Dans le Gestionnaire de la planification, vous pouvez utiliser des modèles de déplacement prédéfinis (QuickPlan) pour accélérer le processus de planification et d’enregistrement des déplacements récurrents.

Les modèles de déplacement contiennent — tout comme les modèles de document Microsoft Office — les données de base d’un plan de déplacement, telles qu’un vol aller et retour d’une destination fréquemment ou régulièrement visitée.

Si vous créez un plan de déplacement à l’aide d’un modèle de déplacement QuickPlan comme référence, vous ne devez saisir que la date du déplacement pour pouvoir réserver immédiatement le déplacement. Les étapes « Demande de disponibilité » et « Marquage des prestations de déplacement » sont ignorées puisque ces données sont déjà définies dans le modèle de déplacement.

En règle générale, nous vous recommandons de créer des modèles pour les déplacements qu’une personne effectue fréquemment (tels que les déplacements hebdomadaires chez un client) ou pour les déplacements effectués sous l’une ou l’autre forme par plusieurs personnes (tels que les déplacements vers une foire commerciale).

Ce sont généralement les utilisateurs experts disposant de l’autorisation nécessaire qui créent les modèles de déplacement.

Vous pouvez paramétrer des modèles de déplacement fonction d’un groupe d’utilisateurs. Les membres d’un groupe d’utilisateurs ne voient alors que les modèles de déplacement qui ont été affectés spécialement à leur groupe (et à leur profil de déplacement).

Le système de réservation connecté à la Planification des déplacements doit être le système AMADEUS Global Travel Distribution.

Plusieurs salariés d’une entreprise se rendent régulièrement à la division située près de Londres. Ce déplacement doit toujours s’effectuer par le même vol (même numéro de vol) dans le même avion et la même classe de réservation. Pour ce cas, vous pouvez définir dans le système un modèle de déplacement qui comprend déjà ces paramètres.

Pour leur prochain déplacement à Londres, les personnes en déplacement appellent dans le Gestionnaire de la planification la fonction Créer via QuickPlan. Ils sélectionnent le modèle de déplacement approprié, saisissent la date actuelle du déplacement et confirment le plan de déplacement pour la réservation. Le système exécute automatiquement les demandes de disponibilité selon la législation sur les déplacements et présente un plan de déplacement tout prêt, que vous pouvez modifier selon vos besoins ou simplement accepter et enregistrer par un simple clic.

Si une des prestations de déplacement définies dans le modèle de déplacement n’est pas disponible, la demande de vol est copiée dans le plan de déplacement avec le statut Ouvert. Vous pouvez alors demander manuellement la disponibilité de ce vol pour lequel votre profil de déplacement est activé.

Vous pouvez affecter l’autorisation de création de modèles de déplacement par le biais de la zone d’autorisation AUTHC. Celle-ci fait partie de l’objet d’autorisation de la planification des déplacements (F_TRAVL).

La valeur « Q » de la zone d’autorisation AUTHC gère l’autorisation de création de modèles de déplacement.

Vous ne devez pas gérer cette autorisation par les profils d’autorisations individuels. Tout utilisateur ayant l’autorisation d’utiliser le Gestionnaire de la planification peut utiliser cette fonction.