Les frais de déplacement constituent un des plus grands facteurs de coût du personnel et peuvent être l’objet d’économies considérables.

La composante Gestion des déplacements professionnels - Planification des déplacements du système R/3 et le service de réservation en ligne qui y est associé contribuent fortement à réduire les coûts de processus de vos déplacements. La Planification des déplacements permet de réduire les instances impliquées dans le processus de planification et de réservation d’un déplacement, de simplifier le processus lui-même et de prendre automatiquement en considération des règles de déplacements internes. Elle améliore également la transparence au niveau des coûts et des domaines ou salariés générateurs de coûts.

L’utilisation de la Planification des déplacements assure un avantage stratégique important au rôle du gestionnaire des déplacements de votre entreprise. Les statistiques du volume d’affaires et les outils de reporting de la Planification des déplacements fournissent des arguments concrets pour les négociations des prix avec les prestataires de services. Le gestionnaire des déplacements est soulagé des tâches de routine et peut donc se concentrer sur des tâches stratégiquement plus importantes, telles que l’administration du système, le management de la qualité, la gestion et l’optimisation des processus internes.

La Planification des déplacements élargit également la responsabilité du salarié. Ces fonctions ne sont pas uniquement destinées à des experts utilisant quotidiennement le système pour réserver des prestations de déplacement, elles sont particulièrement conçues pour aider les utilisateurs occasionnels. Ces utilisateurs occasionnels peuvent être les personnes en déplacement ou les secrétaires qui doivent traiter l’organisation des déplacements de plusieurs personnes.

Le lien entre la Planification des déplacements et SAP Business Workflow permet également de réduire les coûts, de définir les processus d’autorisation de façon unique et de réussir la mise en œuvre d’une procédure d’approbation complexe.

Pour exploiter au mieux les fonctions d’information et de réservation disponibles dans la Planification des déplacements, vous devez établir une liaison avec un système de réservation global, qui permettra la communication avec les prestataires de services.

La connexion actuelle s’effectue avec le système de réservation AMADEUS Global Travel Distribution. Ce système est utilisé dans le monde entier et compte 160 000 terminaux reliés dans 37 000 agences de voyages et billetteries.

Les données suivantes de la Planification des déplacements sont automatiquement transférées dans la composante Frais de déplacement de la Gestion des déplacements professionnels :

• Date et heure
• Motif, destination
• Justificatifs avec prix du vol, du véhicule de location et d’hôtel
• Étapes

À partir des Frais de déplacement, un transfert automatique peut être effectué vers les composantes suivantes :

• Comptabilité financière (FI)
• Paie (HR)
• Contrôle de gestion (CO)

La Planification des déplacements offre les fonctions suivantes :

• Accès à des services d’information indépendants des agences pour les vols, les hôtels, les véhicules de location et les trains
• Réservation en ligne de vols, de chambres d’hôtel et de véhicules de location
• Prise en considération des règles de déplacement internes pour les demandes et les réservations
• Possibilité de paramétrage d’un catalogue d’hôtels interne
• Prise en considération automatique des conventions passées avec les agences de voyages
• Prise en considération automatique des préférences des personnes en déplacement

• Statistiques et calculs des frais de déplacement en vue d’analyser le comportement des salariés ou de favoriser les négociations avec les agences de voyages

• Intégration totale des données dans les Frais de déplacement