Affectation des factures (Bibliothèque R/3 - Contrôle des factures Logistique (MM-IV-LIV))

Affectation des factures

Utilisation

Lorsque vous saisissez une facture, il est important de la faire correspondre ou de « l'affecter » à une opération de commande afin que :

le système propose les données par défaut de la commande d’achat et de l'historique de commande ;
le système soit en mesure de mettre à jour l'historique de commande lorsque vous enregistrez la facture.

Les zones d'affectation permettent de contrôler quels postes de commande sont proposés sur la liste des postes à traiter. Vous pouvez saisir des factures avec ou sans référence à une commande, par l'enregistrement direct sur des comptes généraux ou sur des comptes d'articles. Pour plus d'informations, voir la mise à jour directe du fichier des stocks.

Plus l'affectation de la facture est précise, plus le traitement des postes de facture dans le Contrôle des factures (Logistique) est simple. En l'absence de précision, vous risquez d'être obligé d'exclure des postes de la facture. Si vous découvrez qu'il manque des postes de facture dans la liste des postes, vous pouvez effectuer une affectation étendue et ajouter ces postes.

Fonctionnalités

Vous pouvez affecter les factures aux objets suivants :

Affectation à :	Autres critères d'affectation	Type de poste de facture
Commande d’achat/ Programme de livraisons	Affectation multiple	Livraisons et prestations uniquement Coûts indirects d'acquisition uniquement Livraisons, prestations et coûts indirects d'acquisition
Bon de livraison Vous pouvez saisir un numéro de bon de livraison pour chaque entrée de marchandises. Ce numéro peut être mentionné ultérieurement dans une facture pour un poste de marchandises. Lorsque vous sélectionnez le contrôle des factures basé sur les entrées de marchandises dans le poste de commande, vous pouvez utiliser le bon de livraison pour affecter la facture de manière unique.	Affectation multiple Fournisseur de sélection	Livraisons et prestations uniquement
Lettre de voiture Vous pouvez saisir un numéro de lettre de voiture pour chaque entrée de marchandises. Ce numéro peut être mentionné ultérieurement dans une facture de coûts indirects d'acquisition.	Affectation multiple Fournisseur de sélection	Coûts indirects d'acquisition uniquement
Feuille de saisie de services Vous pouvez saisir une feuille de saisie de servicespour chaque réception. Ce numéro peut être mentionné ultérieurement dans une facture.	Affectation multiple	Prestations uniquement
Fournisseur	Vous limitez les postes de facture sélectionnés par : Divisions Livraisons Retours Périodes	Livraisons et prestations uniquement Coûts indirects d'acquisition uniquement Livraisons, prestations et coûts indirects d'acquisition
Prestataire de transport Pour plus d'informations, voir la composante Transport ( décompte des frais de transport avec les prestataires de transport) : Procédure d'avoirs Vérification manuelle des factures	Vous effectuez votre sélection en utilisant : des moyens de transport ; un partenaire (un fournisseur, par exemple) ; un numéro de frais de transport.	Prestations uniquement

Sélection de documents d'achat et de fournisseurs dans la zone de saisie du numéro de document.

Si vous ne connaissez pas les détails exacts du document d'achat ou du fournisseur, le système vous fournit plusieurs sélections afin de vous aider à rechercher le numéro du document. Placez le curseur dans la zone de saisie du numéro de document, puis appuyez sur la touche de fonction F4.

Le système vous indique les entrées possibles pour la sélection de votre document d'achat :

Commande d'achat/Programme de livraisons et bon de livraison

Si vous saisissez uniquement l'auteur de la facture, le système affiche les documents dans lesquels ce dernier est géré en tant que rôle partenaire.

Si vous saisissez uniquement le fournisseur, le système affiche les documents dans lesquels ce dernier est géré en tant que rôle partenaire.

Si vous saisissez des valeurs à la fois pour l'auteur de la facture et pour le fournisseur, le système affiche les documents relatifs au fournisseur qui contiennent l'auteur de la facture approprié.

La zone Autre auteur de la facture n'affecte la sélection des documents que lorsque la zone Auteur de la facture n'est pas renseignée. Si vous sélectionnez la zone Autre auteur de la facture et que vous saisissez un fournisseur, le système affiche tous les documents concernant ce fournisseur, ainsi que ceux pour lesquels le fournisseur apparaît comme l'autre auteur de la facture.

