Cómo copiar y borrar datos de la sociedad GL
Cómo copiar datos de la sociedad GL
Copiar datos de la sociedad GL tiene sentido si se desea definir una nueva versión o si se desea copiar una sociedad GL en otro ledger debido a que ésta pertenece a un subgrupo que utiliza una moneda de grupo diferente. La copia se realiza en
Cierre individual ® Copiar.Existen las siguientes opciones de copia:
El sistema primero verifica si el ledger/versión de destino al que se van a copiar los datos se ha definido realmente. En la actualización de versión, se efectúa una distinción entre copiar balances contables locales y copiar registros de contabilización desde los asientos de ajustes y asientos de consolidación.
En la pantalla inicial del programa de copia se puede decidir si desde los asientos de ajuste y asientos de consolidación se van a copiar sólo las posiciones individuales originales o si también se van a copiar determinados registros de totales. También se puede limitar el programa de copia a determinadas posiciones e imputaciones adicionales.
En este momento, el sistema no puede copiar documentos. Esto quiere decir que en este ledger nuevo o en esta versión nueva las evaluaciones de documentos están limitadas a aquellos documentos que se hayan actualizado para este nuevo ledger/versión.
En el caso de los datos de cierre individual que resulten de las actualizaciones directas (nivel de imputación ‘space’), se debe tener en cuenta que durante la copia el nivel de imputación pasa de ‘space’ a 0.
Cómo borrar datos de la sociedad GL
Al borrar datos, se deben diferenciar tres grupos de datos:
No se deben borrar los registros de la base de datos relacionados con los datos de cierre individual generados por las actualizaciones directas (nivel de imputación ‘space’), ya que esto podría generar problemas de reconciliación con el libro mayor.
Se pueden borrar los registros de la base de datos de los niveles de imputación 0 y 8 en el menú de Consolidación en la opción Cierre individual. Si el ledger implicado está marcado como productivo en la actualización del ledger, el sistema avisa al usuario mostrando un mensaje de advertencia antes de borrarlo. Si el ledger no es productivo, el sistema borra los datos de cierre individual sin ninguna advertencia.
En la pantalla inicial del programa, se introducen los subgrupos que se pueden seleccionar para limitar una sociedad GL, ledger, versión y, de manera opcional, ejercicio y período. Se pueden realizar otras restricciones, limitando el borrado a determinadas posiciones e imputaciones adicionales.
Sólo se pueden borrar registros de la base de datos de los niveles de imputación de 1 a 4 en los ledgers que no estén marcados como productivos en la tabla del ledger. Para borrar, se utiliza el programa de borrado de datos de operación en el capítulo Preparaciones para la entrada en productivo de la guía de implementación. Se puede utilizar este programa para borrar datos variables en la tabla de totales de consolidación o datos variables en ledgers individuales. Si se borran las tablas de totales, el sistema también borrará los datos variables en la tabla de partidas individuales y los datos en la tabla de posiciones plan. En este caso, no se reinicializan los rangos de números.
Al convertir un sistema de test en un sistema productivo se deben borrar los datos variables.
No se pueden borrar los registros de la base de datos con niveles de imputación de 1 a 4 utilizando el programa de borrado que se puede ejecutar en la opción Cierre individual en el menú de Consolidación
Por favor, al introducir el período para las funciones de copiado y borrado tenga en cuenta lo siguiente: Si en la pantalla inicial se introduce el período de arrastre de saldos 000 como el período teórico o el período a borrar, el sistema lee esta entrada como el valor de entrada ‘space’. Al borrar, todos los períodos están incluidos, pero al copiar, puede aparecer un mensaje de error. Generalmente el período de arrastre de saldos se contabiliza con el programa arrastre de saldos.