Validation 

Utilisation

Vous pouvez appliquer une procédure de validation multiniveau aux fonctions principales de traitement des données de base et des données de flux. La procédure de validation repose sur le principe de la double vérification et peut être définie différemment pour chaque domaine. Par exemple, vous pouvez demander à deux employés de valider les données de base des Prêts/emprunts tandis que trois autres employés valident les décaissements. Le statut de validation permet de déterminer les divers niveaux de validation.

Conditions préalables

Vous devez activer les objets de validation appropriés dans le Customizing des Prêts/emprunts sous Gérer code actif. Vous devez également définir le nombre d’employés requis pour la validation de chaque objet sous Définir paramètre statut de validation.

Fonctionnalités

Si l’objet de valorisation est activé, vous pouvez utiliser le workflow de validation pour traiter et valider les éléments suivants :

Interdépendances

La procédure de validation a, entre autres, pour caractéristique que toutes les données de base relatives à un prêt/emprunt doivent être validées avant que d’autres opérations puissent être exécutées (telles que des comptabilisations ou la génération d’enregistrements prévisionnels). Les données de base des prêts/emprunts incluent les données relatives au prêt/emprunt lui-même, à l’objet de la garantie et à tous les partenaires affectés au prêt/emprunt. Les données de flux se réfèrent aux opérations comptables, telles que le décaissement, les transactions commerciales individuelles, le traitement des encaissements, les transferts de capitaux et les annulations.

Avant de valider les données, vous pouvez les modifier. Si vous modifiez les données après leur validation, vous devez les valider à nouveau. La validation revient à son statut initial.

En outre, vous ne pouvez pas saisir de nouvel enregistrement de flux pour un prêt/emprunt si un flux existant pour la même fonction de comptabilisation ou pour une fonction de comptabilisation différente doit encore être validé. Par exemple, le système ne vous permet pas de saisir de frais de gestion si un décaissement créé auparavant n’a pas encore été validé.

Déclenchement de la procédure de validation

Chaque fois que vous créez un nouvel objet de validation ou que vous en modifiez un, le système génère un nouveau work item, ce qui déclenche la procédure de validation. Le work item apparaît automatiquement dans la corbeille d’arrivée du Business Workplace de la personne autorisée à valider l’objet. Ensuite, l’employé qui y est autorisé peut traiter et valider l’objet.

Pour la prise de décision, la procédure de validation doit être déclenchée manuellement. Il s’agit d’un cas particulier. Pour plus d’informations, voir Prise de décision.

Validation à l’aide du Business Workplace

  1. Sélectionnez Office ® Poste de travail ® Arrivée. Le système affiche les objets à valider dans une table à l’aide de l’ ABAP List Viewer.
  2. Sélectionnez un work item, puis Exécuter. Le système affiche l’historique de validation de l’objet, où apparaissent les modifications apportées au statut de validation. L’historique de validation est subdivisé en plusieurs parties :
    1. Vous pouvez consulter la date et l’heure auxquelles l’objet a été créé ou modifié.
    2. La personne qui a créé ou modifié l’objet est identifiée dans les zones Prénom, Nom de famille et Utilisateur. Vous pouvez aussi consulter des détails pour les zones Téléphone (indicatif et numéro), Extension et Département.
    3. La procédure de validation affecte un statut de validation aux objets à valider. Ce statut correspond au statut en cours au moment de l’enregistrement des données. Le premier chiffre représente le nombre d’employés nécessaire pour accomplir la procédure de validation. Le deuxième chiffre représente le nombre de validations qu’il reste à exécuter.

      4. Un enregistrement de données est soumis au principe de double vérification, qui demande l’intervention de deux employés. En d’autres termes, deux utilisateurs doivent valider l’enregistrement. Lorsque vous créez un enregistrement, le système lui affecte le statut initial 22. Après la première validation, le statut de validation devient 21 et, après la deuxième validation, 20. Le statut 20 indique que l’enregistrement a été entièrement validé.

    4. Le code Validation indique si l’objet a été créé pour la première fois (« I ») ou s’il a déjà été modifié (« U »). Cette zone reste vide si vous validez l’objet.
    5. Le principe de validation appliqué (en d’autres termes, le nombre d’employés requis pour valider l’objet) est affiché dans la zone Description, qui correspond au statut de validation numérique.

    Vous pouvez également consulter l’historique de validation lorsque vous créez ou modifiez un objet de validation. Vous ne pouvez cependant ni traiter ni valider l’objet à ce stade.

  3. Pour modifier les données d’un objet existant, sélectionnez Modifier objet de validation. Dès que vous avez sauvegardé vos modifications, le système revient automatiquement à votre corbeille d’arrivée dans le Business Workplace. Suite aux modifications, le système remplace le work item existant par un nouveau. Vous pouvez ensuite traiter et valider l’objet en sélectionnant Exécuter.
  4. Pour consulter les données de l’objet, sélectionnez Afficher objet de validation. Le système accède automatiquement à un nouveau dossier, ce qui vous permet de comparer les données affichées de l’objet aux documents de modification. Pour visualiser les documents de modification, sélectionnez Afficher documents de modification pour objet. La fonction Afficher documents de modification pour objet n’est prévue que pour les données de base de prêts/emprunts, pour les partenaires et pour les objets de garantie.
  5. Pour valider un objet, sélectionnez Valider. Dès qu’un objet a été complètement validé, en d’autres termes, lorsque le deuxième chiffre du statut de validation est 0, l’impact de la validation varie en fonction du type d’objet :

    6. Données de base des prêts/emprunts, objets de garantie, partenaires, tableaux d’affaires nouvelles

    Les données de ces objets sont validées.

    Décaissement, remboursement exceptionnel, saisie de transactions commerciales - frais, saisie individuelle de frais

    Lors de la validation des enregistrements, le système génère des enregistrements prévisionnels qui sont inscrits dans la base de données. Ces enregistrements prévisionnels peuvent alors être comptabilisés.

    Transferts de capitaux, post-traitement d’encaissements, annulations

    Lorsque vous exécutez la validation, le système comptabilise les données (enregistrements réalisés).

  6. Vous pouvez également refuser un objet de validation. Si vous sélectionnez Refuser validation, le système renvoie l’objet de validation à la personne qui a entrepris le workflow de validation (cet objet se présente sous la forme d’un work item dans la corbeille d’arrivée du Business Workplace de cette personne). Nous vous recommandons de spécifier le motif de votre refus dans une pièce jointe.

Pour plus d’informations, voir BC-Base ® Business Workflow (BC-BMT-WFM).