Le module de consolidation a été conçu pour vous procurer un reporting de consolidation adapté et constamment mis à jour, par le biais d’un transfert efficace et fiable des données des états financiers individuels des filiales. C’est dans ce souci d’efficacité que le module FI-LC permet de préparer des comptes consolidés non seulement en fin d’exercice comptable, mais également en cours d’exercice (mensuellement ou trimestriellement, par exemple).

Vous devez affecter, à chaque sous-groupe, une fréquence de consolidation dans la fiche de sous-groupe. Cette fréquence de consolidation détermine le nombre de comptes consolidés à préparer en cours d’exercice ainsi que l’intervalle à respecter entre chaque consolidation. Vous pouvez, par exemple, définir une fréquence de consolidation mensuelle, semestrielle, trimestrielle ou annuelle. La fréquence de consolidation souhaitée pour un sous-groupe est affectée dans la Gestion de sous-groupe.

Il faut ajouter, relativement à la définition de la fréquence de consolidation, que :

• Les programmes mettant en œuvre des fonctions de consolidation ne peuvent être exécutés qu’au cours de la dernière période de chaque intervalle de période (par exemple, les périodes 6 et 12 dans le cas d’une consolidation semestrielle).

• Lors du traitement des données du reporting financier extraites des tables ou de la base de données de totaux, la sélection ne porte que sur les valeurs de période relatives à l’intervalle donné.

Une fréquence de consolidation est qualifiée de fréquence périodique lorsque deux intervalles de période au mois lui ont été affectés.

Dans le module FI-LC, un grand nombre de tables de commande dépendent de la période comptable. Le cas échéant, vous pouvez recourir à plusieurs méthodes d’évaluation pour des périodes de reporting différentes. Malgré sa grande souplesse de fonctionnement, le système exige néanmoins un traitement de la part de l’utilisateur. Cette intervention de l’utilisateur s’explique par le fait que le système est, bien souvent, incapable de déterminer si une modification des méthodes d’évaluation est autorisée ou interdite d’une période de reporting à l’autre. Ici encore, vous devez, à des fins de vérification, garder une trace des modifications que vous apportez à ces tables de commande.

Veuillez dès lors tenir compte de ce qui suit lors de la définition des fréquences de consolidation : les programmes d’Élimination intra-groupe et de Reclassement n’accèdent pas aux tables de commande en utilisant la période saisie comme paramètre dans l’écran initial. En fait, cette période est utilisée pour lire la table de période. Quant au code période saisi pour l’intervalle de période dans la définition de la fréquence de consolidation, il a pour rôle de définir les tables de commande à sélectionner. Pour chaque code période, vous devez effectuer une saisie dans la table de commande. Le nombre de saisies dans les tables de commande peut ainsi être réduit au minimum.

Lorsque vous convertissez des devises en vue de la consolidation en cours d’exercice, gardez à l’esprit les points suivants :
Si vous sélectionnez le type de conversion 1, un problème se pose lors de l’évaluation des chiffres mensuels ou trimestriels. Le système utilise en effet la table des cours pour convertir, en devise de consolidation, les valeurs exprimées en devise interne. Si le taux de change diffère par rapport à la période précédente, le système saisit uniquement la valeur de période réelle dans la table de totaux de la période en cours. Il effectue également une correction des valeurs de la période précédente sur la base du taux de change modifié, lequel est également saisi dans la table. Cette écriture de correction entraîne l’alignement sur le nouveau taux de change de la valeur totale de toutes les périodes cumulées. Cela peut se traduire par une altération des chiffres mensuels ou trimestriels.
Avec la clé de conversion 5, par contre, le système n’effectue pas ce type d’écriture de correction. Les chiffres y sont alors convertis au taux mensuel via la table des cours.

En conclusion, vous devez vérifier avec le plus grand soin les types de conversions utilisés lors d’une consolidation en cours d’exercice.

La fréquence de consolidation est un attribut de sous-groupe et non de société S/L. Vous pouvez donc, en principe, inclure une seule et même société S/L dans des sous-groupes ayant des fréquences de consolidation différentes. Ceci entraîne les conséquences suivantes :

• Vous devez, pour cette société S/L, saisir des données à la fréquence exigée par le sous-groupe qui a la fréquence de consolidation la plus élevée.

• La fréquence d’exécution de la conversion de devise doit correspondre à celle de la saisie de données de la société S/L.

• Vous pouvez exécuter des écritures d’élimination intra-groupe et d’élimination des titres, comme décrit précédemment.

• Pour exécuter des écritures en vue d’éliminer les résultats inter-sociétés des stocks, vous devez, de préférence, recourir au type de pièce de niveau d’imputation 3 (au lieu du niveau d’imputation 2 utilisé normalement). En effet, ce niveau d’imputation 3 crée le modèle de sous-groupe nécessaire aux sous-groupes ayant des fréquences de consolidation différentes. Cela permet d’éviter des écritures erronées lors de l’élimination des profits inter-sociétés.
  Vous devez passer des écritures d’élimination des résultats de cession interne avec le niveau d’imputation 2. Il est difficile de gérer les cessions internes dans plusieurs sous-groupes avec des fréquences de consolidation différentes, parce que le système est actuellement incapable de mentionner le sous-groupe lors de l’enregistrement.

Il se peut que vous souhaitiez consacrer autant de temps et de travail à la préparation d’états financiers en cours d’exercice qu’à la préparation d’états financiers annuels, dans la mesure où les données résultantes ne servent qu’à des fins internes. Il n’empêche qu’ils doivent refléter la situation aussi fidèlement que possible, tandis que le temps et les efforts que vous y passez doivent être proportionnels au résultat.

Attendu qu’il existe plusieurs méthodes qui permettent l’introduction quasi automatique de données des états financiers individuels dans le système, la seule opération qui prend réellement du temps est l’exécution des écritures de consolidation. Dans la plupart des cas, il est impossible d’éviter les écarts de conversion sur éliminations intra-groupe lors de l’élimination des dettes et des créances intra-groupe et des chiffres d’affaires réciproques. Dès lors, dans le cas d’une consolidation en cours d’exercice, il peut être sage d’utiliser des niveaux de tolérance supérieurs à ceux des états financiers annuels.

Le code période permet d’exercer un contrôle sur cette procédure. Ce code est décrit en détail dans la section « Tables dépendant des périodes comptables ».