Si vous avez sélectionné la zone Facture attendue, le système affiche uniquement les documents pour lesquels une entrée de marchandises a déjà eu lieu. Cela signifie qu'il affiche les documents pour lesquels la quantité d'entrée de marchandises est supérieure à zéro. Pour sélectionner des commandes avec limites ou des commandes dans lesquelles la saisie de la facture survient avant l'entrée de marchandises, vous devez désélectionner cette zone, étant donné qu'aucune entrée de marchandises ne sera enregistrée pour ces commandes.

Si vous avez sélectionné la zone Avoir attendu, le système affiche uniquement les documents pour lesquels un avoir est attendu. Cela signifie qu'il affiche les documents pour lesquels la commande contient un poste de retour et pour lesquels l'entrée de marchandises a déjà eu lieu.

Lettre de voiture

Vous pouvez limiter les entrées possibles pour la lettre de voiture à l'aide d’attributs tels que le fournisseur, le document d'achat, le numéro d'étape, le compteur et le code mouvement.

Fournisseur et prestataire de transport

Vous pouvez limiter les entrées possibles à l'aide des adresses, des fournisseurs par société, des fournisseurs par article et des matricules.

Feuille de saisie des services

Vous pouvez limiter les entrées possibles à l'aide d'attributs tels que la désignation, le document d'achat, le poste et la feuille de saisie des services.

Autres critères d'affectation

Utilisez la fonction d'affectations multiples, dans Autres critères d'affection, lorsque vous souhaitez associer les factures à plusieurs documents d'achat, bons de livraison, lettres de voiture ou feuilles de saisie de services.

Limitation de l'affectation à un fournisseur

Si vous affectez la facture à un fournisseur, vous pouvez afficher tous les postes de facture pour ce fournisseur. Autres critères d'affectation permet de limiter l'affectation aux critères suivants :

Division uniquement

Ceci s'avère utile, par exemple, lorsqu'une commande d’achat a été créée pour plusieurs divisions, mais que la facture concerne une division particulière.

Livraisons

Si vous limitez l'affectation aux livraisons, seuls les postes marqués comme livraisons apparaissent dans la liste des postes.

Retours

Si vous limitez l'affectation aux retours, seuls les postes marqués comme postes de retour apparaissent dans la liste des postes.

Périodes

Vous pouvez saisir des périodes distinctes pour les livraisons et le retour. La liste des postes contient uniquement les postes de commande pour lesquels il existe au moins une entrée de marchandises dans la période définie.

Si le contrôle des factures basé sur les entrées de marchandises n'a pas été activé pour le poste de commande, les entrées de marchandises en dehors de la période spécifiée sont également prises en compte pour la détermination de la quantité proposée.

Dans le cas contraire, le système propose seulement les entrées de marchandises comprises dans la période indiquée.

Limitation de l'affectation à un bon de livraison ou à une lettre de voiture

Fournisseur de sélection

Ceci s'avère utile lors de la saisie de factures qui font référence à des numéros de bons de livraison ou de lettres de voiture.

Si vous affectez les factures correspondant à des postes de marchandises à un fournisseur de sélection dans Autres critères d’affectation, seules les commandes d’achat créées pour ce fournisseur apparaissent dans la liste des postes.

Pour les coûts indirects d'acquisition planifiés, il est possible de définir un fournisseur sur conditions en plus du fournisseur dans la commande d’achat. Par conséquent, vous pouvez configurer le système de manière à ce que, lorsque vous effectuez l'affectation à l'aide d'un fournisseur de sélection, tous les postes répondants aux critères suivants soient proposés :

le fournisseur défini dans la commande et le fournisseur sur conditions correspondent au fournisseur de sélection ;
le fournisseur défini dans la commande correspond au fournisseur de sélection ;
le fournisseur sur conditions correspond au fournisseur de sélection.

Auteur de la facture

L'auteur de la facture est le fournisseur sur le compte duquel le montant brut de la facture est imputé.

Vous pouvez saisir et modifier l'auteur de la facture directement dans les données d'en-tête du document sur la page à onglet Détails.

Si vous ne précisez pas l'auteur de la facture, il est déterminé automatiquement en fonction des règles suivantes :

Si vous avez saisi un fournisseur de sélection, celui-ci est considéré comme auteur de la facture.
Si vous n'avez pas saisi de fournisseur de sélection et si vous avez sélectionné des postes de marchandises, l'auteur de la facture de la première commande d’achat est utilisé.
Si vous n'avez ni saisi de fournisseur de sélection, ni sélectionné de poste de marchandises, le fournisseur sur conditions du premier poste de coûts indirects d'acquisition est considéré comme auteur de la facture.

Voir aussi :

Données fournisseur