Gestion des comptes (Bibliothèque R/3

Gestion des comptes

La Gestion des postes permet de modifier des postes existants ainsi que d’en ajouter de nouveaux. Vous pouvez affecter à chaque poste des propriétés. Par la suite, il est conseillé d’agir avec la plus grande prudence lors de la modification des attributs.

Explication des paramètres :

L’écran de synthèse affiche le numéro de poste et le texte de chaque enregistrement. De nouvelles données peuvent également être saisies dans cet écran.

L’écran de détail affiche également les désignations et les textes moyens de chaque poste. Vous pouvez gérer ces textes soit ici, soit dans la section Données de base ® Postes ® Plan de comptes personnalisé ® Gérer textes de poste du Guide d’implémentation.

La zone Nouv. poste consolidé permet de saisir le nouveau numéro de poste devant remplacer l’ancien (voir aussi Modification des postes SAP standard).

Lors de la saisie d’un poste de totaux, vous devez l’indiquer. Ces postes ne peuvent pas être adressés directement durant l’opération de saisie de données ni la passation d’écritures. Ils sont simplement repris dans les états avec leur texte. La valeur du poste de totaux représente la somme de postes qui lui sont affectés. Saisissez la règle de totalisation dans la zone Poste de totaux sous forme d’intervalle de postes, par exemple (0010000000,0019999999), ou de set de poste, par exemple S (NOM-SET____) . Saisissez des intervalles de poste comptant 10 caractères et des sets en comptant 12. Si le code de set compte moins de 12 caractères, vous devez le justifier à droite en ajoutant des caractères d’espacement jusqu’à la parenthèse fermante. Pour plus d’informations sur les sets, reportez-vous à la rubrique Vue d’ensemble.

La zone Poste de totaux est également utilisée pour définir les codes de set des codes mouvement, des années d’acquisition, des sociétés S/L partenaires et des devises, ce qui permet des découpages des postes saisis par code mouvement, exercice, société S/L partenaire et devise. Ces codes de set peuvent ensuite être utilisés pour créer automatiquement des formulaires de saisie.

Vous devez également sélectionner le Code EIS, si vous souhaitez que le poste soit un poste de totaux destiné au reporting EIS (tableaux de bord).

Vous devez positionner le signe « Débit/Crédit » sur « + » pour les postes d’actif et de charges ou sur « - » pour les postes de passif et de produits. Cela permet de saisir des données, sans devoir pour autant saisir des signes plus ou moins et vous assure que la base de données enregistre le signe correct.

Les caractéristiques d’un poste sont définies par la catégorie à laquelle il appartient :

A pour les postes d’actif ;

P pour les postes de passif ;

G pour les postes de compte de résultat (chiffre d’affaires) ;

S pour les postes divers (statistique).

Vous pouvez indiquer si et comment un poste doit être découpé. Quatre options sont disponibles :

Découpage Cmvt par codes mouvement

Découpage/année par années d’acquisition

Partenaires de découpage par société S/L partenaire

Découpage dev. par devise de transaction

En fonction des codes sélectionnés, la saisie dans la zone correspondante sera obligatoire lors de la saisie des données et de la comptabilisation.

Vous pouvez sélectionner un maximum de deux types de découpage.

Sélectionnez la zone Code Poste de consolidation si le poste en question n’est significatif que pour les états financiers consolidés et non pour les états financiers individuels.

Sélectionnez le code Découpage incomplet si le poste ne doit pas être totalement découpé par société S/L partenaire. Ce choix convient parfaitement pour un poste qui, par exemple, affiche les parts d’associés mais ne détaille pas le reste.

Vous devez saisir un Poste de renvoi pour les postes à transférer dans l’autre partie du bilan. Saisissez le numéro du poste de renvoi.

Si vous avez déjà sélectionné des données pour un état, vous devez impérativement effectuer une nouvelle sélection de données à des fins de modification de la gestion des postes, sans quoi vos modifications ne seront pas prises en compte. Cette opération est déclenchée par la sélection du code Copier Plan de comptes. Reportez-vous également aux explications supplémentaires figurant dans la rubrique Sélection et mise à jour de données.

Découpage ou compression des postes existants

Parfois, des postes existants doivent être découpés ou comprimés.

Afin de découper un poste, créez le nouveau poste avec les textes de poste dans la Gestion de poste. Il est conseillé de vérifier la définition des postes de totaux et, si nécessaire, de les corriger pour le nouveau poste.

Des postes peuvent être comprimés dans le programme de report du solde. Sous la clé de classification VTR dans Gestion des postes standard, affectez les postes cibles aux postes à comprimer. Saisissez également les postes à comprimer sous la clé de classification VLO pour vous assurer que leurs reports de solde sont supprimés. (Voir également Clôture d’exercice pour le report des soldes.) Ce processus permet de comprimer un poste découpé en un poste sans découpage.

Pour vous assurer que la modification du Plan de comptes s’effectue dans tout le système, il se peut que vous deviez corriger manuellement les objets suivants :

formulaires de saisie ;
postes standard ;
contrôles de vraisemblance ;
méthodes de conversion de devise ;
règles d’élimination ;
règles de reclassement ;
méthodes d’élimination des titres ;
familles de produits ;
postes de contrepartie pour l’élimination du résultat de stock intra-groupe ;
données du reporting financier pour (a) l’élimination des résultats inter-sociétés de stock et de cessions internes et (b) l’élimination des titres ;
formulaires d’état.