Dès qu’il est défini, le niveau de compression conserve le statut « Actif, sans données » jusqu’à la création des données relatives à ce niveau. C’est ce qui s’appelle la « création » du niveau de compression. Le statut devient ensuite « Actif » et vous pouvez utiliser le niveau de compression dans le système d’information pour la pré-budgétisation et la répartition globale des coûts de centres de coûts. Lorsque vous créez un niveau de compression, le système lit les données du niveau de l’objet.

Pour garder à jour les niveaux de compression, vous devez régulièrement mettre à jour les données. Le système lit alors les modifications qui ont été apportées depuis la dernière mise à jour ou création de données (« méthode delta »). Le système lit ensuite les nouveaux postes individuels. Si le volume de nouvelles données est important, il vaut mieux supprimer intégralement les données du niveau de compression, puis les recréer.

La méthode delta repose sur un horodatage contenu dans chaque enregistrement de poste individuel au niveau de l’objet et au niveau de compression. Cet horodatage permet au système de déterminer les postes individuels qui figurent déjà dans le niveau de compression. Toutefois, si vous utilisez plusieurs ordinateurs (serveurs de base de données/d’application), il est possible que l’heure système varie faiblement de l’un à l’autre. Le système peut corriger les inexactitudes supérieures à une demi-heure en ignorant tout enregistrement effectué au cours de la dernière demi-heure.