Vous pouvez parfois décider d’arrêter de traiter un article, que ce soit parce que le fournisseur ne le commercialise plus, parce qu’il existe des produits de substitution meilleur marché, parce que l’article est périmé ou pour tout autre motif.

Vous pouvez retirer un article soit en supprimant les conditions de référencement, soit en déréférençant l’article.

Lorsque l’affectation d’un article à une gamme est supprimée, seules les conditions de référencement le concernant sont supprimées. La fiche article existe toujours et l’inventaire peut exister, mais vous ne pouvez plus commander l’article (vous pouvez toutefois le vendre).

Les conditions de référencement seront automatiquement supprimées lorsque la fin de la fenêtre de référencement (date de fin de validité) est atteinte. Vous pouvez annuler cette suppression en prolongeant la fenêtre de référencement. Les marchandises saisonnières, comme les jouets de Noël, peuvent traverser des cycles automatiques d’activation et de désactivation. L’expiration du référencement d’un article dans un module de gamme n’affecte pas la validité de cet article dans un autre module de gamme.

La suppression des conditions de référencement de l’article peut également s’effectuer manuellement. Dans ce cas, l’article disparaîtra de toutes les gammes d’articles. Pour annuler cette suppression, vous devrez à nouveau créer toutes les conditions de référencement.

Le déréférencement a des implications plus importantes que la simple suppression des conditions de référencement. Le déréférencement supprime la fiche article de la base de données avec toutes les données relatives à cet article, y compris les conditions d’achat et de référencement.

La suppression logique a lieu en premier lieu : l’article existe encore dans le système, mais il est tout à fait indisponible aux utilisateurs. Pour des raisons de sécurité, la suppression physique des données s’effectue seulement après une période déterminée (p.ex., un an) après la fin de la procédure. (Cette période est déterminée pour chaque type d’article dans le Customizing.) Comme il s’agit d’une opération aux répercussions considérables, vous ne devez l’effectuer que si vous êtes absolument sûr de vouloir déréférencer l’article sur toute la ligne (par exemple, si l’article n’est plus proposé par aucun fournisseur ou si le fabricant ne le produit plus).

En général, le déréférencement s’effectue en plusieurs étapes :

1. Déréférencement de l’achat

Retirez l’article d’une partie ou de l’ensemble des gammes fournisseurs. L’article ne peut plus être acheté, mais peut toujours être vendu dans vos points de vente. Ce n’est pas parce que vous supprimez l’article d’un certain fournisseur que vous ne pouvez plus le commander auprès d’un autre fournisseur. Vous pouvez limiter davantage la restriction par gamme en stipulant qu’un certain utilisateur de gamme, et pas un autre, peut commander à ce fournisseur.

2. Déréférencement des ventes

Retirez l’article d’une partie ou de l’ensemble des gammes (pour les points de vente, les plateformes, les catalogues, etc.). Bien que ces sites ne puissent plus vendre l’article, les autres sites ne sont pas concernés : ils peuvent toujours vendre l’article.

3. Déréférencement d’articles au niveau du mandant

Il existe deux variantes d’exécution des routines de contrôle du déréférencement :

• routine de contrôle simplifiée ;

• routine de contrôle intégrale.

Dans l’écran de déréférencement des articles, vous pouvez sélectionner le type de routine à utiliser.

En règle générale, vous utilisez cette routine en premier lieu, car elle vous permet d’exécuter simultanément l’ensemble (ou un sous-ensemble) des contrôles de déréférencement. Elle est beaucoup plus simple et plus rapide, à condition qu’aucune erreur ne soit détectée. Toutefois, vous ne pouvez l’utiliser que pour le déréférencement des ventes et des articles au niveau du mandant (étapes 2 et 3 décrites ci-dessus).

Vous pouvez sélectionner les composants de la routine à exécuter.

Vous pouvez demander au système de contrôler les éléments suivants :

• fiches infos-achats (par exemple, commandes en cours) ;

• inventaire actuel ;

• documents de vente (par exemple, commandes clients en cours).

Si les contrôles ci-dessus ne détectent aucune erreur, vous pouvez également déterminer l’exécution directe des actions suivantes :

• suppression des conditions de référencement ;

• activation des codes de suppression.

Vous pouvez également demander au système d’afficher la liste des résultats. Vous pouvez ainsi :

• vérifier l’exécution correcte des suppressions des articles sans erreur ;

• consulter la liste des articles erronés, pour lesquels vous devez exécuter une routine de contrôle intégrale (voir ci-après).

En règle générale, vous utilisez cette routine dans les cas suivants :

• Vous déréférencez l’achat (voir étape 1 du déréférencement décrite ci-dessus), car vous ne pouvez pas utiliser la routine simplifiée.

• Vous avez exécuté la routine de contrôle simplifiée, qui a détecté des erreurs.

Si vous tentez de déréférencer un article pour lequel un inventaire ou des commandes en cours existent toujours ou pour lequel une promotion est planifiée, le système génère un ou plusieurs messages d’erreur (puisque plusieurs problèmes peuvent survenir). Le module de Workflow transmet les erreurs aux personnes responsables de leur résolution. Dans certains cas, le système suggère également une façon de résoudre le problème ; l’inventaire existant, par exemple, peut être reclassifié comme articles de valeur au niveau du groupe de marchandises. L’utilisateur peut accepter la solution suggérée par le système ou traiter le problème d’une autre façon. Dès que les problèmes sont résolus, le processus de déréférencement recommence automatiquement.

L’outil d’archivage entraîne la suppression physique de l’article du système après une période déterminée (en fonction du type d’article).