Scénario de saisie : rapport hebdomadaire 

Applications

Ce scénario de saisie vous permet de saisir et de modifier des rapports hebdomadaires. Ceux-ci couvrent toujours une période de sept jours. Le système les présente sous forme de calendriers semaine par semaine. Le rapport hebdomadaire a été conçu pour saisir des justificatifs individuels. Vous ne pouvez l’utiliser que pour saisir des déplacements pour lesquels vous ne voulez pas calculer les forfaits repas ou nuitées.

Conditions préalables

Pour adapter le rapport hebdomadaire à vos exigences internes, vous pouvez utiliser le Customizing des Frais de déplacement professionnel, et en particulier la caractéristique TRVPA et la définition des catégories de frais de déplacement.

Déroulement

  1. Lancez le rapport hebdomadaire en appelant la fonction Rapport hebdomadaire dans les Frais de déplacement professionnel.

    2. Le système vous propose une synthèse de tous les rapports hebdomadaires saisis pour le salarié. Les déplacements créés à l’aide d’un autre scénario de saisie ne sont pas affichés dans cette synthèse.

  2. Vous pouvez sélectionner un rapport hebdomadaire et le modifier, ou en créer un nouveau.

    3. Vous accédez à l’écran de saisie central des rapports hebdomadaires. Cet écran affiche un calendrier semaine par semaine. Vous pouvez sélectionner la période affichée. Si vous avez déjà saisi des déplacements pour le salarié dans la période sélectionnée à l’aide d’un autre scénario de saisie, vous ne pouvez plus saisir de rapport hebdomadaire pour les semaines correspondantes car le système vérifie le chevauchement des déplacements. Dans le Customizing des Frais de déplacement professionnel, vous pouvez spécifier via la caractéristique TRVPA que le système ne doit pas effectuer ce contrôle pour les rapports hebdomadaires et les déplacements.

  3. Saisissez les kilomètres parcourus jour par jour dans le rapport hebdomadaire.

    4. Le système calcule les distances parcourues à l’aide d’un forfait. Vous ne pouvez pas paramétrer la répartition des kilomètres. Vous pouvez toutefois appeler les valeurs par défaut d’affectation des coûts pour les kilomètres.

  4. Dans le rapport hebdomadaire, saisissez les montants pour les catégories de frais de déplacement significatives jour par jour.

    5. Le système affiche la liste des catégories de frais de déplacement. Dans le Customizing des Frais de déplacement professionnel sous Définition des catégories de frais de déplacement, déterminez les catégories de frais de déplacement que le système doit afficher.

  5. Pour saisir des données de déplacement détaillées, vous pouvez appeler d’autres fonctions de saisie à partir du rapport hebdomadaire.

    6. Les fonctions de saisie que vous pouvez appeler dépendent du schéma de déplacement que vous avez défini dans le Customizing des Frais de déplacement professionnel pour le gestionnaire des déplacements professionnels.

  6. Clôturez le scénario en sélectionnant la fonction Sauvegarder déplacement.

Résultat

Vous avez créé ou modifié un rapport hebdomadaire. Le système l’a sauvegardé dans la base de données. Pour rembourser les frais de déplacement, vous devez autoriser le rapport hebdomadaire, le calculer et le transférer dans la Gestion comptable, la Paie ou l’échange de données sur support magnétique.

Voir aussi :

Création d’un rapport hebdomadaire

Modification d’un rapport hebdomadaire

Simulation d’un calcul des frais de déplacement (gestionnaire des déplacements professionnels)

Autorisation d’un rapport hebdomadaire

Calcul d'un rapport hebdomadaire

Remarques sur la caractéristique TRVPA