Saisie de totaux 

Si, par exemple, vous souhaitez comptabiliser et vérifier une série d’extraits de compte bancaire, vous pouvez utiliser un total de contrôle pour confirmer que le total réel des montants comptabilisés est égal au total que vous avez calculé à l’avance. Procédez comme suit :

  1. Calculez le total des extraits de compte bancaire à comptabiliser.
  1. À partir de l’écran SAP Easy Access, sélectionnez Gestion comptable ® Compta.financière ® Grand livre ® Écriture ® Divers ® Écriture générale. Dans l’écran initial, sélectionnez Options ® Valeurs par défaut.
  1. Sélectionnez Saut ® Gérer valeurs par défaut.
  1. Vous pouvez saisir un solde client ou fournisseur prévu, ou au moins un total de contrôle, dans les zones Type cpte (type de compte), Du compte, Au compte, Montant débit, Montant au crdt, et Dev.
  1. Après avoir saisi les totaux de contrôle, comptabilisez votre opération commerciale.

Le système calcule automatiquement le total des débits et des crédits que vous comptabilisez.
  1. Après avoir saisi les transactions commerciales, retournez à la fonction des totaux de contrôle sous Options ® Valeurs par défaut dans le menu Grand livre.
  1. Sélectionnez Saut ® Afficher écart pour afficher les écarts.

Le système affiche l’écart entre le total de contrôle que vous avez précalculé et les montants comptabilisés. Des valeurs inégales indiquent que vous avez commis une erreur lors du calcul du total de contrôle ou lors de la saisie des opérations commerciales.

Si vous obtenez un écart après avoir comptabilisé toutes les opérations commerciales requises, vérifiez à nouveau le total attendu (additionnez une nouvelle fois les contrôles individuels). Si ce total est le même qu’auparavant, assurez-vous que vous avez saisi toutes les pièces et que vous n’avez pas saisi deux fois une pièce. Vous pouvez saisir toute pièce manquante et annuler toute pièce saisie deux fois. Si vous ne trouvez pas d’écart en procédant d’une de ces façons, vérifiez les montants comptabilisés pour chaque pièce.