En règle générale, vous rapprochez les acomptes directement lors de l’envoi ou de la réception de la facture finale.

Dans le cas contraire, vous pouvez transférer manuellement les avances et acomptes versés. Dans ce cas, vous rapprochez l’acompte par une écriture au crédit du même montant, ce qui réduit vos dettes envers le fournisseur. Par conséquent, le montant ne s’affiche plus au bilan en tant qu’acompte versé. Vous pouvez transférer les acomptes reçus après avoir établi la facture finale.

À la différence du rapprochement, le transfert d’un acompte requiert plusieurs enregistrements. Tout d’abord, vous devez rapprocher l’acompte et comptabiliser un paiement sur le compte soumis à rapprochement. Ensuite, vous rapprochez le montant transféré manuellement ou vous demandez au programme de paiement de le faire lors du règlement du paiement ou de la gestion du compte.

Vous devez transférer les acomptes dans les cas suivants :

• Vous souhaitez exécuter la clôture de l’exercice. Vous avez reçu la facture finale pour un acompte, mais vous ne pouvez plus le rapprocher à l’aide du programme de paiement, car le prochain cycle de paiement n’aura pas lieu avant la préparation de bilan. Dans ce cas, vous transférez l’acompte avec la référence facture.

• Vous souhaitez affecter un acompte à une facture précise, avec laquelle il doit être rapproché. Le système note le numéro de facture dans le poste individuel créé lors du transfert de l’acompte et adopte les conditions de paiement de la facture. Le programme de paiement garantit que le montant transféré n’est pas déduit avant le règlement de la facture correspondante.

• Vous souhaitez rapprocher un acompte partiellement, c’est-à-dire rapprocher un acompte avec plusieurs factures payées à des dates différentes. Vous devez transférer le montant de l’acompte à rapprocher manuellement. Si vous demandez au programme de paiement de rapprocher les acomptes directement, vous devez avoir défini un blocage au paiement dans le poste d’acompte afin de ne pas rapprocher la totalité du montant.

• Vous savez que l’activité a été exécutée, mais vous ne recevez pas la facture finale avant la date de clôture de l’exercice.