Exemple de processus de création d’un état Report Writer 
Exemple de processus de création d’un état Report Writer
Applications
L’exemple suivant décrit le processus de création de l’état de centres de coûts 1 SIP-001 (décrit à la section
Exemple de processus de création d’un état Report Painter) à l’aide du
Report Writer. Il illustre la création de nouveaux états à l’aide des sets et des variables Report Writer existants. Pour créer un état de centres de coûts, vous devez accéder à la Comptabilité analytique des centres de coûts et sélectionner :
Système d’info
® Outils ® Report Painter ® Report Writer ® État ® Créer.Conditions préalables
Vous devez d’abord définir les conditions de l’état.
L’état de centres de coûts doit répondre aux exigences suivantes :
Les coûts pré-budgétés et réels d’un
centre de coûts ou d’un groupe de centres doivent être organisés par natures comptables et affichés avec les écarts relatifs et absolus.Les chargements et les déchargements doivent être affichés dans des lignes différentes.
La période de reporting doit inclure autant de périodes par exercice comptable que nécessaire.
Vous devez être en mesure d’appeler l’état pour des centres de coûts ou des groupes de centres spécifiques.
Les montants réels et pré-budgétés appropriés doivent être affichés sur une page séparée, triés par nature comptable, avec les écarts relatifs et absolus.
Les écritures statistiques pré-budgétées et réelles (écritures mises à jour avec un type de nature comptable différent) ainsi que les écarts relatifs et absolus doivent être affichés dans une section distincte de l’état pour la même période de l’état et le même centre de coûts ou groupe de centres.
Les
types d’activités pré-budgétés et réels ainsi que les écarts relatifs et absolus doivent être affichés dans une section distincte de l’état pour la même période de l’état et le même centre de coûts ou groupe de centres.Les
ratios statistiques pré-budgétés et réels ainsi que les écarts relatifs et absolus doivent être affichés dans une section distincte de l’état pour la même période de l’état et le même centre de coûts ou groupe de centres.Avant de définir l’état, vous devez déterminer :
les caractéristiques qui doivent apparaître dans l’état ;
l’endroit où ces caractéristiques doivent être saisies ;
les caractéristiques d’état qui doivent être variables et fixes ;
si des variables préalablement définies pour des conditions peuvent être utilisées avec le nouvel état.
Une caractéristique ne peut être utilisée qu’une seule fois dans un état, dans les lignes de l’état, les colonnes de l’état ou les critères de sélection de données. Vous devez donc déterminer l’emplacement le plus approprié pour la caractéristique.
Dans notre exemple, les caractéristiques suivantes sont requises pour l’état de centres de coûts :
Caractéristiques de sélection générale de données |
|
KOKRS |
Périmètre analytique |
KOSTL |
Groupe de centres |
GJAHR |
Exercice comptable |
PERBL |
Période |
Les caractéristiques « Exercice comptable » et « Période » peuvent rester des critères de sélection générale, puisque chaque colonne de l’état comprend des valeurs issues de la même période. Toutefois, si vous souhaitez que les colonnes de l’état représentent différentes périodes, vous devez renseigner ces caractéristiques dans les colonnes appropriées.
Caractéristiques de ligne d’état |
|
KSTAR |
Nature comptable |
BELKZ |
Code de chargement/déchargement CO |
Caractéristiques de colonne d’état |
|
WRTTP |
Type de valeur (réel, pré-budgété) |
VERSN |
Version (la version réelle est toujours 0) |
Ratios de colonne d’état |
|
SWKG |
Coûts |
L’étape de définition suivante consiste à vérifier s’il est possible d’utiliser des sets existants pour les lignes, les colonnes et les critères de sélection générale de données.
Déroulement
1. Définition des lignes de l’état
Pour accéder à la gestion des lignes, sélectionnez Lignes à l’écran Définition d’état.
Vous pouvez utiliser des sets de lignes pour afficher la structure hiérarchique des natures comptables et calculer les totaux de groupe à divers niveaux. Via le menu Comptabilité analytique des centres, vous avez créé au moins un groupe de natures comptables. Le système SAP R/3 a créé des sets de natures comptables, que vous pouvez à présent utiliser comme des sets de ligne. En saisissant ce type de set dans la définition de lignes, l’état est toujours généré à l’aide des natures comptables saisies pour ces lignes.
