Les soldes mensuels des comptes clients, fournisseurs et des comptes généraux sont convertis à l’aide des programmes généraux.

Notez la devise de mise à jour du compte général (PSWSL) et le montant de la mise à jour (PSWBT) car cette devise est utilisée en tant que clé dans la table GLT0. Si le compte général en question est signalé en tant que Soldes en devise interne uniquement dans la fiche relative aux comptes généraux, le système convertit la devise de mise à jour. Les montants ne sont pas modifiés pour les comptes qui sont gérés autrement.

Lorsque la quantité de données sauvegardées est trop importante, le « débordement » des zones d’un enregistrement de données peut se produire. Si le système détecte un débordement au cours de la conversion, il ajoute l’enregistrement correspondant au protocole et ne convertit pas les zones de l’enregistrement de données.

Pour vérifier le processus de conversion, vous pouvez comparer les listes des soldes des comptes généraux avant et après la conversion.

Le système convertit les soldes mensuels des exercices clôturés, mais ne les rapproche pas. À la suite de la conversion, les pièces et les soldes mensuels des exercices précédents n’ont plus besoin d’être rapprochés.

Le système recrée les soldes mensuels de l’exercice en cours (comptes généraux, comptes clients et comptes fournisseurs) à l’aide des montants figurant dans les pièces converties et enregistre les écarts qui apparaissent. Le programme de rapprochement RFEWA009 saisit ces écarts dans les pièces correspondantes de la table RFDT et le programme RFEWA010 lit cette table et corrige ces écarts en effectuant une entrée supplémentaire dans les tables LFC1, LFC3, KNC1, KNC3, et GLT0.

Le système rapproche les postes non soldés des soldes mensuels comme suit :

Dans le cas de comptes soumis à rapprochement, la conversion de la devise interne peut donner le total de tous les postes non soldés qui appartiennent à l’exercice précédent et qui diffèrent du montant du report de solde de l’exercice en cours. Le solde du compte de l’exercice en cours ne concorde alors plus avec le total des postes individuels de ce compte.

Le programme RFWEUCOF détermine les écarts entre le total des postes non soldés et le report de solde, et les ajoute au report de solde de ce compte. Il procède à cette régularisation pour les comptes généraux, les comptes clients et les comptes fournisseurs soumis à rapprochement.

Pour les comptes collectifs des comptes généraux, vous gérez les postes non soldés dans le livre de tiers adéquat (de la même manière que pour les reports de solde pour les comptes soumis à rapprochement). Le total des postes dans le livre de tiers pour l’exercice précédent doit être conforme au report de solde du compte collectif dans l’exercice en cours. Le système ajoute tous les montants de l’écart au report de solde du compte collectif.

Le programme RFEWUC0O ajuste les reports de solde en fonction des postes du livre de tiers.

Ces comptes sont traités au cours du processus d’opérations de rapprochement, lors du rapprochement du grand livre. Le compte de compensation EM/EF figure parmi les exemples de ce type de compte. Pour obtenir de plus amples informations sur ce sujet, reportez-vous à la documentation sur la procédure de conversion, dans Gestion des articles (MM).

Le système rapproche le solde initial comme suit :

Pour assurer l’exactitude des soldes mensuels des comptes généraux, tous les totaux des comptes généraux doivent être soldés à zéro ; sinon, le système ne peut pas créer de bilan correct. Le programme RFEWA014 saisit la régularisation dans un compte général de la zone de report de solde. Ce compte général doit être défini dans le Customizing et créé dans les sociétés pouvant être concernées.

(reportez-vous également à la procédure IMG : Préparation dans la comptabilité financière).

Dès que les soldes mensuels ont été recréés et que les reports de solde ont été ajustés au moyen des postes non soldés, ces soldes sont ensuite ramenés à zéro par le programme RFEWA014. Les soldes mensuels apparaissent ainsi sous la forme d’une seule grande pièce.