plus disponibles pour une nouvelle comptabilisation dans le set de données d’origine.
Vous devez saisir manuellement le set de données final de l’exercice précédent avec ses imputations supplémentaires dans la dernière période de comptabilisation de cet exercice, puis reporter le solde du ledger.
Les cas de figure suivants sont possibles :
La mise à jour du ledger est donc déjà active. Vous devez rapprocher le ledger de préparation à la consolidation avec le grand livre pour être certain que les données sont complètes.
Reportez à nouveau le solde. Comptabilisez ensuite les pièces de l’exercice en cours.
Vous devez activer l’extrait périodique dans le Guide d’implémentation de la Préparation à la consolidation, puis comptabiliser les soldes pour l’exercice en cours. Si les pièces ont déjà été archivées, vous devez saisir ces soldes manuellement.
Le set de données d’origine existe dans le ledger de préparation à la consolidation, mais les imputations supplémentaires manquent
Les imputations supplémentaires peuvent être absentes des écritures des sets de données d’origine ou des écritures de l’exercice en cours.
Si les imputations supplémentaires manquent également dans les écritures de l’exercice en cours, cela signifie que les données de base n’ont pas été correctement gérées. Dans ce cas, vous devez gérer les données de base dans le Guide d’implémentation de la Préparation à la consolidation.
Vous devez saisir manuellement les découpages dans la dernière période de comptabilisation. Le système écrit de nouveaux sets de données avec les imputations supplémentaires et vous devez supprimer les anciens.