Annulation de documents 

Utilisation

Vous pouvez annuler les documents d'agence suivants :

Pour plus d'informations, voir Clôture des listes de demandes de paiement.

Lorsque vous annulez des demandes individuelles de paiement et des factures fournisseurs, le système crée un document d'annulation ayant son propre numéro de document. En revanche, lorsque vous annulez des listes de demande de paiement, le système ne crée pas de document d'annulation.

Lorsque vous annulez des documents de commission, il est important de noter ce qui se passe dans les cas suivants :

Lorsque vous sauvegardez le document à annuler, il n'y a pas création de document d'annulation. Le document à annuler n'est pas enregistré.

Lorsque vous sauvegardez le document à annuler, un document d'annulation est créé. Celui-ci est automatiquement enregistré dans la Comptabilité financière. Ni document d'annulation, ni le document d'origine ne sont pris en compte lorsque les listes de factures sont créées.

Lorsque vous sauvegardez le document à annuler, un document d'annulation et une liste de factures pour le document d'annulation sont créés.

Une demande individuelle de paiement contenue dans une liste de demandes de paiement ne peut être annulée que si la liste de demandes de paiement a déjà été transférée à la Comptabilité financière. Lorsque le document individuel de paiement est annulé, un document d'annulation et une liste de factures pour le document d'annulation sont créés. Le solde des comptes est ajusté.

La procédure suivante décrit le processus d'annulation d'une demande individuelle de paiement ou d'une facture de fournisseur, ainsi que le processus d'exécution d'une annulation en masse.

Annulation d'un document individuel

  1. Sélectionnez Demande de paiement ou Facture fournisseur ® Annuler ® Document individuel.
  2. Saisissez le numéro du document à annuler.
  3. Confirmez les données saisies.

    4. Le document est affiché dans la vue du document.

    Lorsqu'un document individuel est annulé, vous pouvez modifier les données saisies dans les zones du document d'annulation accessibles, comme par exemple Raison du contact et Date comptable.

  4. Sauvegardez le document.

Le système crée un document d'annulation avec son propre numéro de document. Les données d'en-tête du document d'annulation contiennent, à titre de référence, le numéro du document annulé.

Le système enregistre le code Annulé dans les données d'en-tête du document annulé et le statut comptable E est affecté à ce document (le document est annulé et donc clôturé).

Annulation en masse

  1. Sélectionnez Demande de paiement ou Facture fournisseur ® Annuler ® Traitement en masse.
  2. Sur l'écran de sélection, saisissez les critères relatifs aux documents à annuler (numéros de document, par exemple).
  3. Saisissez un nom pour l'exécution du programme.

L'exécution est sauvegardée sous ce nom. Si elle est interrompue, vous pouvez utiliser ce nom pour resélectionner les documents à annuler.
  1. Sélectionnez Exécuter.

Lorsque l'exécution du programme est terminée, une liste des documents d'annulation créés s'affiche.

Pour afficher les documents d'annulation, sélectionnez Demande de paiement ou Facture fournisseur ® Afficher, puis saisissez le numéro du document d'annulation.

Si vous marquez le code Cycle de contrôle seulement sur l'écran de sélection, dès que vous appuyez sur Entrée, une boîte de dialogue affiche un message indiquant qu'un cycle de contrôle est exécuté. Dès que l'exécution du programme est terminée, vous obtenez un journal des documents à annuler.