Dans le cas d'investissements sans immobilisation en cours, il est souvent nécessaire de mettre directement en service les acquisitions dans la comptabilité des immobilisations, tout en gérant les valeurs pré-budgétées, les budgets, les valeurs réelles et les engagements du contrôle de gestion, afin de procéder aux comparaisons estimé/réalisé. Les valeurs pré-budgétées ou budgétées relatives à ces capitalisations directes ont en général un caractère forfaitaire, puisqu'elles ne sont pas directement liées aux entrées individuelles. Elles prennent plutôt normalement la forme d'une estimation globale.

Au niveau de l'élément de l'organigramme technique ou de l'ordre, vous disposez de l'option d'un contrôle actif des disponibilités en plus du contrôle passif des disponibilités à l'aide du reporting. Ce contrôle actif vous permet de prévenir toute affectation qui engendrerait un dépassement du budget. Le système vérifie le budget lors de la saisie de certaines opérations. Il détermine si le budget de projet disponible ou si le budget débloqué disponible est encore suffisant. Lorsqu'il effectue le contrôle des disponibilités, le système utilise les limites de tolérance saisies dans le Customizing.

Pour utiliser le contrôle actif des disponibilités, vous devez le saisir dans le profil de budget de l'ordre statistique ou de l'élément de l'organigramme technique.

Pour pouvoir gérer des budgets forfaitaires en tant que postes de programme d'investissement individuels, vous devez vous assurer qu'il existe une relation univoque entre les feuilles concernées du programme d'investissement et les éléments d'OTP ou les ordres statistiques.

En général, les enveloppes de budget ne sont valables que pendant une année. Il est par conséquent préférable de créer de nouveaux éléments de l'organigramme technique ou de nouveaux ordres pour vos enveloppes de budget et de les lier au programme d'investissement. Les éléments de l'organigramme technique et les ordres vous permettent de gérer par exercice les valeurs pré-budgétées et les valeurs budgétées ; il n'est toutefois pas souhaitable en règle générale de cumuler pré-budget global, budget et valeurs réelles de l'ordre ou de l'élément de l'organigramme technique sur plusieurs exercices.

Lorsque vous possédez un grand nombre d'enveloppes de budget, il est préférable d'utiliser un projet plutôt qu'un ordre. Définissez de préférence la structure du projet de façon à ce qu'elle ne soit constituée que d'éléments d'OTP de premier niveau. Chacun de ces éléments d'OTP de premier niveau gère une enveloppe de budget. Lors du changement d'exercice, vous pouvez copier l'ancien projet. Vous pouvez renommer les clés des éléments de l'organigramme technique appartenant au projet, au moyen de la fonction de recherche et de remplacement.