État 1BAB-001
Inversement, si vous souhaitez saisir le groupe de natures comptables une fois l’état lancé, vous devez saisir un set multidimensionnel dans une ligne d’état qui contient une variable de set. Cette variable de set fait fonction de variable fictive pour le groupe de natures comptables. Lorsque ce type de variable est défini dans l’état, le système R/3 vous permet de saisir le groupe de natures comptables ou un intervalle de natures comptables à l’écran de sélection de l’état.
Variable de set &1KSTAR
L’état de centres de coûts de notre exemple doit également établir une distinction entre les écritures au débit et au crédit (chargement et déchargement). À cette fin, vous incluez la caractéristique BELKZ dans le set multidimensionnel en plus de la nature comptable. La valeur de la caractéristique BELKZ peut être soit D (« débit » ou chargement), soit C (« crédit » ou déchargement).
Vous utiliser le set multidimensionnel 1-L-IP-SH L pour l’état de centres de coûts de l’exemple. Il convient de noter que le set unidimensionnel 1-S-BELKZ est situé dans la première ligne de set, suivi de la variable de set &1KSTAR dans la seconde ligne de set. Par conséquent, l’état affiche d’abord toutes les écritures au débit (chargement) pour le centre de coûts, suivies de toutes les écritures de crédit (déchargement). Les natures comptables sont triées et totalisées dans ces lignes logiques d’après la structure de set des groupes de natures comptables indiqués. Le Report Writer génère un total intermédiaire à chaque niveau de set.
Outre les totaux de groupe issus de la structure de la nature comptable, l’état génère également un total pour chaque valeur de caractéristique BELKZ et un total global pour le set multidimensionnel.
Le système R/3 identifie automatiquement une ligne d’état logique dans un état donné, en fonction de la description du set de lignes (telle que 1-L-IP-SH « Natures comptables »). Le système dérive l’identification (ID) du total de groupe le plus élevé du premier set dans le set multidimensionnel renseigné dans la ligne de l’état (par exemple « 1-S-BELKZ sous-/surabsorption »). Toutes les autres identifications de totaux de groupe inférieures sont également dérivées de la description du set correspondante (comme « 1-S-BELKZ-S coûts totaux »).
Vous pouvez créer d’autres textes d’état qui diffèrent des descriptions du set définies dans la Gestion des sets. À cette fin, sélectionnez Autres fonctions
Vous pouvez utiliser la caractéristique BEKNZ en plus de la caractéristique BELKZ. Si vous utilisez la caractéristique BELKZ, l’état totalise les écritures au débit et au crédit par nature comptable à la fois pour les transferts périodiques et manuels. Ces écritures sont affichées comme des coûts totaux. En outre, la contre-passation de pièces FI avec la caractéristique d’imputation de centre compense toute écriture au crédit à l’aide de l’écriture au débit d’origine pour le compte. L’autre solution consiste à utiliser la caractéristique BEKNZ pour afficher les écritures au débit (chargement) et au crédit (déchargement) dans des lignes séparées, même dans le cas de transferts.
2. Définition de lignes d’état supplémentaires
Comme avec l’état 1SIP-001, vous pouvez définir pour l’état de centres de coûts de l’exemple des lignes d’état logiques supplémentaires, qui représentent des types d’activités, des ratios statistiques et des écritures statistiques. Dans le cas de ces dernières, il s’agit d’écritures passées dans les enregistrements de nature comptable, mais mises à jour ultérieurement à l’aide d’une catégorie de nature comptable différente.
Vous pouvez utiliser une même valeur de caractéristique plusieurs fois dans les lignes de l’état. Ce principe s’applique également aux colonnes de l’état. Toutefois, vous ne pouvez pas utiliser une caractéristique à la fois dans une ligne et dans une colonne.
3. Définition des colonnes de l’état
Vous souhaitez à présent afficher les montants pré-budgétés et réels pour des périodes comptables déterminées dans les colonnes de l’état de centres de coûts de l’exemple, y compris les écarts en montants absolus et en pourcentages. Vous devez saisir le set de données 1-C-IP dans l’état ; il contient les colonnes prédéfinies ISWKG (coûts réels) et PSWKG (coûts pré-budgétés). Les caractéristiques VERSN (version) et WRTTP (type de valeur) sont enregistrées dans des sets supplémentaires pour les colonnes prédéfinies ISWKG et PSWKG.
