Si vous êtes l’opérateur de copropriétés externes, le recours au contrat d’administration vous permet de spécifier avec les propriétaires quels objets doivent être gérés et à quelles conditions.

À l’aide d’un calcul d’honoraires souple et d’un mode de calcul, vous spécifiez la part des honoraires à facturer au payeur.

La différenciation, propre à la société, des types d’honoraires garantit la prise en compte des forfaits et des activités de l’administration qui sont fonction d’un événement ou d’un objet. Les honoraires périodiques vous garantissent une part mensuelle ou trimestrielle régulière. D’autre part, vous pouvez définir ces honoraires, même ceux qui sont fonction d’un événement tel qu’un changement de locataire ou la vente d’un objet.

Les honoraires calculés en fonction de l’objet vous permettent de compenser l’augmentation de la durée de la gestion et les charges administratives accrues encourues par les objets qui s’avèrent difficiles à louer en leur affectant des montants d’honoraires accrus.

L’administrateur et le propriétaire sont enregistrés dans le système sous la forme de deux sociétés S/L, chacune présentant une société distincte. La comptabilité appropriée et la transparence des affaires sont ainsi garanties puisque l’existence des deux sociétés assure une distinction comptable entre les charges et les produits qui doivent être réglés par l’administrateur et par le propriétaire.

Vérifiez les points suivants :

• Vous avez bien défini la société de l’administrateur et la société des objets à gérer (Customizing des Biens immobiliers).
• Dans le Customizing de Biens immobiliers, le code pour le contrat d’administration a bien été activé pour ces sociétés en question.
• Dans le cas d’un décompte ultérieur du propriétaire, le code pour la gestion des propriétaires a bien été activé dans le Customizing de l’objet à gérer.

Les paramètres suivants sont nécessaires pour passer des écritures pour le poste débiteur d’administration (honoraires périodiques), pour le décompte des frais d’administration (honoraires calculés en fonction d’un événement) et pour le décompte du propriétaire (décompte des coûts/produits aux propriétaires) :

Tous les objets immobiliers gérés :

Créez un contrat d’administration et affectez les fournisseurs, les clients, les objets à gérer et les honoraires. Activez le contrat.

En échange de la gestion des objets immobiliers au nom des propriétaires, l’administrateur reçoit des honoraires correspondants.

Vous imputez les honoraires périodiques à l’aide d’un poste débiteur et des opérations comptables suivantes :

• Écriture des produits au contrat d’administration avec une écriture de coûts au client (représentant les propriétaires) dans la société de l’administrateur.
• Écriture des coûts aux objets immobiliers gérés avec une écriture de produits au fournisseur (= administrateur) dans la société des objets gérés.
• Les coûts sont affichés proportionnellement sur les objets immobiliers gérés ou affectés.

Contrairement aux honoraires périodiques, les honoraires calculés en fonction d’un événement sont comptabilisés en utilisant leur propre fonction de décompte.

Dans ce cas, vous devez d’abord créer et ensuite décompter les événements qui entraînent une créance d’honoraires, comme défini dans le contrat d’administration.

Les procédures comptables sont les mêmes que celles pour le poste débiteur du contrat d’administration.

Le décompte du propriétaire permet d’imputer les honoraires calculés en fonction d’un événement, ainsi que les honoraires périodiques proportionnellement aux propriétaires des objets gérés après le poste débiteur ou le décompte des frais d’administration.

Vous êtes enregistré sous la forme de deux sociétés S/L distinctes dans le système : en tant qu’administrateur et en tant que propriétaire des propriétés locatives. Ceci garantit une comptabilité appropriée, ainsi que la transparence des affaires puisqu’il existe une distinction comptable entre les charges et les produits :

• Les créances d’honoraires qui découlent des activités de gestion sont saisies en tant que produit et apparaissent sur le compte de résultat de la gestion. D’autre part, ces créances sont considérées comme des paiements dans les comptes des propriétaires, pour le décompte des honoraires et le paiement de décompte du propriétaire.
• Les frais qui proviennent de la gestion sont répertoriés dans le compte de résultat du propriétaire.

La situation suivante survient dans la société des objets gérés :

Un solde est créé sur la base des produits et des charges, que l’administrateur paie normalement aux propriétaires (produits > charges).

Si les produits sont inférieurs aux charges, l’administrateur réclame le solde aux propriétaires.

La situation suivante survient dans la société de l’administrateur :

Les produits (créances d’honoraires) des activités d’administration apparaissent sur le contrat d’administration et sont saisis dans le bilan de l’administrateur.