Décompte externe des frais de chauffage 

 

Applications

Utilisez ce processus pour décompter les frais de chauffage pour une location gérée via une société de facturation externe.

Vous pouvez répartir les frais de chauffage récupérables entre les locataires pendant une période de décompte donnée tout en tenant compte des différents mécanismes de contrôle

Déroulement

I. Traitement de l’unité de décompte et du contrat de location

Les données suivantes doivent être disponibles pour qu’un décompte externe des frais de chauffage puisse être exécuté :

  1. Les unités de décompte (UD) pour les frais de chauffage sont créées, les collecteurs de coûts sont générés et les unités locatives sont affectées à l’unité de décompte.
  2. Une UD spéciale à créditer avec compte de coûts est créée, des collecteurs de coûts sont générés, toutes les unités locatives concernées sont affectées.
  3. Les contrats de location qui doivent être décomptés pour une certaine période de décompte sont activés et le poste débiteur est exécuté.

II. Traitement des centrales de chauffage

Créez des données de base pour chaque centrale de chauffage comme suit :

  1. La société de facturation externe telle que définie dans le Customizing des Biens immobiliers est affectée.
  2. L’unité de décompte à créditer, le compte de coûts et toutes les unités à décompter, ainsi que les frais de chauffage définis au moyen de clés de répartition des charges, sont affectés.

II. Enregistrement de factures fournisseurs

Exécutez l’imputation des charges locatives aux unités de décompte ou aux unités de décompte maître correspondantes dans la composante Comptabilité financière. Le montant est automatiquement paramétré à la date de référence de décompte correcte à l’aide de la date de référence de décompte que vous saisissez.

Vous pouvez également imputer des frais à l’unité de décompte à l’aide d’une affectation d’activité interne, d’une imputation CO, d’une commande de la Gestion des articles (MM) ou d’un transfert de coûts réels.

IV. Exécution du décompte externe des frais de chauffage

Si les résultats du décompte ne sont disponibles que sous la forme d'un texte, vous pouvez saisir manuellement les résultats du décompte fournis par la société de facturation externe pour chaque contrat de location et unité locative.

Vous pouvez également échanger des informations avec la société de facturation externe en utilisant l’échange de données sur support magnétique ; procédez comme suit :

  1. Échange d’informations
    2.

    Vous échangez des informations avec une société de facturation via l’échange de données sur support magnétique (programme ESM) à l’aide des bandes ESM normalisées.

    Cet échange permet la transmission bidirectionnelle des données concernant le décompte des charges (par exemple, approvisionnement en chauffage, mais également en eau chaude, si nécessaire).

    1. Bandes A

      2. La bande A est créée par la société de facturation et utilisée pour correspondre aux critères de tri dans le système. Dans ce cas, les numéros du consommateur de votre entreprise (par exemple, numéro de contrat de location, numéro de locataire) sont affectés aux critères de tri respectivement équivalents de la société de facturation.

      Utilisez les formats standard pour renseigner la société de facturation sur vos numéros du consommateur.

    2. Bande M/L

      3. Dès que chaque période de décompte est terminée, créez la bande des locataires et des biens immobiliers (bande M/L) et mettez-la à la disposition de la société de facturation. Cette bande contient toutes les données sur le décompte des frais de chauffage significatives pour la société de facturation. Ces données sont extraites des données de base du contrat de location, de l’unité locative et de la centrale de chauffage.

      Les données sont organisées selon les unités locatives affectées à la centrale de chauffage.

    3. Établissement des frais des centrales de chauffage

      4. Répartissez les frais relatifs à la centrale de chauffage sur la société externe. Utilisez la Synthèse frais chauff. externes.

    4. Bande D

    La société de facturation utilise la bande D pour vous envoyer les résultats du décompte. Importez ces données dans votre système.

    Pour chaque unité de décompte, en général la centrale de chauffage, vous obtenez un décompte complet et des décomptes individuels à transférer aux locataires.
  2. Imputation des frais de chauffage (également nécessaire pour la saisie manuelle de données des résultats)
    3.

    Imputez les résultats du décompte que la bande D a importé dans les Biens immobiliers R/3 en tant que créances du locataire.

  3. Correction des paiements anticipés (également nécessaire pour la saisie manuelle de données des résultats)

Vous procédez à une révision automatique des paiements anticipés lors de l’imputation. Activez les paiements anticipés corrigés afin de mettre à jour les nouveaux postes de condition dans le contrat de location.