Profil de mise à jour (Bibliothèque R/3 - Comptabilité budgétaire (FI-FM))

Profil de mise à jour

Les profils de mise à jour comprennent l’ensemble des paramètres gérant la mise à jour des données d’engagement et des données réelles dans la Comptabilité budgétaire. Les profils de mise à jour facilitent la configuration du système, car ils sont utiles à la gestion de l’entreprise et comprennent des valeurs de caractéristique opérationnelles pour la gestion de la mise à jour.

Les profils prédéfinis dans le système permettent d’effectuer les paramétrages suivants par type de valeur (réservation de fonds, commande, facture, etc.) :

Détermination de la date de pièce à appliquer dans le cadre de l’affectation des données d’engagement et des données réelles à des périodes dans la Comptabilité budgétaire

La date est déterminée en fonction de la période de mise à jour des données enregistrées ou des données de la pièce, ou de la période de mise à jour de la date de l’échéance.

Détermination de la catégorie budgétaire mise à jour

Il peut s’agir du budget de paiement (BP) ou du budget d’engagement (BE).

Détermination de l’exercice mis à jour
Détermination du mode de mise à jour statistique uniquement (sans contrôle des disponibilités)
Détermination de la possibilité de réaliser un report d’engagements et un budget d’engagement au changement d’exercice

Dans le Customizing de la Comptabilité budgétaire, vous devez enregistrer un profil de mise à jour pour chaque périmètre financier à l’étape Affectation d’un périmètre financier au profil de mise à jour. Il convient en particulier de déterminer si vous avez besoin d’une ou de plusieurs catégories budgétaires et si vous souhaitez prendre comme base les factures ou les paiements.

Factures

Si vous travaillez sur la base des factures, les entrées de factures et de marchandises sont mises à jour dans la Comptabilité budgétaire. Outre les coûts primaires, les investissements (les entrées d’immobilisation, par exemple) peuvent être mis à jour. Dans le cadre des opérations de changement d’exercice, les pièces d’engagement (commandes et réservations de crédits, par exemple) sont reportées dans le nouvel exercice.

Paiements

Si vous travaillez sur la base des paiements, les paiements sont également mis à jour dans la Comptabilité budgétaire. Dans ce cas, la mise à jour ne se fait pas en ligne, mais par l’intermédiaire du programme de transfert des paiements RFFMS200. La date comptable du paiement FI constitue la base de la mise à jour. De cette façon, les données de la Comptabilité budgétaire peuvent correspondre sommairement aux données de la Comptabilité financière. Pour les opérations de changement d’exercice, les factures peuvent également être reportées dans le nouvel exercice, tout comme les pièces d’engagement.

Il convient de tenir compte des principes suivants :

Les avances et acomptes peuvent être mis à jour sur la base des factures et sur la base des paiements.
Les transferts dans la Comptabilité financière (charges vers charges, par exemple) sont mis à jour sous le type de valeur 66. Dans le système d’information standard, ces écritures sont identifiées séparément dans la colonne « Transfert de bénéfices ». Toutefois, vous pouvez les identifier au moyen de vos propres états de recherche sous « Facture » ou « Paiement ».
Les transferts internes CO (imputation d’activités, par exemple) peuvent être mis à jour statistiquement.

Le système standard comprend les profils de mise à jour suivants :

Profils de mise à jour

Profil de mise à jour	Catégorie budgétaire	Autres informations
000100	Budget de paiement	Mise à jour sur la base des paiements avec la date d’échéance (RFFMS200)
000101	Budget de paiement	Mise à jour sur la base des paiements avec la date comptable (RFFMS200) Les factures peuvent être reportées dans le nouvel exercice par le biais du report des engagements.
000102	Budget de paiement	Mise à jour sur la base des factures avec la date comptable
000350	Budget de paiement et budget d’engagement	Mise à jour sur la base des paiements ou des factures Les pièces d’engagement (demandes d’achat, commandes, réservations de crédits) et les paiements sont mis à jour dans le budget d’engagement. Les factures sont mises à jour dans le budget de paiement et le budget d’engagement.

Dans le Guide d’implémentation de la Comptabilité budgétaire, vous pouvez modifier les options standard des profils de mise à jour à l’étape Substituer profil de mise à jour.

Vous pouvez définir la date de la mise à jour individuellement par type de valeur.

Il convient de ne pas oublier que la date choisie détermine non seulement la période comptable, mais l’exercice. Par exemple, si vous choisissez la date de livraison de la commande, les fonds ne sont pas engagés avant le nouvel exercice dans le cas des commandes en fin d’exercice pour lesquelles vous n’attendez pas de livraison avant l’exercice suivant. Si vous n’avez pas encore saisi le budget dans le nouvel exercice, ce type de commande est refusé selon les limites de tolérance définies dans le contrôle des disponibilités.

Vous pouvez déterminer par type de valeur que la mise à jour dans la Comptabilité budgétaire doit uniquement être statistique.

Une pièce mise à jour statistiquement ne peut pas faire référence à une pièce « réellement » mise à jour. Par conséquent, il convient de ne pas oublier que chaque « début » de la chaîne de pièces est marqué comme statistique, par exemple la demande d’achat ou la réservation de fonds et l’engagement de fonds.

Date d’échéance

Dans le cas d’une mise à jour basée sur la date d’échéance dans la Comptabilité budgétaire, la période est déterminée conformément aux paramètres suivants :

Date de livraison des commandes et conditions de paiement
Facture : date de base des délais et conditions de paiement
Avoirs au crédit : date de base des délais de paiement sans conditions de paiement
Paiement : date de rapprochement de la facture (il s’agit généralement de la date comptable du paiement)