Los gastos de desplazamiento son uno de los mayores factores de gasto asociados con el personal y ofrecen un gran potencial de ahorro de costes.

El componente R/3 Gestión de viajes: Planificación de viajes con su servicio conectado de reservación online contribuye enormemente a la disminución de los costes de la tramitación de viajes. Mediante la Planificación de viajes se pueden reducir los pasos del proceso de planificación y de reservación de un viaje, simplificar el proceso en sí mismo y añadir automáticamente políticas de viaje específicas de la empresa. También sirve para mejorar la transparencia de los costes y de las áreas o empleados que originan los gastos.

El uso de la planificación de viajes proporciona una ventaja estratégica importante para la función del gestor de viajes de la empresa. Las estadísticas de volumen de negocio y las herramientas de informes de la planificación de viajes ofrecen argumentos concretos para la negociación de tarifas con los prestatarios de servicios. Se releva al gestor de viajes de las tareas corrientes y, por tanto, se puede concentrar en cuestiones más importantes desde un punto de vista estratégico, como son la gestión de calidad y del sistema y el control y la optimización de los procesos internos de la empresa.

La planificación de viajes amplía también la responsabilidad del empleado. Las funciones no están concebidas únicamente para expertos que utilicen el sistema de forma cotidiana en la reservación de servicios de viaje, sino que están destinadas concretamente para ayudar a usuarios ocasionales. Entre estos podrían estar, por ejemplo, los mismos viajeros o las secretarias de área que deben encargarse de la organización de viajes para varias personas.

También se consiguen ventajas en los costes debido al enlace entre la planificación de viajes y el Business Workflow de SAP, a través del cual se pueden definir los procesos de autorización de forma exclusiva y se puede implementar satisfactoriamente el complejo procedimiento de autorización.

A fin de hacer un uso completo de las funciones de información y reservación disponibles en la planificación de viajes, se debe establecer una conexión con el sistema global de ocupación, mediante la cual se pueda entablar comunicación con los prestatarios de servicios.

La conexión actual se efectúa con el sistema de ocupación de Distribución global de viajes AMADEUS. Este sistema se utiliza en todo el mundo y cuenta con 160.000 terminales en 37.000 agencias de viajes y centros de venta de billetes conectados con él.

Se transfieren automáticamente los siguientes datos de Planificación de viajes a Liquidación de gastos de desplazamiento de Gestión de viajes SAP:

• Fecha y hora
• Motivo, destino
• Recibos con tarifas de vuelos, precios de vehículos de alquiler y precios de hotel
• Destinos parciales
• Desde Liquidación de gastos de desplazamiento se puede dirigir una transferencia automática a:
• Gestión financiera (FI)
• Cálculo de nómina (HR)
• Controlling (CO)

Las siguientes funciones del sistema están disponibles para su uso en la planificación de viajes:

• Acceso a los servicios independientes de información sobre vuelos, hoteles, vehículos de alquiler y trenes.
• Reservación online de vuelos, habitaciones de hotel y vehículos de alquiler.
• Observación de las políticas de viaje para consultas y reservaciones.
• Posibilidad de elaborar un catálogo de hoteles específico para la empresa.
• Observación automática de los acuerdos celebrados con prestatarios de servicios de viaje.
• Consideración automática de las preferencias personales de los viajeros.
• Informes sobre los viajes realizados para analizar la conducta de los empleados en los mismos o para ayudar en las negociaciones con los prestatarios de servicios de viaje.
• Integración completa de los datos en Liquidación de gastos de desplazamiento.