Entrada de datos con MS Access (Biblioteca SAP

Entrada de datos con MS Access

Objetivo

El registro descentralizado y el tratamiento del cierre individual son posibles con MS Access.

Notas de implementación

Utilice MS Access para ejecutar el registro descentralizado del cierre individual para algunas unidades de consolidación que no tienen ningún acceso al Sistema SAP.

Características

Puede ejecutar las acciones siguientes de forma descentralizada con el programa de entrada de datos offline MS Access:

Visualizar datos maestros

Sólo es posible visualizar datos maestros, no se pueden efectuar modificaciones.

Importar datos de control necesarios para la entrada de datos en MS Access

La unidad superior proporciona los datos de control para la entrada de datos offline y se facilitan para la importación efectuando un download del Sistema SAP. Los datos siguientes son necesarios para:

Datos maestros

Unidades de consolidación y ámbito de consolidación
Plan de posiciones
Layout de entrada
Tipo de cambio (opcional)
Versión
Vista
Plan de posiciones

Normas de validación

Entrada de datos de cierre individual

Una vez creadas las estructuras de datos basadas en los datos de control importados, se efectúa la entrada de datos del cierre individual. Puede dar autorización a algunos empleados según la unidad de consolidación.

Entrada de datos de notificación adicionales (datos de stock y de proveedor) para la eliminación de resultado interno (capital circulante)
Validación de valores introducidos

Se debe ejecutar la validación antes de exportar datos de notificación en el Sistema SAP. Las normas de validación se definen en el Sistema SAP. Aunque el usuario también puede definir y modificar las normas de validación de forma local.

Copia de datos de notificación
Conversión de datos con una clase de tipo de cambio y un factor de conversión para finalidades de gestión de informes o en el sentido de una entrada de datos en moneda del grupo

Gestión de informes

El componente Excel activo también puede utilizarse para la gestión de informes basándose en los datos introducidos en Access. Para más información léase Gestión de informes con Excel activo.

Transferencia de datos en el Sistema SAP y en Excel activo

Los datos de notificación pueden exportarse desde MS ACCESS y puede efectuarse un upload en el Sistema SAP.

Los datos de notificación y los datos de control pueden volverse a importar en el programa de entrada de datos del PC después de un upgrade.

Compresión de la base de datos al tamaño requerido

Debe efectuarse a intervalos regulares. Para ello, seleccione Herramientas ® Comprimir base de datos

Borrado de datos de notificación

Esta opción se selecciona cuando, tras el final de un ejercicio o de un período, ya no se necesitan los datos de notificación de MS Access.

Restricciones

Con MS Access únicamente pueden introducirse datos acumulados, no datos periódicos.