Actions du contrôle des disponibilités (Bibliothèque R/3

Actions du contrôle des disponibilités

Utilisation

Cette fonction permet de définir le mode de réaction du système lorsqu’une opération dépasse une limite de tolérance fixée. Diverses actions sont possibles.

Conditions préalables

Vous définissez les options requises dans le Customizing de la Comptabilité budgétaire, sous Budgétisation et contrôle disponibilités ® Ctrl disponibilités ® Définir tolérances pour le contrôle des disponibilités. Pour chaque activité, vous pouvez définir un écart absolu ou relatif par rapport à la valeur de budget comme limite de tolérance pour des combinaisons de profil de budget de groupe d’opérations et d’action.

Fonctionnalités

Vous pouvez faire appel aux actions suivantes :

Action 1 = avertissement

Le système vous informe que la limite de tolérance est dépassée. Toutefois, la comptabilisation en question n’est pas refusée.

Action 2 = avertissement et message électronique au responsable

Le système envoie un message au gestionnaire du budget défini dans le centre financier, en lui indiquant le centre financier et le compte budgétaire dans lesquels le dépassement est survenu, ainsi que l’opération qui l’a provoqué. Le montant du dépassement et le numéro de la pièce sont également indiqués.

Action 3 = message d’erreur

Si une comptabilisation entraîne le dépassement de la limite de tolérance de l’action 3, le système refuse la comptabilisation et génère un message d’erreur.

Dans le cas d’augmentations ou de transferts de budget, le système modifie automatiquement un message d’erreur (pour un élément du plan de structure du budget) en un message d’avertissement afin d’autoriser l’augmentation ou le transfert budgétaire. Ce n’est le cas que si l’élément du plan de structure du budget qui reçoit le budget a déjà reçu un budget précédemment et que les affectations de fonds dans cet élément ne changent pas. Il en va de même, lorsqu’un objet budgétaire contient déjà des affectations de fonds.

Exemple :

Vous avez défini des limites de tolérance pour tous les groupes d’activités ou uniquement pour le groupe d’activités Budget. Lorsque le budget est dépassé, le système doit réagir en affichant un message d’erreur.
À la suite de comptabilisations, vous avez désactivé le contrôle des disponibilités et dépassé le budget disponible sans vous en rendre compte.
Vous avez réactivé le contrôle des disponibilités, puis restructuré les valeurs engagées à l’aide de l’option Avec protocole.
Le système affiche une liste présentant tous les éléments du plan de structure du budget pour lesquels la limite de tolérance a été dépassée.
Vous pouvez alors augmenter le budget pour les éléments du plan de structure du budget indiqués dans la liste.