Vous devez utiliser la fonction Variation mise en page pour définir l’affichage des valeurs dans l’état. Chaque état dispose de cinq variations à cette fin. Une variation unique détermine la largeur de colonne, le numéro de colonne pour l’unité de la valeur, le nombre de positions décimales et les échelles de valeurs pour l’édition de l’état. Vous pouvez modifier ces valeurs pour un état particulier avec la fonction de mise en page d’état ou les sauvegarder dans une mise en page standard. Vous pouvez affecter une variante d’affichage à chaque colonne de l’état. Vous définissez cette affectation dans la colonne « P » des saisies de base pour les colonnes prédéfinies.
Les trois premières colonnes reçoivent la variante d’affichage « 0 » dans le set de données 1-C-IP, et la quatrième colonne la variante « 2 ». La largeur de la quatrième colonne comporte ainsi 10 caractères et non 20.
Vous ne pouvez exécuter des calculs arithmétiques qu’au sein d’un même bloc de colonnes. Cela signifie que les formules ne peuvent pas se référer à d’autres colonnes prédéfinies.
Si l’état utilise plusieurs lignes ou colonnes logiques, assurez-vous que vous n’avez activé que des combinaisons logiquement autorisées pour que l’état puisse générer des résultats utiles.
L’état de centres de coûts doit à présent afficher des ratios statistiques. Dans ce cas, seule l’utilisation d’un set de colonnes qui affiche également les valeurs des ratios statistiques se justifie. Toutes les autres colonnes pour ces lignes de l’état doivent être désactivées. Dans ce cas, le set de colonnes approprié est 1-C-SSK.
Pour désactiver des colonnes individuelles dans la boîte de dialogue de la définition des lignes, placez le curseur sur la ligne souhaitée et sélectionnez la fonction Désactiver colonnes. Dans la boîte de dialogue Désactiver colonnes, sélectionnez les colonnes que vous souhaitez désactiver.
4. Définition des critères de sélection générale
Vous pouvez utiliser la sélection générale pour définir les caractéristiques à utiliser dans la sélection des données pour l’ensemble de l’état. Il n’est possible d’utiliser des caractéristiques comme critères de sélection générale que dans la mesure où vous ne les avez pas encore utilisées dans les lignes ou les colonnes individuelles de l’état.
À l’exception des sets multidimensionnels, vous pouvez utiliser tous les types de sets comme critères de sélection générale ; vous pouvez même utiliser des variables de set. Vous pouvez également utiliser des variables de set. Toutefois, vous ne pouvez utiliser que des caractéristiques qui n’ont pas été saisies dans les définitions de ligne ou de colonne.
Dans le cas de l’exemple de l’état de centres de coûts, les objets standard de reporting sont eux-mêmes les centres de coûts. La variable de set &1KOSET a été utilisée pour cette caractéristique. Dès lors, vous pouvez saisir un set de centres ou des valeurs de centre de coûts individuelles lorsque vous appelez l’état. Le Report Writer crée un état qui récapitule tous les enregistrements pour les centres de coûts sélectionnés et qui les affiche par nature comptable.
D’autre part, vous devez utiliser une variation si vous souhaitez générer un état pour chaque centre de coûts, pour le set et pour tous les niveaux du set de centres. À cette fin, vous utilisez la fonction Varier pour saisir le niveau hiérarchique de la caractéristique KOSTL auquel le Report Writer doit éclater le set de centres. La valeur par défaut est comprise entre 1 et 99, le niveau 1 constituant le nœud hiérarchique le plus élevé et le niveau 99, le plus bas. Si vous souhaitez également créer un état pour chaque centre de coûts, vous devez activer le code « I » (valeur individuelle).
Vous devez utiliser d’autres valeurs si vous ne souhaitez pas faire varier votre set de centres à tous les niveaux. Le niveau 1 indique le nœud hiérarchique le plus élevé et le niveau 99, le plus bas.
Vous ne pouvez activer la variation lors du lancement de l’état que si vous avez activé ce code.
Vous devez toujours utiliser la caractéristique « Périmètre analytique » pour les états affectés à la table CCSS. Cette caractéristique ne peut être utilisée que comme valeur individuelle et ce, uniquement dans les critères de sélection générale.
Avant de sauvegarder l’état et de l’affecter à un groupe d’états, vérifiez l’existence éventuelle d’erreurs de syntaxe dans la définition d’état. À cette fin, choisissez État ® Vérifier. Le système R/3 génère un protocole d’erreurs qui dresse la liste de toutes les erreurs de l’état.