Proceso de envío anticipado 

Objetivo

Este proceso de Logística permite el envío de piezas de recambio al técnico de servicio o al cliente dentro de la estructura de Gestión de servicios. Las funciones individuales pueden implementarse por todas las empresas de servicio al cliente que tienen técnicos de servicio trabajando in situ.

Es recomendable procesar el envío de piezas de recambio mediante una orden de servicio con un pedido de cliente. Por una parte, porque la utilización de una orden de servicio permite:

Por otra parte, la utilización de pedidos de cliente significa que se puede crear un stock en consignación en el cliente. Esto permite facturar las piezas de recambio realmente requeridas después de haber realizado la contabilización de consumo.

Las piezas de recambio que se deben enviar pueden localizarse en el almacén u obtenerse de un proveedor externo utilizando un pedido (gestión de pedidos para terceros). Se pueden planificar por adelantado dentro de la estructura de gestión de servicios. El técnico de servicio puede devolver las piezas de recambio no necesarias.

Envío anticipado con la orden de servicio

Este escenario se diferencia del caso estándar porque la orden de servicio se refiere a la posición de contrato de servicios. Como consecuencia de esto, se tienen en cuenta los acuerdos de determinación de precios existentes dentro de la estructura de facturación de gastos efectivos. Puede utilizar el contrato como objeto de imputación durante la liquidación.

Puede especificar un criterio para cálculo cuando sea necesario para anular acuerdos contractuales.

Flujo de procesos

  1. Creación de un aviso de servicio para el envío anticipado

    2. Un cliente le llama e indica que un dispositivo está defectuoso. Introduce el problema en un aviso de servicio.

    Si sólo quiere mandar las piezas de recambio al cliente sin tener que planificar el despliegue de un técnico de servicio, puede crear un pedido de cliente directamente desde el aviso de servicio.

  2. Apertura de una orden de servicio para el envío anticipado y su liberación.

    3. Una orden de servicio se crea para mandar las piezas de recambio al cliente y utilizar un técnico de servicio para instalarlas. Puede planificar las piezas de recambio que se deben suministrar como componentes en la orden de servicio.

    Puede crear un pedido de cliente basado en la orden de servicio. Existe la opción de copiar piezas de recambio que ya se han planificado en el pedido de cliente. Puede asignar condiciones de expedición y criterios para cálculo a las piezas de recambio individuales. Si la clase de pedido de cliente causa una reposición de artículos en consignación, el sistema crea el stock de artículos en consignación.

  3. Realización de entrega para la posición de pedido del cliente

    4. Tras haber liberado la orden de servicio, se crea la nota de entrega para la posición de pedido del cliente y se contabiliza la salida de mercancías para la nota de entrega.

    La clase de pedido de cliente se puede configurar de modo que al grabar la orden de servicio se cree la entrega automáticamente (orden inmediata) para la posición de pedido de venta.

    Si la clase de posición provoca la gestión de pedidos para terceros, el sistema no crea una nota de entrega, sino un pedido para la gestión de pedidos para terceros en Compras.

  4. Realización de la notificación y devolución de piezas de recambio

    5. Después de la reparación, el técnico de servicio realiza la notificación para la orden de servicio. Para ello, se especifican las piezas de recambio utilizadas y los horarios de trabajo en la orden de servicio. Al realizar la notificación puede modificar el criterio para cálculo (por ejemplo, el fondo de comercio).

    El técnico de servicio devuelve las piezas de recambio no necesarias y la parte sustituida cuando sea necesario. Puesto que la devolución no depende de la facturación, puede suceder antes o después de haber facturado. Estos materiales se deberían incluir como posiciones en el pedido de cliente al devolverlos.

  5. Contabilización de retirada de mercancías del stock de artículos en consignación

    6. Debe contabilizarse la retirada de mercancías del stock de artículos en consignación para el consumo de materiales (clase de movimiento 261, stock especial W) al mismo tiempo que se realiza la notificación. La orden de servicio se especifica como imputación auxiliar en el documento de contabilización. En ese comento, se reduce el stock de artículos en consignación según el consumo.

  6. Ejecución de facturación de gastos efectivos

Se realiza la facturación de gastos efectivos. El resultado es el cobro de materiales y horarios de trabajo confirmados al cliente.