Rôle 

Définition

Il s'agit d'un objet utilisé par la composante SAP Business Workflow pour déterminer les agents potentiels pour un work item.

Utilisation

Utilisez les rôles pour spécifier un agent (ou des agents) pour une tâche lorsque le nombre d'agents potentiels est trop élevé ou n'est pas clairement défini. Lorsque vous affectez des work items à des salariés adaptés à l'organisation, les compétences et les autorisations sont gérées efficacement et les goulots d'étranglement sont évités.

Vous souhaitez transmettre le bon d'absence de M. Dupuis à son chef de service. Tous les chefs de service de votre entreprise sont des agents potentiels pour un bon d'absence. Toutefois, vous ne souhaitez pas que chaque chef de service reçoive le bon d'absence de M. Dupuis. Lors de l'exécution, le rôle utilisé pour déterminer un gestionnaire vous permet d'exploiter les affectations (relations) au sein d'une structure de l’entreprise. Les relations permettent de déterminer que Mme Dupont est la chef de service de M. Dupuis. La tâche est transmise à Mme Dupont.

Autres exemples :

Rôle permettant de déterminer le bureau d'études

Rôle permettant de déterminer l'unité structurelle d'un utilisateur

Il n'est pas obligatoire que l'agent d'un rôle soit un utilisateur. Tous les objets de la composante Gestion de l'organisation peuvent être les agents d'un rôle.

Le workflow utilise les valeurs du conteneur de rôle pour sélectionner un sous-ensemble d'agents potentiels. Par conséquent, la détermination des rôles effectuée lors de l'exécution pour définir l'agent pour une étape de workflow, représente un outil intelligent, performant et flexible.

Rôles par défaut pour définir les tâches à une étape

Lors de la définition des tâches à une étape, vous pouvez spécifier des agents ou des destinataires particuliers par leur rôle :

Dans ce contexte, les rôles par défaut sont utilisés pour une tâche. La spécification de rôles par défaut pour une tâche à une étape est toujours facultative. Si tel est le cas, vous devez définir le flux de données du conteneur de tâche vers le conteneur de rôle.

La détermination est effectuée pour les rôles par défaut avant l'exécution de la tâche à une étape. (Si la tâche à une étape est utilisée comme étape dans une définition de workflow, la détermination est uniquement effectuée pour les rôles par défaut si la définition de workflow ne contient pas d'autres informations quant aux compétences ou aux destinataires.)

En règle générale, une tâche à une étape peut uniquement être exécutée par ses agents potentiels (ou un sous-ensemble) lorsqu'elle est traitée.

La spécification d'un rôle limite les agents à votre sélection préalable. Cette méthode ne peut pas être utilisée pour autoriser de nouveaux agents à exécuter une tâche client/tâche standard.

Rôles dans la définition de workflow

Lorsque les étapes suivantes d'une définition de workflow sont définies, les agents responsables et les destinataires peuvent être spécifiés par leur rôle :

Ces spécifications ne sont valables que localement pour la définition de workflow correspondante. Elles sont facultatives.

La spécification d'un rôle représente une méthode parmi d'autres pouvant être utilisées pour spécifier les agents responsables et les destinataires. Il est également possible de spécifier des compétences en utilisant un objet d'organisation approprié (fonction, poste, unité structurelle) ou une expression faisant référence au conteneur de workflow.

Structure

Différentes méthodes permettent de définir des rôles. Vous pouvez utiliser la méthode suivante :

Utilisez un module fonction pour définir des rôles standard si l'agent pour une tâche doit être recherché en fonction de critères de sélection très complexes. Si vous définissez les rôles à l'aide des modules fonction, le système recherche les agents en exécutant la fonction. Toutefois, les informations ne sont pas fournies de la même manière selon la fonction utilisée. Vous pouvez utiliser des fonctions prédéfinies ou créer les vôtres.

Utilisez les données d'organisation pour définir des rôles standard si vos processus de gestion sont gérés d'après votre modèle d’organisation. Si vous définissez les rôles à l'aide des données d'organisation, la détermination des rôles recherche les agents potentiels pour une tâche à l'aide des relations existant entre la tâche, les objets de la Gestion de l'organisation et les objets d'organisation SAP.

Utilisez les compétences pour définir des rôles standard si vous avez besoin de plusieurs critères de sélection précis pour rechercher des agents, mais que vous ne souhaitez pas utiliser les modules fonction. Vous pouvez également utiliser le modèle d’organisation pour rechercher les agents potentiels à l'aide des fonctions, des postes, etc.

Ces trois méthodes présentent certains avantages. Il est cependant préférable d'utiliser les compétences, car vous n'avez besoin d'aucun codage ABAP et vous pouvez afficher, puis modifier facilement les affectations d'agents. Définissez autant de critères qu'il est nécessaire pour un rôle, même si vous souhaitez uniquement utiliser certains de ces critères pour les compétences.

Chaque rôle dispose d’un conteneur de rôle qui comprend les valeurs sur lesquelles la détermination des rôles repose.

Les rôles sont toujours définis inter-mandants et ils sont toujours connectés au système de transfert comme des objets de transfert inter-mandants. À ce stade, la définition des rôles spécifiques aux mandants n'est pas gérée.

Une fois sauvegardé, chaque rôle est affecté d'un numéro à huit chiffres précédé de AC , utilisé à des fins d'identification.