Les comptes individuels des assurés représentent un élément essentiel du composant Caisse de pension. Les comptes peuvent être considérés comme des conteneurs pour certaines écritures, et contiennent les données suivantes en termes de tenue de compte technique :

• Données générales relatives aux assurés, à titre d'information ou à des fins statistiques. Par exemple, les rentes versées peuvent être écrites sans être intégrées dans un calcul ;
• Données servant de base au calcul des prestations (avoir au titre de l'épargne, par exemple).

Les comptes sont identifiés par un numéro de compte qui est affecté au compte de façon univoque (le cas échéant, pour toutes les caisses) lors de sa création.

Les comptes sont différenciés sur la base du type de compte : les comptes actifs reprennent les cotisations, les intérêts, etc., c'est-à-dire les valeurs concernant les assurés actifs dans le cadre de la gestion. Les rentes perçues par les rentiers sont écrites dans les comptes passifs.

Une période de validité (Début écritures, Fin écritures) est affectée à chaque compte. Seules les écritures dont la date comptable est comprise dans cette période sont écrites.

Un compte possède également une date de blocage. Une écriture ne peut être créée que si sa date de valeur en compte est postérieure à la date de blocage. En cas de clôture de compte (au 31/12/1998, par exemple), la date de blocage est modifiée en conséquence (au 01/01/1999, par exemple) après la création des différentes écritures (intérêts divers, avoir de vieillesse LPP, PLP à 50 ans). Il n'est alors plus possible de créer des écritures dans la période allant jusqu'à la clôture du compte sous peine d'invalider la clôture du compte.

Un compte possède également une devise. Toutes les écritures du compte doivent se référer à cette devise. La valeur utilisée par défaut lors de la création d’un compte est déterminée comme suit: pour un domaine du personnel ayant le groupe de pays (molga) «02», le système définit la société dont le pays détermine la devise.Lors de la création d'un nouveau compte, un groupe d'autorisations est affecté à ce dernier. Ce groupe permet de délimiter le traitement de certains comptes (pour les cadres, par exemple) à un groupe d'utilisateurs système.

Étant donné que différentes valeurs interviennent dans les calculs sous forme de cumuls d'écritures, l'exactitude du signe +/- est particulièrement déterminante pour une écriture. En règle générale, les versements (prestations d'entrée, cotisations, par exemple) sont écrits en positif dans le compte et les paiements (versements anticipés, rentes, par exemple) sont écrits en négatif.

Étant donné que, dans une CP, des prestations différentes peuvent être perçues par différents assurés (rentes de veuve et rentes d'orphelin, par exemple), plusieurs matricules peuvent être affectés à un compte. En règle générale, chaque assuré ne peut avoir qu'un seul compte auprès d’une caisse avec un type de compte fixe à un moment donné (cette délimitation est nécessaire car lors de l'enregistrement d'une écriture via la caisse, le type de compte et la date comptable doivent pouvoir déterminer un compte de façon univoque).

Les écritures d'un compte sont identifiées par l'intermédiaire de la date comptable et d'un numéro séquentiel à deux positions. Cent écritures, au maximum, sont possibles par date comptable. Les écritures contiennent les informations suivantes :

• Date comptable
  Date de création de l’écriture ;
• Date de valeur en compte
  Date à partir de laquelle l’écriture est soumise au calcul des intérêts, le cas échéant ;
• Catégorie de valeur
  Signification de l’écriture Cotisation d’épargne SAL ou Prestation de libre passage acquise, par exemple ;
• Valeur
  Valeur de l’écriture, il s’agit généralement d’un montant monétaire ;
• Période/année de paie
  Indique le moment où une écriture — si une intégration de la paie est définie pour la catégorie de valeur — est ou a été traitée dans la Paie dans la mesure où l’écriture a été générée à partir de la Paie.
• Code d’origine
  Indique l’origine de l’écriture :

• MA : manuelle,
• LT : via le programme Exploitation globale Liste,
• AB : via le programme Écritures de paie,
• nn : via le programme Exploitation globale SAPscript avec action GT nn

• Code Écriture ouverte
  Indique que l’écriture n’a pas encore été traitée dans le Paie ;
• Matricule
  Matricule pour lequel l’écriture a été générée. Si plusieurs rentiers utilisent un compte passif commun, il est par exemple possible de déterminer ultérieurement le rentier pour lequel les écritures de rente ont été créées ;
• Nom utilisateur de la personne ayant effectué une modification
  Utilisateur ayant lancé le programme avec lequel l’écriture a été créée.

Le schéma suivant illustre de façon simplifiée (tous les attributs des écritures ne sont pas représentés) les rapports intervenant dans la tenue des comptes.

Vous pouvez affecter un compte à un nombre indéterminé de matricules à un moment donné. Cette affectation vous permet ainsi d'enregistrer les écritures d'un matricule dans un compte déterminé, et par exemple, d'écrire les rentes de veuve dans un compte ayant été créé à l'origine pour un ancien assuré.

Pour que le compte cible puisse être déterminé de façon univoque (à partir du matricule, de la caisse, du type de compte et de la date comptable) lors de la création d'une écriture à partir d'un programme (écritures de paie, par exemple), vous ne devez affecter, à une date/heure donnée, qu'un seul compte avec un type de compte fixe à un matricule dans une caisse. Par conséquent, il est nécessaire, dans des cas exceptionnels (personne percevant des rentes de différents assurés de la CP), de créer des matricules séparés lorsqu'une affectation de compte est souhaitée.