La fonction de comptabilisation avec rapprochement vous permet de saisir les postes individuels et de sélectionner ensuite les postes non soldés qui doivent être rapprochés. Dès que vous avez rempli toutes les conditions préalables au rapprochement, le système rapproche les postes non soldés. Il génère une ou plusieurs écritures de contrepartie pour les postes non soldés à rapprocher.

Au cours de cette opération de rapprochement, le système génère une pièce de rapprochement qui se compose des postes que vous avez saisis et des écritures de contrepartie qu’il a créées pour porter le solde de la pièce à zéro. Ainsi, le solde de la pièce est nul.

Le système marque ensuite ces postes comme rapprochés. Il saisit un numéro de pièce de rapprochement et le jour du rapprochement dans les postes pièce. Il s’agit des postes standard et des postes de l’écriture de contrepartie. Le jour de rapprochement correspond généralement à la date comptable. Toutefois, si les postes que vous sélectionnez pour le rapprochement présentent une date comptable ultérieure à la date comptable de la pièce de rapprochement, le système utilise la date comptable la plus récente comme jour de rapprochement. L’illustration suivante montre le poste que le système a comptabilisé automatiquement dans l’exemple ci-dessus. Le poste est rapproché et le poste individuel correspondant contient les données de rapprochement.

Vous disposez de trois fonctions pour la comptabilisation avec rapprochement. Vous pouvez utiliser une fonction de base pour n’importe quel type de transaction commerciale dans laquelle des postes doivent être enregistrés et rapprochés simultanément. Les deux autres fonctions sont destinées aux encaissements et aux décaissements.