Se debe introducir el anticipo mediante el gestor de gastos de desplazamiento y grabar el viaje de empleado con el status del viaje Solicitud de viaje autorizada. Es importante asegurarse de que el indicador de fondos en efectivo no esté activado cuando se lleva a cabo esta acción. El sistema autoriza la solicitud de viaje y la liquida. La próxima vez que los resultados de la liquidación se transfieran al intercambio de soporte de datos, se pagará el anticipo.

Con el programa de intercambio de soporte de datos, se puede enviar los datos de transferencia al banco propio correspondiente. Después de que el banco propio correspondiente haya confirmado que la transferencia es correcta, solamente se debe contabilizar el total para este banco propio de forma manual en la Gestión financiera.

Para que se vea de forma más clara, se propone a continuación un escenario en el que se supone que cuando se contabiliza al intercambio de soporte de datos, se ha trasladado únicamente un viaje para una persona.

El usuario debe contabilizar anticipos que se pagan mediante el intercambio de soporte de datos manualmente. Cuando se transfieren los resultados de la liquidación de solicitudes de viaje a Finanzas, el anticipo se contabiliza en la Gestión financiera.

Después del viaje, se deben completar los datos de viaje que faltaban para la solicitud de viaje y se debe grabar el viaje con el status Viaje realizado. El sistema autoriza el viaje y lo liquida. La próxima vez que los resultados de la liquidación se transfieran al intercambio de soporte de datos, se pagarán los gastos de desplazamiento, excepto el anticipo.

El usuario debe contabilizar los gastos de viaje, pagados mediante el intercambio de soporte de datos, menos la cantidad del anticipo, manualmente. Cuando el resultado de la liquidación del viaje se transfiere a Finanzas, los gastos de desplazamiento se contabilizan en la Gestión financiera.

Se puede seleccionar este escenario directamente en el Customizing, en la vista: Contabilización y pago de anticipos.

Si se desea utilizar este escenario en su empresa, es necesario efectuar la siguiente parametrización del sistema en Modo de experto de la característica TRVCT:

La posición 2 se refiere a anticipos sin indicador de fondos en efectivo.

La posición 7 se refiere a anticipos sin indicador de fondos en efectivo.