Vous pouvez créer et traiter les différents objets de gestion des déplacements professionnels (demande de déplacement, plan de déplacement, frais de déplacement) dans l’écran initial du Gestionnaire des déplacements.

L’écran initial est divisé en deux zones principales.

Dans la zone supérieure, vous pouvez :

• créer une demande de déplacement ;
• réserver des vols, des hôtels ou des véhicules de location (ou créer un plan de déplacement) ;
• lancer un calcul de frais de déplacement.

La liste des déplacements ouverts s’affiche dans la zone inférieure de l’écran. Cette liste apparaît dès que vous avez créé au moins une demande de déplacement, un plan de déplacement ou un calcul de frais de déplacement. Vous obtenez ainsi une vue d’ensemble de tous les déplacements en cours qui doivent encore être traités.

Les données de déplacement générales et les éventuelles activités suivantes (que vous pouvez lancer directement par des liens) s’affichent pour chaque déplacement de la liste.

La définition d’activités liées pour chaque déplacement facilite considérablement le traitement ultérieur des déplacements.

Les éventuelles activités liées peuvent modifier les demandes de déplacement, les plans de déplacement ou les calculs de frais de déplacement existants et créer l’objet suivant correspondant :

Si vous n’avez pas continué le traitement d’un déplacement professionnel pendant une certaine période, la demande de déplacement, le plan de déplacement ou le calcul des frais de déplacement correspondants sont marqués d’un code d’alarme à titre d’avertissement.

Cet avertissement indique s’il convient d’intervenir immédiatement. Par exemple, un code d’alarme est activé si une demande ou un plan de déplacement doit être achevé dans les deux semaines qui suivent ou si un calcul de frais de déplacement n’a toujours pas été achevé (quatre semaines après la fin du déplacement professionnel).