Interface souple de transfert de données 

Une interface souple permet d’importer des données sous n’importe quel format dans le système de consolidation. Sous Customizing, vous devez procéder de la manière suivante :

Les méthodes de transfert de données peuvent être affectées à la société S/L dans le Guide d’implémentation de la Consolidation en sélectionnant Données de base ® Sociétés S/L ® Gestion des sociétés S/L.
Les méthodes de téléchargement et les noms de fichier logiques accompagnés de leurs affectations de société S/L peuvent être définis dans la section Données des états financiers individuels ® Reprise de la saisie décentralisée ® Saisie de différents systèmes externes du Guide d’implémentation de la Consolidation.

Les données sont importées dans le menu de Consolidation en sélectionnant Données des états financiers individuels ® Reprise des données. Les fichiers qui contiennent des données de société S/L ainsi que des données commerciales peuvent être importés.

Exemple de transfert de données à partir d’un fichier MS Excel

L’exemple ci-dessous illustre la procédure de mise à jour pour télécharger les données des fichiers Excel vers le système de consolidation.

Mise en page du fichier Excel

1996

100

G1000

  

1

30110100

3 489

-

1

30110201

35 639

-

1

30110202

1 759

-

2

30110100

3 519

-

2

30110201

35 453

-

2

30110202

1 643

-

3

30110100

10 000

-

3

30110201

15 000

-

3

30110202

20 000

-

 

Remarques :

  1. L’en-tête (première ligne du fichier) contient l’exercice comptable, la version de consolidation et la société S/L.

Pendant le téléchargement, le système vérifie si les détails de l’écran initial sont identiques aux données de l’en-tête. Nous vous recommandons donc de copier les détails de l’écran initial dans l’en-tête du fichier.
  1. Le fichier contient les colonnes Période, Compte, Devise interne ainsi que le Signe +/-.

Utilisez la zone Période si un fichier contient des données de plusieurs périodes. Dans ce cas, les périodes apparaissent les unes à la suite des autres.
Si les données du fichier ne se rapportent qu’à une seule période, la colonne de période n’est pas indispensable et vous pouvez saisir la période dans l’en-tête.
  1. Sauvegardez le fichier Excel comme type de fichier Texte (délimité par des tabulations). Le fichier porte l’extension txt.
  1. Marche à suivre pour afficher le signe +/- des données dans le fichier :
  1. Le programme de téléchargement des données en Consolidation exige que les valeurs du fichier Excel soient cumulées.
  2. Sauvegardez le fichier Excel dans le chemin d:\ablage\excel\flex.txt , par exemple.

Définition de la méthode de téléchargement dans le Guide d’implémentation

  1. Dans le Guide d’implémentation, créez une méthode nommée EXCEL, par exemple.
  2. Sélectionnez le signe de tabulation T comme séparateur de zone. Cela correspond au type de fichier Texte (délimité par des tabulations) pour le fichier Excel.
  3. Sélectionnez une période comme séparateur décimal.
  4. Vous pouvez manipuler les découpages manquants dans les données du fichier à l’aide des options suivantes :

L’option que vous sélectionnez dépend de la mise en page du fichier Excel.
  1. Le bloc Autres zones comprend toutes les zones disponibles en Consolidation. Vous devez déplacer les zones requises pour le téléchargement du fichier Excel à partir de ce bloc :

Remarques :

Pour les blocages En-tête fichier et Lignes de données, veuillez noter : la zone doit être affectée aux blocs dans l’ordre où ils apparaissent de gauche à droite dans l’en-tête de dossier.

Vous devez toujours déplacer les zones Ledger, Société S/L, Exercice, Version de consolidation, Période, Compte et au moins une zone de montant ou de quantité vers l’un des blocs. Comme la zone Ledger n’est contenue ni dans l’en-tête ni dans les lignes de données du fichier, vous devez la déplacer dans l’écran initial.

Pour sélectionner la zone à déplacer, cliquez sur le bouton de commande voulu ou utilisez la fonction correspondante dans le menu Traiter. Positionnez le curseur dans le bloc cible et déplacez la zone en sélectionnant la fonction correspondante de ce même menu.

Définition des noms de fichier logiques

  1. Dans le Guide d’implémentation, définissez un nom de fichier logique indépendamment du mandant.

Vous devez indiquer la variable NOMFICHIER entre chevrons comme nom du fichier Excel à télécharger. Lorsque le système lit le chemin, il remplace la variable par le nom.

Vous pouvez aussi indiquer le chemin physique d:\ablage\excel\<NOMFICHIER>.txt . Le nom de fichier qui remplace la variable NOMFICHIER peut alors comporter 8 caractères au lieu de 4, puisque l’extension est déjà définie.

Vous ne devez pas indiquer le nom de fichier physique à ce stade, mais bien pendant la gestion des noms de fichier indépendants des mandants.
  1. Définissez également un nom de fichier logique dépendant du mandant UPLOAD_G1000 . Créez le nom de fichier sous la forme d’une nouvelle saisie à l’aide des valeurs suivantes :

Gestion des données de base de société S/L

Vous devez indiquer les valeurs ci-dessous dans les données de base de la société S/L G1000 :

  1. Méthode de transfert de données « Téléchargement à partir de la saisie externe ».
  2. Méthode de téléchargement EXCEL et nom de fichier logique UPLOAD_G1000 dans les valeurs supplémentaires du transfert de données.

Le chemin physique est automatiquement affiché comme emplacement physique.

Téléchargement du fichier Excel

Pour importer le fichier Excel, sélectionnez États fin.ind.® Transfert de données du menu de Consolidation.

La saisie des paramètres de sélection ci-dessous se fait dans l’écran initial de téléchargement flexible :

Comme la période est contenue dans les lignes de données du fichier Excel, vous ne devez pas l’indiquer dans l’écran initial. Vous ne devez l’indiquer que si vous souhaitez télécharger les données d’une période unique.

Pendant le téléchargement des données, le système vérifie si les données de base définies dans le fichier Excel existent dans le système de consolidation.

Après avoir téléchargé les données, vous pouvez passer à la liste de base de données.