Vous pouvez vérifier l’exactitude de vos comptes fournisseurs et clients au moyen de confirmations de soldes. Cela vous permet de déceler et de corriger tout écart pouvant exister entre vos enregistrements et ceux de vos partenaires commerciaux ainsi que d’effectuer les provisions nécessaires.
Le système R/3 offre diverses méthodes de confirmation des soldes, le choix de la méthode dépendant de la finalité de celle-ci. Ces méthodes sont les suivantes :
Vous notifiez ici le partenaire des montants individuels pour lesquels vous avez besoin d’une confirmation. Vous demandez une réponse dans tous les cas, que les montants correspondent ou non.
Comme la méthode ci-dessus, cette méthode permet d’informer votre partenaire commercial de montants individuels à confirmer. Cependant, ce dernier ne vous adresse de réponse que s'il conteste les chiffres mentionnés.
Cette dernière méthode permet de demander au client ou au fournisseur de vous faire connaître le montant de votre compte tel qu’il apparaît dans ses livres.
Lettre et lettre de réponse
Pour chacune de ces procédures, le système imprime une lettre et une lettre de réponse. Selon la procédure choisie, la lettre de réponse comporte la liste des postes non soldés ou simplement un certain nombre de zones à remplir par le partenaire commercial (demande de solde).
Il peut être utile que le partenaire envoie la lettre de réponse à des adresses différentes selon le but de la confirmation de solde. Par exemple, si votre service d’audit interne rapproche les soldes, la réponse doit être envoyée directement à votre société. Par contre, si c’est un commissaire aux comptes qui a demandé la confirmation de solde, vous pouvez demander au partenaire commercial d’envoyer la réponse au commissaire aux comptes concerné. Vous pouvez préciser une adresse pour chaque état individuellement. Vous devez définir une adresse de réponse, même si celle-ci correspond à l’adresse de la société et que vous n’en utilisez pas d’autre.
Sélection des clients et des fournisseurs
En règle générale, vous ne devez pas envoyer de confirmation de solde à chaque client ou fournisseur en particulier. Le système vous permet de sélectionner les partenaires auxquels vous souhaitez écrire avant d’exécuter le programme. Pour ce faire, vous pouvez définir les conditions suivantes :
En combinant ces conditions de sélection, vous pouvez restreindre les clients et fournisseurs à prendre en considération dans la confirmation de solde.
À la fin de chaque état, le système crée une liste de rapprochement. Cependant, vous pouvez également décider de créer une table de résultats et une liste d’erreurs. Ces listes sont conservées au sein du service comptable (ou chez votre commissaire aux comptes) et permettent d’analyser les réponses reçues. Vous trouverez ci-dessous une description succincte de ces listes :
La liste de rapprochement comprend des données relatives à l'état, telles que la date d'envoi de la lettre et la date de réponse. La liste comporte les données des adresses individuelles de chaque partenaire commercial (sur la base de sa fiche) ainsi que les montants à confirmer. Elle liste tous les partenaires commerciaux auxquels vous avez écrit, vous permettant ainsi de garder un enregistrement des réponses obtenues aux confirmations et aux demandes de solde. Il peut être nécessaire d’envoyer un rappel à ceux qui n’ont pas répondu.
La table des résultats comprend les paramètres généraux de l’état, tels que la date de base. Elle permet également d’afficher les réponses en trois catégories distinctes : aucune réponse reçue, réponse avec solde non confirmé et réponse avec confirmation. Vous pouvez approfondir la subdivision des deux dernières catégories.
Le rôle de cette table est de vous aider à analyser les réponses et à déceler les faiblesses de votre propre comptabilité. Si de nombreuses lettres vous sont renvoyées sans avoir atteint leur destinataire du fait d’un changement d’adresse, par exemple, vous devez vérifier si la gestion des fiches partenaires s’effectue correctement.
Si le programme découvre des erreurs lors de l’exécution de l’état, il crée une liste d’erreurs. Dans le cas contraire, cette liste n’est pas éditée.
Vous pouvez choisir de créer ou non une page de garde de sélection.