Comparaison des procédures de transfert de données : extrait périodique, mise à jour directe du fichier des stocks et rollup 

Cette section décrit succinctement les exigences des diverses procédures de transfert de données (extrait périodique, mise à jour directe du fichier des stocks et rollup) en matière d’organisation et de configuration du système, ainsi que leurs caractéristiques, à l’aide de divers critères.

Exemples de mise en œuvre

Extrait périodique

Clients qui implémentent l’application FI (Comptabilité financière) et l’utilisent pour passer des écritures ainsi que pour générer des états sur la base de ces écritures – en particulier des bilans et des comptes de résultat.

Mise à jour directe du fichier des stocks

Comme pour l’extrait périodique, la société mère et les filiales utilisent le même système et le même mandant.

Rollup

Clients qui implémentent l’application FI, mais utilisent FI-SL (Ledgers spéciaux) pour générer leurs états.

Motif :

  • L’extrait périodique ne peut être utilisé si le bilan et le compte de résultat ne sont pas générés dans la Comptabilité générale.
  • La mise à jour directe du fichier des stocks ne peut être utilisée pour des raisons d’organisation.

 

Limites du système

Extrait périodique

Peut couvrir tous les systèmes et les mandants.

Mise à jour directe du fichier des stocks

N’est possible que dans le même système et le même mandant.

Rollup

Peut couvrir tous les systèmes et les mandants par ALE.

 

Organisation de la comptabilité financière

Extrait périodique

Si la structure bilan/compte de résultat du groupe est identique à celle de la comptabilité générale, les nouveaux comptes ne doivent être affectés qu’une seule fois. Ce n’est cependant pas toujours possible.

La longueur de la clé de poste de la structure doit toujours rester la même pour pouvoir constituer des postes de totaux à l’aide d’intervalles de postes dans le plan comptable de consolidation.

Mise à jour directe du fichier des stocks

Problème d’organisation et/ou d’autorisation lors de la création de nouveaux comptes généraux : le numéro de compte de groupe correspondant au compte général doit être affecté immédiatement et correctement.

Rollup

Le problème d’organisation/d’autorisation mentionné dans le cas de la mise à jour directe du fichier des stocks se retrouve également ici si le ledger synthétique est mis à jour à l’aide des numéros de compte de groupe.

Si le ledger synthétique est mis à jour en utilisant les numéros de compte opérationnel, il est nécessaire de vérifier que les numéros de compte de groupe sont correctement affectés aux numéros de compte opérationnel avant d’exécuter le rollup.

 

Implémentation technique

 

Extrait périodique

Mise à jour directe du fichier des stocks

Rollup

Ledger :

Ledger de préparation à la consolidation (local)


Livraison standard :
ledger 09

Ledger de consolidation (global)

Livraison standard :
ledger 10

Ledger synthétique (seul global possible actuellement)

Aucune livraison standard ; définition nécessaire dans FI-SL

Classe de ledger :

A

B

A

Code débit/crédit dans le ledger :

Utilisé

Non utilisé

Facultatif

Table de base de données

GLT3

FILCT

ZZxx (quelconque)

Transfert de zone :

0002 (déjà affecté)

0003 (déjà affecté)

Exemple : 1LCO

Affectation de ledger :

Ledger/société (automatiquement affecté)

Ledger/société S/L (automatiquement affecté)

Actuellement : ledger/société S/L, puisque seul le ledger global est possible

Procédure pour le transfert de données dans la fiche de société S/L :

P

R

O

Niveau de l’enregistrement de données dans la consolidation :

0

Espace

Espace

 

Lien entre les comptes généraux et les postes

Extrait périodique

Le lien s’opère via la version de groupe, qui doit correspondre au plan de comptes. Les clés de poste doivent être paramétrées sur 10 caractères avec des zéros non significatifs.

Mise à jour directe du fichier des stocks

Le lien s’opère via le plan comptable de groupe, qui doit correspondre au plan comptable de consolidation.
Le plan comptable opérationnel est affecté au plan comptable de groupe. De même, le numéro de compte de groupe est affecté dans la fiche des comptes opérationnels.

Le plan comptable de consolidation peut être utilisé pour construire automatiquement le plan comptable de groupe. Le numéro de compte de groupe peut être également affecté automatiquement aux comptes opérationnels. La version de groupe est toutefois nécessaire en plus du plan comptable de groupe.

Rollup

Le lien s’opère via le plan comptable de groupe. Si le ledger synthétique est mis à jour en utilisant les numéros de compte opérationnel, ceux-ci sont remplacés par les numéros de compte de groupe durant le rollup en consolidation.

