Esta función se utiliza para introducir todos los registros de movimiento que no se crean mediante condiciones de contrato (por ejemplo, las amortizaciones no planeadas o los honorarios del abogado). Una operación contable puede incluir un registro de movimiento o un grupo de registros de movimiento. Por ejemplo, la operación contable Amortización especial podría constar de una amortización no planeada y de derechos de tramitación.

Esta función también permite contabilizar movimientos que no están basados en condiciones (incluyendo pagos) sin realizar adiciones retrospectivas a los datos maestros.

Las operaciones contables siguientes están disponibles para un contrato:

La función Pago es también una operación contable. Sin embargo, y debido a su complejidad, se trata como una función independiente del sistema y no queda contemplada por el concepto de operación contable.

Las funciones Amortización especial y Entrada de gastos como operación comercial se utilizan para introducir operaciones contables complejas. Los movimientos creados para cada una de las operaciones contables sólo se pueden activar, contabilizar y anular de manera simultánea como un todo.

En cambio, los movimientos introducidos mediante la función Entrada individual de gastos, se pueden activar, contabilizar y anular de manera individual. En este caso, se crea un documento para cada movimiento.

Una operación contable puede pasar por tres status, es decir, en primer lugar se introduce, a continuación se activa y, finalmente, se contabiliza. Por otra parte, una operación contable se puede activar o contabilizar inmediatamente o bien contabilizar operaciones contables que se han introducido sin activarlas previamente.

Se pueden dar los status siguientes:

1. Status Introducida:

Al principio, cuando se introducen y se graban los datos, no se crea ningún registro plan. No obstante, se puede simular el efecto de los registros de movimiento sobre el cálculo del flujo de caja seleccionando Simular flujo de caja. En el status de Introducida, todavía es posible modificar los datos o borrar la operación contable. En caso de hacerlo, no se puede rastrear el historial de la operación contable.

2. Status Activa:

Al activar una operación contable, el sistema registra los movimientos en la base de datos como registros plan. Se fijan los registros de movimiento y ya no es posible modificarlos. Se puede realizar una copia de la operación contable seleccionando Copiar operación comercial. La copia presenta el status de Introducida y los movimientos de la copia se pueden volver a modificar. Si se borra una operación contable activada, es posible rastrear su historial.

3. Status Contabilizada:

Al contabilizar una operación contable, los registros se graban en la base de datos como registros reales. En este status, la operación contable no se puede borrar, sino que sólo se puede anular.

Las operaciones contables se enlazan con un procedimiento de liberación escalonado que se basa en el principio del control múltiple. Si se activa el procedimiento de liberación, las operaciones contables se deben liberar entre los status de Introducida y Activa. En otras palabras, si una operación contable presenta el status de Introducida, se debe activar antes de que aparezca en la entrada de Business Workplace para liberación. Tras la liberación, la operación contable presenta el status de Activa. El status Activa es una condición previa para realizar la contabilización.