Cómo preparar la entrada de datos con MS Access 

Características

Cómo lanzar el programa de entrada de datos PC en MS ACCESS

Debe abrirse el fichero WDFAECCS.MDB en MS ACCESS con la opción de menú Fichero ® Abrir base de datos. La pantalla de acceso aparece.

Entrada al sistema

Entre al sistema con ADMIN en el campo Nombre de usuario e introduzca ECCS en el campo Clave de acceso. Introduzca también el idioma.

El administrador del sistema (usuario ADMIN/GADMIN ) dispone de las autorizaciones para todas las funciones del sistema del programa de entrada de datos inclusive la autorización de asignación para otros usuarios. Por lo tanto, por razones de seguridad, debe modificarse la clave de acceso ECCS después de haber entrado al sistema por primera vez. Esta modificación se efectúa en Herramientas ® Gestión ® Modificar clave.

Además, el usuario GADMIN tiene la autorización para actualizar validaciones en MS Access.

Parámetros globales

Después de haber entrado al sistema deben introducirse los parámetros globales vista, versión (versión de consolidación), año, plan de posiciones y período. Estos parámetros se graban y pueden modificarse utilizando la opción de menú Herramientas ® Customizing ® Parámetros globales.

Si no se han importado datos de control, no pueden modificarse los valores de set.

Importación de datos de control

Los datos de control deben importarse del Sistema SAP para cada versión de consolidación. Para ello, debe introducirse el acceso mediante Traspaso ® Definición en el cual se graban los datos de los que se efectúa un download desde el Sistema SAP. La importación se ejecuta mediante la opción de menú Traspaso ® Importar ® Datos de control (SAP).

Se importan todos los datos de control necesarios respecto a las unidades de consolidación destinadas a la entrada de datos PC descentralizada con MS ACCESS.

Autorizaciones para los usuarios

Como administrador del sistema, puede crear usuarios y asignarles autorizaciones. Puede efectuarse mediante la opción de menú Herramientas ® Gestión.

Los perfiles de autorización están basados en las unidades de consolidación que se pueden procesar. Los usuarios pueden introducir y evaluar a las unidades de consolidación que se listan en su perfil de autorización.

Como administrador del sistema (usuario ADMIN), ejecute los pasos siguientes cuando asigne autorizaciones:

  1. Cree los usuarios adicionales requeridos.
  2. Defina el perfil de autorización para los usuarios individuales asignando las unidades de consolidación respectivas a procesar para ellos.

Posteriormente pueden borrarse usuarios o modificarse su perfil de autorización.

Creación de estructuras de datos

Antes de introducir los datos de notificación, deben crearse las estructuras de datos en el programa de entrada de datos offline. Esta creación tiene lugar basándose en los datos de control importados.

Durante este proceso, se crean los registros de datos con los campos clave. Los campos de valor y de cantidad de los registros de datos se llenan mediante la entrada de datos posterior.

Esta creación debe efectuarse para cada versión de consolidación y cada ejercicio. La creación debe ejecutarse mediante la opción de menú Entrada de datos ® Generación. Puede ejecutarse la generación de forma separada para las unidades de consolidación individuales o relacionadas para un ámbito de consolidación.

El parámetro De período permite la creación de una distancia entre períodos que depende de la clase de cierre del ámbito de consolidación. Esta generación es relevante para la consolidación periódica con respecto a la entrada de datos.