 

Actualité des données

Extrait périodique

Les données sont transférées périodiquement en consolidation. Elles ne deviennent ainsi actuelles qu’après l’importation de l’extrait.

Mise à jour directe du fichier des stocks

Les données sont immédiatement disponibles en consolidation (lors de chaque comptabilisation).

Rollup

Les données ne deviennent actuelles qu’après le rollup en consolidation. Celui-ci peut être répété.

 

Origine des données (options de détail)

Extrait périodique

L’origine des données est toujours mentionnée :

  • Le ledger de la comptabilité financière peut être rapproché avec le ledger de préparation à la consolidation.
  • L’extrait peut être rapproché avec les données de consolidation.

Mise à jour directe du fichier des stocks

Il est généralement possible d’effectuer la recherche éclatée d’un poste vers les comptes généraux apparentés. Elle perd cependant son utilité si l’affectation du numéro de compte de groupe dans le compte opérationnel varie pendant l’exercice en cours.

Rollup

Les restrictions mentionnées en ce qui concerne la mise à jour directe du fichier des stocks s’appliquent lorsque le ledger synthétique est mis à jour à l’aide des numéros de compte de groupe.

Les caractéristiques de l’extrait périodique s’appliquent lorsque le ledger synthétique est mis à jour à l’aide des numéros de compte opérationnel.

 

Report de soldes

Extrait périodique

Le report de solde doit être exécuté spécifiquement pour le ledger de préparation à la consolidation.

Motif :

  • Il permet aux enregistrements de totaux du ledger de préparation à la consolidation de correspondre à ceux de la comptabilité générale après le report des soldes dans la Comptabilité générale.
  • En outre, le système de consolidation émule le traitement des codes mouvement de report.

Mise à jour directe du fichier des stocks

Aucun report supplémentaire des soldes n’est nécessaire.

Rollup

Comme dans l’extrait périodique, un report spécial des soldes est exécuté pour le ledger synthétique.

 

Données comptabilisées sur l’exercice antérieur

Extrait périodique

Pour transférer dans le système de consolidation des données comptabilisées sur l’exercice précédent, un nouvel extrait doit être généré et importé.

Mise à jour directe du fichier des stocks

Les données comptabilisées sur l’exercice précédent sont immédiatement disponibles dans le système de consolidation (après chaque mise à jour). Tout report des soldes dans la consolidation doit être répété.

Rollup

Le rollup doit être répété afin de transférer dans le système de consolidation les données comptabilisées sur l’exercice précédent.

 

Problème des postes transférés

Extrait périodique

Le problème lié aux postes transférés lors des changements de solde est couvert par la version de groupe. Différentes clés de poste sont adressées en fonction d’un code débit/crédit présent dans les comptes sous-jacents. Ceci requiert un poste de consolidation par clé de poste.

Mise à jour directe du fichier des stocks

Le problème lié aux postes transférés est résolu dans la consolidation après l’exécution d’un programme spécifique. Ceci requiert un poste de consolidation distinct par compte d’attente (tel qu’un compte de compensation bancaire). Il est à noter toutefois qu’il n’est pas nécessaire de prévoir un compte d’attente par société S/L partenaire lors du traitement de postes présentant des saisies de partenaires (par exemple ceux possédant des caractéristiques de clients).

Rollup

Voir « Mise à jour directe du fichier des stocks ».

 

Création de sets de données d’origine

Extrait périodique

Le set de données d’origine de l’exercice au niveau des comptes est exigé pour générer un extrait à partir d’un ledger de préparation à la consolidation :

  • Les soldes initiaux de la Comptabilité générale doivent être saisis. Ce set de données peut être généré à partir des enregistrements de pièce. En l’absence de découpage, il doit être mis en forme manuellement pour chaque compte.
  • Si les pièces ont déjà été archivées, vous devez saisir manuellement les sets de données d’origine, y compris les découpages.

Mise à jour directe du fichier des stocks

Pour permettre la consolidation, le set de données d’origine de l’exercice au niveau des postes est nécessaire dans le ledger de consolidation. Les set des données initiaux sont rendus nécessaires par la mise à jour des données périodiques.

  • Si les pièces existent toujours, vous pouvez générer le set de données. Si aucun découpage n’existe, vous ne devez pas générer le solde initial, mais vous devez le saisir à nouveau avec les découpages.
  • Si les pièces ont déjà été archivées, les données des exercices précédents doivent être saisies manuellement et les soldes doivent être reportés dans l’exercice en cours.

Rollup

Voir « Mise à jour directe du fichier des stocks ».