Les agendas des personnes concernées sont automatiquement mis à jour lorsque vous sauvegardez un contact dans lequel vous avez saisi les informations relatives à un rendez-vous convenu avec un client.

Pour pouvoir utiliser la fonction de mise à jour automatique des agendas, vous devez activer l’option Gérer rendez-vous pour les types de contact appropriés dans l'activité Définir les types de contact du Customizing.

Si vous voulez que l’agenda de vos collaborateurs soit systématiquement mis à jour de façon automatique, vous devez également activer l’option Rendez-vous dans l'activité Définir et affecter les schémas partenaire du Customizing pour les fonctions partenaire qui représentent vos collaborateurs. Sinon, vous pouvez indiquer dans un contact les personnes dont l'agenda doit être mis à jour automatiquement.

Vous devez en outre vérifier si le type de rendez-vous CONTACT a été défini dans l'activité Gérer types de rendez-vous pour l'agenda du Customizing de base. Si ce n’est pas le cas, saisissez-le sur l'écran de synthèse de l'activité du Customizing. Passez ensuite à l'écran de détail pour la nouvelle entrée et saisissez SCHEDULE_EXIT_CONTACT dans la zone Module fonction.

Vous devez également créer une fiche utilisateur pour chaque collaborateur et l'associer à une fonction partenaire (type de partenaire PE) dans le contact.

Vous convenez d’un rendez-vous avec un client et vous enregistrez les informations relatives à ce rendez-vous dans un contact.

Dans le contact, la zone Disponibilités vous indique quand le ou les responsables sont libres pour rendre visite au client.

Lorsque vous sauvegardez le contact, le système met automatiquement à jour l'agenda de chaque personne concernée.

Les données suivantes sont enregistrées dans les agendas appropriés :

• un rendez-vous pris en fonction des dates et heures de début et de fin définies pour le contact ;
• un rendez-vous pris en fonction de la date définie dans le contact pour le contact suivant.

Le système utilise comme désignation pour le rendez-vous le type de contact correspondant et le texte que vous avez saisi dans la zone de commentaire.