Lors de la saisie d'une entrée de marchandises pour une commande d'achat, la quantité en cours de la commande apparaît en tant que quantité entrée sur le poste concerné. Vous pouvez modifier la quantité proposée si elle diffère de la quantité livrée.

Lorsque vous saisissez un poste d'entrée de marchandises, le système compare la quantité livrée à la quantité en cours de la commande. Les livraisons incomplètes ou excédentaires sont signalées immédiatement.

La quantité en cours de la commande est la quantité restant à livrer pour un poste de commande donné. Elle correspond à la différence entre la quantité commandée et la quantité déjà livrée. Si la quantité totale commandée ou une quantité supérieure a été livrée, la quantité en cours de la commande est égale à zéro.

Cette dernière est automatiquement ajustée à chaque entrée de marchandises sur un poste de commande donné et à chaque modification du poste.

La version standard du système SAP autorise les livraisons incomplètes. Le système interprète la quantité reçue comme une livraison partielle, l'accepte comme telle et émet un message d'avertissement signalant la livraison incomplète.

Il est également possible de fixer un pourcentage de tolérance de livraison incomplète dans le poste de commande. Si la quantité de marchandises entrée se situe dans la tolérance de livraison incomplète, le système l'interprète et l'accepte comme une livraison partielle ; vous ne recevez pas de message d'avertissement. Si, par contre, la quantité entrée est inférieure à la tolérance de livraison incomplète, un message d'avertissement est généré.

S'il s'agit d'une livraison finale, et non partielle, vous devez activer le code "livraison finale".

Les livraisons excédentaires ne sont pas autorisées dans le système standard SAP. Le cas échéant, ces livraisons sont signalées par un message d'erreur.

Si vous souhaitez autoriser les livraisons excédentaires, vous devez configurer les données suivantes dans la commande d'achat :

• le code Illimité ;

• la tolérance de livraison excédentaire

Le code "livraison finale" signale les postes de commande considérés comme clôturés. Il indique qu'aucune autre entrée de marchandises n'est attendue pour ces postes. Lorsqu'il est activé, la quantité en cours de la commande est remise à zéro, même si la quantité commandée n'a pas été intégralement livrée. L'enregistrement des entrées de marchandises correspondant aux quantités restantes reste possible, mais celles-ci n'entraînent plus de modification de la quantité en cours de la commande.

Dans le Customizing de la Gestion des stocks, vous pouvez paramétrer l'activation automatique du code "livraison finale" dans la commande lorsque :

• la quantité totale a été livrée ;
• la livraison incomplète ou excédentaire reste dans la tolérance établie.

Si une livraison incomplète est inférieure au seuil de tolérance, vous pouvez activer manuellement ce code lors de la saisie d'entrée de marchandises afin d'indiquer que cette livraison doit être considérée comme complète pour ce poste.

Si vous saisissez une livraison de retour ou une annulation pour un poste dont le code "livraison finale" a déjà été activé et que quantité livrée passe sous le seuil de tolérance de livraison incomplète, ce code est automatiquement réinitialisé. Vous recevez alors un message vous avertissant de cette réinitialisation. Si vous n’attendez aucune autre livraison, vous pouvez activer manuellement le code "livraison finale". De fait, ce code ne sera plus réinitialisé automatiquement.

Le code "livraison finale" a plusieurs effets.

• le poste de commande est considéré comme clôturé, même si la quantité n'a pas été intégralement livrée ;
• une livraison peut encore survenir même si elle n'est pas attendue ;
• à la prochaine entrée de marchandises, le poste est non sélectionné dans la liste de sélection des postes ;
• le poste de commande peut être supprimé, même si la quantité totale n'a pas été livrée.