Recordatorios y cartas de reclamación (Reclamaciones) 

Utilización

Si se han especificado los niveles de reclamación en los detalles de la posición de un documento de compras, el sistema podrá generar automáticamente recordatorios y cartas de reclamación (reclamaciones).

Se pueden introducir hasta tres niveles de reclamación. Por ejemplo, los niveles de reclamación 10-20-30 significan que las cartas de reclamación se emiten 10, 20, y 30 días después del vencimiento para la presentación de la oferta, o de la entrega de mercancías pedidas. (Nota: En el Sistema SAP, el término "recordatorio" a menudo se utiliza para denominar a los mensajes emitidos antes del vencimiento, mientras que el término "carta de reclamación" o "reclamación" se aplica generalmente a mensajes de amonestación más contundentes, emitidos después del vencimiento. Sin embargo, no se trata de una distinción consistente, y probablemente no sea aplicable fuera del entorno SAP. El término correspondiente para "carta de reclamación" en el componente FI es "carta de reclamación", y se relaciona con los pagos atrasados.

Un número negativo significa que se debe emitir un recordatorio antes del plazo de presentación de las ofertas, o de la fecha de entrega de mercancías pedidas. Por ejemplo, si se introduce 5 como nivel de reclamación, se enviará un recordatorio 5 días antes de la fecha de presentación de oferta .

Condiciones previas

· Los mensajes externos se han definido en el Customizing de Compras.
También se puede trabajar con las parametrizaciones estándar. Para obtener más información, véase Consejos para parametrización rápida de determinación de mensajes en la Guía de implementación (IMG).

· Los registros de mensajes se deben crear mediante la actualización de datos maestros, en el menú de Compras.

· El documento de compras en cuestión debe haber sido enviado previamente al proveedor.

Actividades

Primero se deben crear los mensajes para todos los documentos de compras para los que se deben enviar recordatorios o cartas de reclamación y, después, editarlos.

Creación de un mensaje

  1. Seleccione <Documento de compras> ® Mensajes ® Editar mensajes.
  2. Defina los criterios de selección para los documentos que se deben verificar con respecto a la necesidad de generar recordatorios o cartas de reclamación.

Introduzca una fecha de referencia. El sistema toma esta fecha como base para los cálculos de los periodos tras los cuales se emiten recordatorios o reclamaciones.

Seleccione el campo Lista de mensajes no enviados para garantizar que la lista incluya también recordatorios y cartas de reclamación que están en la cola de mensajes pero que todavía no se han editado.

3. Seleccione Programa ® Ejecutar.

Podrá visualizar los documentos cuyas fechas de vencimiento están próximas o ya se han cumplido.

4. Seleccione las posiciones para las cuales quiere crear recordatorios o cartas de reclamación. A continuación seleccione Tratar ® Crear mensajes.

5. Grabe sus selecciones.

Edición de recordatorios o de cartas de reclamación

  1. Para editar el recordatorio o el mensaje de reclamación, seleccione <Documento de compras> ® Mensajes ® Editar mensajes.
  2. Defina los mismos criterios de selección que en el paso 2 y, a continuación, ejecute el programa.
  3. Seleccione los mensajes que se deben editar (impresión o transmisión) y a continuación Tratar ® Editar mensaje.

Generación de mensajes: Funcionamiento del sistema

El sistema comprueba cuáles son los documentos que debe reclamar, en función de la fecha de referencia. En el proceso también se tienen en cuenta las confirmaciones de los proveedores. Una condición previa es que se haya marcado el tipo de confirmación de pedido como "relevante para recordatorio" (recordatorio) en el Customizing de Compras.

Se han encargado 100 toneladas de Acero 1 para el 15-05. Se han especificado 10-20-30 como niveles de reclamación (recordatorio). El proveedor confirma que la entrega de las 100 toneladas tendrá lugar el 17-05.
Si se desea reclamar esta posición e introducir el 26-05 como fecha de referencia, no se sugerirá la reclamación de la posición. Sin embargo, si se introduce el 28-05 como fecha de referencia, sí que se sugerirá.

Véase también:

Edición de mensajes