Occurrences dans les données de base du personnel 

Lorsque vous mettez à jour un infotype, les anciennes données ne sont pas perdues, mais archivées à des fins d' exploitation historique. Une période de validité spécifique est enregistrée pour chaque infotype. Ainsi, plusieurs enregistrements d'infotype peuvent être stockés simultanément, même en cas de chevauchement de leur période de validité. La relation temporelle entre les enregistrements d'infotypes doit donc être définie. Pour ce faire, utilisez les occurrences .

Les données de base du personnel utilisent les trois occurrences suivantes :

Tout au long de la période d'activité du salarié au sein de l'entreprise, il doit exister exactement un enregistrement d'infotype valable. Les périodes de validité des enregistrements ne doivent pas se chevaucher. Si un nouvel enregistrement est créé, la date de début du nouvel enregistrement est automatiquement utilisée comme date de délimitation de l'ancien enregistrement. Des écarts sont autorisés uniquement entre la date d'entrée du salarié et la date de début du premier enregistrement.

L'occurrence 1 doit être utilisée pour tous les infotypes contenant des informations devant être disponibles à tout moment. Ceci s'applique particulièrement aux données d'identité et d'affectation.

Si un enregistrement est délimité à cause de l'occurrence 1, un message approprié apparaît.

Il ne peut pas exister plusieurs enregistrements valables à un moment donné. Les enregistrements avec l'occurrence 2 ne doivent pas se chevaucher. Leur existence n'est pas obligatoire. Si un nouvel enregistrement est créé, l'enregistrement précédent, s'il en existe un, est automatiquement délimité.

Si un enregistrement est délimité à cause de l'occurrence 2, un message approprié apparaît.

Il peut exister, à tout moment, un nombre illimité d'enregistrements valables. Ces enregistrements ne sont pas contradictoires.

Les codes d'occurrence suivants sont également compris dans le système  :

Les infotypes ayant l'occurrence A ne doivent pas posséder plusieurs enregistrements. Une période de validité comprise entre le 1er janvier 1800 et le 31 décembre 9999 est automatiquement affectée à l'enregistrement. Cette période de validité ne peut pas être subdivisée.

Les enregistrements d'infotype ayant l'occurrence A ne peuvent pas être supprimés.

Les infotypes ayant l'occurrence B ne doivent pas posséder plusieurs enregistrements. Une période de validité comprise entre le 1er janvier 1800 et le 31 décembre 9999 est automatiquement affectée à l'enregistrement. Cette période de validité ne peut pas être subdivisée.

Les enregistrements d'infotype ayant l'occurrence B peuvent être supprimés.

Les enregistrements d'infotype ayant l'occurrence T dépendent du sous-type.

Les principes de la saisie de données et des occurrences affectées aux infotypes assurent la cohérence et la précision des données. Ils constituent également la base de la saisie des temps, du calcul de paie et du reporting.